直接会う？それともIT？コミュニケーション手段を使い分けるコツとは？
『業務の生産性向上』を実現させるためのカギとなるのは、コミュニケーションの無駄をなくすこと。普段なにげなく取っているコミュニケーションの中で、対面ではなく非対面、すなわちITを使うことが功を奏する場面が実は多いことを、ご存じでしょうか？
今回は、ITによって効率化できるコミュニケーションにはどのようなものがあるのかについてご紹介していきます。
目次
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業務効率が上がり、新たな時間創出にもつながる『会議のIT化』
まず最初に注目したいのは、日々行う会議の効率化です。
例えば、顧客の前でのプレゼンテーションや商談。『顔色を伺う』という表現がありますが、まさに相手の細かい表情やニュアンスを捉えることが大切なシーンでは、必然的に対面でのコミュニケーションがとられます。また、商品の試作品の使い心地を試すなど物理的な『もの』を囲んでのミーティングや、『体験』を共有するワークショップなどの研修においても、従業員が顔と顔を突き合わせてのコミュニケーションが必要です。
その一方で、ITツールでコミュニケーションをとると、業務の効率化につながり、時間を有効的に使えるようになるケースも多々あります。
例えば、テレビ会議。会議といえば会議室をキープして、参加者がそこに集うことが一般的でしたが、ITツールを用いることで場所の制約がなくなります。社内の定例会議や協力会社、外注スタッフとのミーティングはもとより、取引先との会議においても、顔合わせとなるキックオフミーティングや月例会議など要所で対面会議を行い、週ごとの会議はテレビ会議で、というような使い方が可能になります。
遠方からの参加者がいる場合、会議場所まで移動する時間と交通費が削減できることも非常に大きなメリットです。場所の制約がなく、移動時間も削減できることから、例えば隔週で行っていたミーティングを週ごとに行うなど、頻度を高めることにもつながることでしょう。頻度が高まった分、情報の鮮度も上がります。プロジェクトの進捗確認も頻度を高めることで、プロジェクトマネージャーがリアルタイムに把握でき、いち早く課題解決の手が打てるようになります。
Web会議でのコミュニケーションは難しい？
多くの人が顔を合わせない非対面のコミュニケーションは難しそうだと感じています。Web会議などでは、相手との距離があるため、戸惑いを感じる場面も多くあるようです。中には、Web会議に対して苦手意識をもっている人もいます。
何か質問をしたくても、対面とは異なりすぐに回答が得られなかったり、メール・チャットなどでは、言葉のニュアンスで誤解を受けたりすることもあります。連絡をするタイミングが分からず、悩んでいる人も多いようです。
Web会議でのコミュニケーションの工夫
離れた場所で働いていると、どうしてもコミュニケーションがおろそかになります。テレワークでのやり取りを円滑に進めるには、全社共通のコミュニケーションツールを導入することが大切です。チームや部署によって違うツールを使っていると、確認や連携に時間がかかり、効率が悪くなるので注意しましょう。
Webでのコミュニケーションには
①聞き取ってもらいやすい話し方を意識し、大きめのリアクションを取る
②ビデオはなるべくオンにし、カメラと目線を合わせる
③ヘッドセットを用意する
外回り中の営業や在宅勤務の社員など、多様な働き方が実現
テレビ会議は、パソコンを持ち歩かなくとも参加が可能です。例えば、外回り中の営業担当者は、移動中にスマートフォンやタブレットなどを通じて会議に参加できるようになります。会議に集まる移動時間が削減された分、取引先に対して手厚い商談ができたりと、時間を有効に活用できるようになります。
また、ITツールによるコミュニケーション環境の整備は在宅勤務などの実現にも有効です。人材の確保が難しい近年において、『平日5日間、会社に通うこと』を前提にすると、人材の幅が狭まってしまいます。会社に毎日通うことはできない方も、貴重な戦力として業務に加わってもらえるようになるのがITツールの大きなメリットです。スマートフォン、タブレット、パソコンに加え、テレワークやクラウドサービスなどのITツールは自宅をオフィスと同じ環境にすることができます。
育児中で時短勤務を行っている方でも、ITツールによってお子さんのお迎えを済ませてから、在宅で会議などに参加できるようになります。介護中の方も、デイサービスを利用している合間に、出社していた時と同じように仕事をこなせることでしょう。こうした環境をつくりだすことは、働く側と雇用する側、双方にとって有益な『改革』に他なりません。
これまで対面でこなしていた会議や打ち合わせ、日々の情報伝達などは、ITを活用することによって業務の効率化が図られ、新たな時間を生むことにつながります。対面とIT、それぞれのコミュニケーションをシーンに応じてうまく使い分け、仕事の生産性向上を実践していきましょう。
次回予告
次回コラムでは、ビジネスにおける新たなコミュニケーションツールといえる『チャット』についてご紹介していきます。コミュニケーションツールの代表格であるメールとチャット、双方のメリットや使い分けについて解説していきます。
ご紹介した商品・ソリューション
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