「Microsoft 365 with KDDI 」でツールの一元化と業務効率化を達成

都内で映像コンテンツの制作事業を展開する、株式会社ハット様。新型コロナウイルスの感染拡大によりテレワークの導入に踏み切った同社では「Microsoft 365」を導入することにより、ツールの一元化に成功。同時に、業務時間の短縮や効率化などにも成功しました。

映像制作では社内だけでなく、企業をまたいで行う打ち合わせやロケなどが多かったという株式会社ハット様。コロナ禍においては対面で行なっていた業務をリモートに切り替える必要があったため、クラウドツール、コミュニケーションツールの導入を検討しました。これまでプロジェクトメンバーがひとつの場所に集まれないときは別のWeb会議ツールを利用し、映像ファイルなどは専用のクラウドストレージを別途契約していました。テレワーク体制構築に伴いメンバーに業務に必要なツールのヒアリングを行い、ツールの一元化を検討した結果、Microsoft 365の機能で網羅できることがわかったので移行を決断しました。

導入時に最も苦労したのは社内の理解を得ることでした。世代も考え方も多様な社員が働いているため、新しいツールへの導入に積極的な場合もあれば、新しいツールの導入を不安に感じる声もあったそうです。そこで、Microsoft 365の使い方や移行操作についてまとめた簡易マニュアルを制作して、スムーズな移行を実現しました。テレワーク制度導入以前は、社用端末を社外に持ち出すことは禁止でしたが、テレワークの本格導入に伴い持ち出しができるようにルールを変更しました。セキュリティ面に配慮し、情報漏えいが起きないよう、シングルサインオンの機能も導入。指定した端末のIPアドレスからのみアカウントやファイルサーバーへログインできるようシステムを整えました。

株式会社ハット様では、Microsoft 365を導入したことで、リモートで仕事が進められるようになり全社的に業務効率が向上。リモートなら場所を選ばずに打ち合わせができ、会議室を手配する必要もないため社員の負担が軽減されました。また、三密を避けるため、撮影現場に足を運ぶ人数も減らしており、Microsoft Teamsで現場の様子を共有しながら撮影を進行できるようになりました。「テレワークを取り入れたことで副次的に時短につながったことが嬉しいです」と技術推進部で導入担当の佐藤様は語ります。

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークの導入に踏み切った企業は少なくありません。ところが、そこにはツール、セキュリティなど数多くの課題があります。それを解消できるのがMicrosoft 365の一番の魅力。これからの時代、みなさまの業務推進の大きな一助となるのではないでしょうか。