Microsoft 365 (旧 Office 365) とその他のグループウェアを比較 | 機能やコストについても解説
近年、社内で情報を共有したりコミュニケーションを強化したりする目的で、グループウェアの活用が広がっています。実際にグループウェアの導入を検討している企業も多いでしょう。この記事では、代表的なグループウェアの一つである Microsoft 365 (旧 Office 365) について解説します。機能やメリットなど他の主要なグループウェアと比較するために、ぜひ参考にしてください。
目次
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グループウェアとは
グループウェアとは、プロジェクトや日々の業務を進める際に、メンバー同士のコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアです。複数のメンバーが共同して業務を進めるには、それぞれのスケジュールや進捗状況について適宜共有する必要があります。グループウェアを活用すれば、各メンバーが他のメンバー全員に対して効率的に連絡ができるようになり、よりコア業務へ集中して当れるようになります。
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Microsoft 365 (旧 Office 365) は代表的なグループウェア
代表的なグループウェアである Microsoft 365 は、業務を進めるために必要な機能を備えたクラウド型のサブスクリプションサービスです。ビジネスツールの定番である Officeアプリケーション はもちろんのこと、新しいコラボレーションツール、AI、ビッグデータなども活用し、さまざまなニーズに対応できるように設計されています。
導入後は、働き方の変化にも柔軟に対応できるIT環境を利用できます。もともと Office 365 として提供されていましたが、2020年4月に「Microsoft 365」名称変更がされ、さらに Windows OS と、EMS (EnterpriseMobility + Security)※ も統合した、パッケージソリューションへと刷新されました。
※ EMSとは、セキュリティ対策と生産性向上を平行して実現するためのクラウドソリューションのこと。
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Microsoft 365 (旧 Office 365) の機能
ここでは、Microsoft 365 (旧 Office 365) の各種機能について解説します。
アプリケーション制御
Microsoft 365 (旧 Office 365) では、アプリケーションを管理する機能を利用できます。具体的には、接続の条件や可否などを個別に設定できます。たとえば、従業員が会社支給されたモバイル端末を使って、社外から Microsoft Teams にアクセスできるように設定することが可能です。
安全なテレワーク環境
会社支給のパソコンやスマートフォン、タブレットはもちろんのこと、従業員の私物端末を業務に利用するBYOD※においても、Microsoft 365 (旧 Office 365) ではセキュリティに配慮した環境を提供できます。たとえば、多要素認証とともにファイルのダウンロード制限を行うことが可能です。
※ BYODとは、Bring Your Own Device の略称。個人の私物デバイス (パソコンやスマートフォン) を業務に使う利用形態。
安全なモバイル活用
個人使用のアプリケーションを業務で使用しないルールを設けている場合、コピー＆ペーストの防止にも対応しています。データの保存を制御し、社内の情報を保護できます。
サイバー攻撃からIDを守る
簡単で特定されやすいパスワードを禁止したり、機械学習によって脅威を検出したりすることも可能です。認証場所を特定する機能や、ブラックマーケットで流通しているIDやパスワードと照合する機能などがあります。
シングルサインオン
IDを一元管理でき、セキュリティを強化できます。ユーザーがアプリケーションの違いを意識せずにSaaSを利用できるシングサインオン機能も搭載されています。
情報漏洩を阻止
Office 365アプリケーション では、個人情報・知的財産・営業機密などの情報も保護できます。ファイルを分類して暗号化するだけでなく、二次利用の制限や追跡も可能です。ファイルが大量にダウンロードされた場合に警告を出す機能もあります。
社外とのコラボレーション
取引先や関係会社などとやり取りする際も、安全なコラボレーションを実現可能です。多要素認証、アクセスの条件設定、ダウンロード制限、使用条件の合意の取得などができます。
盗難・紛失対策も可能
データの盗難被害にあった場合も、クラウド上からどのデータを紛失したのか特定できます。同期されたデータを使用すれば、そのまま業務を続けられます。
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Microsoft 365 (旧 Office 365) を導入するメリット
Microsoft 365 (旧 Office 365) を導入すると、さまざまなメリットを得られます。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。
常に最新バージョンを利用できる
クラウド上でバージョンアップが行われるため、自ら操作しなくても常に新しいバージョンを利用できます。自動的にバーションが切り替わるだけでなく、新しく提供され始めたサービスも使用できるようになります。いつでもMicrosoft 365が提供している最新のサービスを利用可能です。
買い切りのソフトとは異なり、バージョンアップがあるたびにいちいち買い替える必要がない点もメリットです。万が一セキュリティの脆弱性が見つかった場合も、その都度修正されます。そのため、安全も常に保証されています。
