内部統制システム構築の基本方針

KDDI まとめてオフィス株式会社(以下、「当社」という)は、会社法第362条第5項の規定に基づき、取締役会において、「内部統制システム構築の基本方針」を以下の通り決議しておりますのでお知らせいたします。

この決議に基づき、KDDI まとめてオフィス及び子会社(以下、「当社グループ」という)は、会社業務の執行の公正性、透明性及び効率性を確保し、企業クオリティを向上すべく、実効性のある内部統制システムの整備を図り運用していくこととします。

Ⅰ.コーポレートガバナンス

1.取締役会

(1)取締役会は、取締役会規則及び取締役会付議基準に基づき、法令等に定める重要事項の決定を行うとともに、取締役等の適正な職務執行が図られるよう監督する。

(2)取締役の職務執行に係る情報については、社内規程に従い適切に保存及び管理を行う。

2.業務執行体制

(1)権限の委譲と責任体制の明確化を図り、有効かつ効率的に業務を遂行する。

(2)取締役会付議事項の他、業務執行に係る重要事項については、常勤取締役で構成される経営会議において、経営会議規程に基づき審議し、決定する。

3.監査役の職務遂行の実効性を確保するための体制

(1)監査役は取締役会に出席する他、社内主要会議に出席することができる。

(2)取締役、子会社の取締役及び内部統制室は、監査役の職務遂行に必要な情報を適宜・適時提供するとともに、意見交換を行い、連携を図る。

(3)監査役の職務を補助するため、内部統制室は監査役スタッフを置くこととし、それに従事する使用の人事については監査役の意見を尊重し、適切な要員の確保を図る。

(4)監査役に対する報告を行ったことにより、報告を行った者が不利益を被らない措置を講じる。

(5)監査役が職務を実効的に遂行可能とするために必要な費用を確保する。

Ⅱ.コンプライアンス

1.全ての役職員は、職務の執行に際し、遵守すべき基本原則を掲げた「KDDIまとめてオフィス行動指針」に基づき、常に高い倫理観を維持し、適正な職務の執行を図る。

2.反社会的勢力に対しては毅然とした対応をとり、一切の関係遮断に取り組む。

3.当社グループの企業倫理に係る会議体において、当社グループ各社の重大な法令違反、その他コンプライアンスに係わる問題、事故の早期発見・対処に取り組む。

4.社内外に設置されているコンプライアンスに係る内部通報制度の適切な運用を図る。

5.社内外研修、社内の啓発活動等により、コンプライアンスの理解と意識向上に努める。

Ⅲ.経営目標を適正かつ効率的に達成するためのリスク管理

1.取締役等で構成される経営戦略等に係る会議体において、KDDI株式会社(以下、「KDDI」という)及び当社グループの持続的な成長を図るべく、ビジネスリスクの分析及び事業の優先順位付けを厳正に行い、適切な経営戦略や経営計画を策定する。その実現のため、業績管理に係る会議体において、月次でビジネスリスクを監視し、業績管理の徹底を図る。

2.各部門に設置された「内部統制管理者」が中心となり、経営目標を適正かつ効率的に達成するためのリスク管理を自律的に推進していく。

(1)リスク情報を定期的に洗い出しこれを一元的に管理する内部統制室を中核とし、全ての部門、役職員が連携して、社内関連規程等に基づき、リスク情報を定期的に洗い出すとともに、リスクを適切に管理し、経営目標の適正かつ効率的な達成に取り組む。

(2)会社事業に重大かつ長期にわたり影響を与える事項については、事業へのリスクを可能な限り低減するための対応策を検討し、策定する。

(3)財務報告の信頼性向上に係る内部統制システムの整備・充実を図る。

(4)業務の有効性・効率性の向上や資産の適正な取得・保管・処分等、業務品質向上のために必要な体制の整備、充実を図る。

(5)通信の秘密の保護について、電気通信事業者として、通信の秘密は、これを保護することが企業経営の根幹であり、これを厳守する。

(6)情報セキュリティについて、お客様情報等の漏洩の防止など会社の全情報資産の管理のため、情報セキュリティに関する会議体等において、その施策を策定し、役職員が連携して情報セキュリティの確保を図る。

Ⅳ.ステークホルダーとの協働に係る取り組み

1.全社を挙げての以下の取り組みにより、当社並びに当社グループの活動全体に対する支持と信頼を獲得し、お客様満足度の向上と顧客基盤の強化・拡大を達成する。

(1)全てのステークホルダーをお客様ととらえ、役職員全員で、その満足度の向上を目指すTCS(トータル・カスタマー・サティスファクション)活動に取り組みながら、TCS活動の評価・改善を図り、お客様ニーズや苦情へ迅速かつ適切に対応する。

(2)製品・サービスの提供にあたっては、お客様が適切に製品・サービスを選択し利用できるよう、わかりやすい情報の提供と適正な表示を行う。

Ⅴ.企業集団における業務の適正を確保するための体制

1.経営に係る重要事項について、KDDIと定期的に情報を共有し協議することにより適切な関係を保持しつつ、連携してグループ全体の業務の適正を確保する。

2.グループ各社に当社グループとして設置された「内部統制管理者」により、当社グループ全体の業務の適正を確保する。

3.重要な会議に子会社社長を出席させ、子会社からの適宜・適時な報告を行う体制を整備し、子会社との連携を図る。

4.子会社でのリスクを適切に管理し、経営目標の適正かつ効率的な達成に取り組む。

5.当社グループの企業倫理に係る会議体を通じて、子会社の重大な法令違反、その他コンプライアンスに係わる問題、事故の早期発見・対処に取り組むとともに、子会社の全社員が、「KDDI まとめてオフィス行動指針」に基づき、常に高い倫理観を維持し、適正な業務の執行を図る体制を確保する。

Ⅵ.内部監査

1.当社グループの業務全般を対象に内部監査を実施し、内部統制体制の適切性や有効性を定期的に検証する。

2.内部監査結果は、問題点の改善・是正に関する提言を付して代表取締役社長に報告するほか、監査役に報告を行う。