働き方の多様化を目指して「Microsoft 365 with KDDI」を導入。円滑な業務進行が可能に

SIerとして企業のシステム企画・開発・運用などに携わるオープンリソース株式会社。時短勤務者向けにしかなかったテレワーク制度を全社導入するにあたり、クラウド型ソリューション「Microsoft 365」の活用を決断。働き方の多様化にも対応できるテレワーク体制の構築に成功しました。

オープンリソース株式会社様では、常々多種多様な働き方を選べる体制の構築を目指していたよう。新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、もともとは時短勤務の社員に対してのみ適応していたテレワーク制度を全社的に導入しました。

その際に課題になったのが、社員間のコミュニケーション。自宅で働いている社員もいれば、クライアント企業に常駐している社員、オフィスで働く社員といった具合で、勤務地はバラバラ。しかもメールか電話しかコミュニケーションツールがなかったため、社員間で常にコミュニケーションがとれる状況ではありませんでした。その解決策としてMicrosoft Teamsを導入。リモート環境でもオンラインで常にコミュニケーションがとれる環境の整備を目指したそうです。

導入時に最も苦労したのは社員にツールの存在や利便性を浸透させること、そして活用方法を伝えることだったというオープンリソース株式会社様。20代〜40代をボリュームゾーンとして、比較的幅広い世代の社員が在籍していたため、人によっては新しいツールの導入に慣れていないこともあったといいます。そこで、複雑な設定が必要な場合は社員の画面をMicrosoft Teams上で共有してもらい、遠隔で操作できる機能を活用。システム担当者が社員のPCを物理的に触ることが難しい環境下でも相手のPC画面を操作できるので、設定を変更やエラー解消も行えたそうです。

「Microsoft 365 with KDDI」を導入後、業務効率の向上とノウハウ共有量の増加という結果が得られたオープンリソース株式会社様。Microsoft Teamsを活用するようになったことで、かしこまった連絡ではなくチャットによるライトなコミュニケーションが可能になり、結果として、日々のコミュニケーション量が増えて業務効率が向上したそうです。

また、今までは属人化していたノウハウを共有する場が生まれたようです。Microsoft TeamsにWiki（＝ライセンスを持つメンバーが共同編集できるWebページ）の制作機能があるため、簡単に社内Wikiを作成することができ、そこに情報やノウハウをみんなで書き込むように。これまでは不透明だった業務進行や経理周りの情報を閲覧でき、新入社員のオンボーディングにも役立ちました。