コストが一定で経費計算しやすい
Microsoft 365 (旧 Office 365) はサブスクリプション型サービスであり、年払いまたは月額払いで料金を支払います。買い切りソフトのような初期費用はかからず、毎月のコストも必要なID数を利用することで、最適化することが可能です。急にメンバーが増減した場合も、状況に応じて柔軟に、適切な環境をすぐ用意できます。
時と場所問わず作業効率をアップできる
データをクラウド上で管理できるため、ネットワークに接続すると時間、場所、デバイスを問わずいつでもどこでも作業できます。インターネット環境とブラウザさえあれば、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどからでもデータにアクセスできる、マルチデバイス対応となっています。
会社以外で作業する際も、クラウドを経由し社内のメンバーとデータを共有することが可能です。テキストチャットなどでコミュニケーションをとりつつ、データに対して共同作業を実行すれば、より効率的にプロジェクトを進められます。
安心で簡単に管理が可能
Microsoft 365 (旧 Office 365) では、Azure ADの機能の一部も利用できます。Azure ADとは、Microsoftが提供しているクラウド型のActive Directoryです。Azure ADでは、データの編集権限をグループごとに設定できます。また、管理者はメンバーのパスワードをリセットすることも可能です。
さらに、SLAは99.9%となっており、操作をほぼ確実に実行できます。SLAとは、サービスを提供している事業者と利用者が契約を結ぶサービスのレベルを表しています。
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Microsoft 365 (旧 Office 365) と代表的なグループウェアの比較
Microsoft 365 (旧 Office 365) と他の主要なグループウェアの特徴を比較すると、以下のとおりです。
|
Microsoft 365 |
サイボウズ |
Desknet's |
Google Workspace |
|
|---|---|---|---|---|
|
プラン名 |
Microsoft 365 |
サイボウズ Office 10（クラウド版） |
Desknet's NEO (デスクネッツ クラウド) |
Google Workspace |
|
無料トライアル |
○ |
○ |
○ |
○ |
|
ポストサポート |
○ |
○ |
○ |
○ |
|
稼働保証※ |
SLA99.9% |
SLA99.9% |
SLA99.9% |
SLA99.9% |
|
データセンター所在地 |
日本国内（東日本、西日本にそれぞれ1拠点） |
日本国内 |
・Amazon web service |
非公開 |
|
コスト (税込) |
月額858円 |
・プレミアム：月額 880円 |
月額440円 |
月額748円 |
|
データ保存総容量 |
・企業内の共有フォルダ： 1TB＋10GB×ユーザー数 |
5GB×ユーザー数 |
1GB×ユーザー数 |
1ユーザーあたり30GB |
|
Office機能 |
◎ |
× |
× |
△ |
|
マルチデバイス対応 |
○ |
○ |
○ |
○ |
|
メール・スケジュール機能 |
○ |
△ |
△ |
○ |
|
ファイル共有機能 |
○ |
△ |
△ |
○ |
|
Web会議機能 |
○ |
△ |
△ |
○ |
|
業務管理機能 |
△ |
◎ |
◎ |
△ |
|
ワークフロー機能 |
△ |
○ |
○ |
△ |
|
グローバル対応 |
○ |
× |
○ |
○ |
|
セキュリティと管理 |
○ |
○ |
○ |
○ |
※ SLA (Service Level Agreement) ：提供事業者・契約者間で結ばれるサービス品質保証のこと。保証値を下回る場合、サービス提供事業者は契約者に対し返金対応 (利用料減額) をする。
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グループウェアを選ぶ際のポイント
グループウェアを選ぶときは、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。ここでは、グループウェアを選ぶ際のポイントを解説します。
導入目的を明確にする
導入する前に、何のためにグループウェアを導入するのか明らかにしておきましょう。機能が多ければ利便性も向上しますが、その分だけコストが膨らみます。また、多機能であっても従業員がそこまで使いこなせるか、といったことも考える必要があるでしょう。限られた予算の中でグループウェアを利用するうえでは、自社の状況に対して必要な機能を洗い出すことが大切です。本当に必要な機能を備えているグループウェアを選んでください。
導入範囲を定める
グループウェアの導入においては、目的とコストのバランスをとることが重要です。そのうえでは、全社的に導入するのか、それとも一部の部署で導入するのか検討する必要があります。導入後に少しずつ範囲を広げる方法もあるため、長期的な視点で最初の導入範囲を判断しましょう。
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まとめ
Microsoft 365 (旧 Office 365) は、セキュリティだけでなく、効率的にデータを活用できるグループウェアです。業務で使用するデータをグループのメンバーと簡単にやり取りできるため、多くの企業が導入しています。
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