スマートフォンで内線もナースコール対応も可能に。
業務効率化とケア品質の向上を実現。

奈良市内において、特別養護老人ホームや高齢者向け住宅、デイサービスセンター、保育園など複数の福祉施設を運営している福寿会様。既存の施設で課題となっていた職員間の電話連絡を効率化するため、新設した『サービス付き高齢者向け住宅グレイス福寿』に、「auスマートフォン」と「KDDI ビジネスコールダイレクト」「KDDI 光ダイレクト」を導入。スマートフォンを外線・内線電話として利用するとともに、チャットや介護記録の入力端末、ナースコールの受信端末としても活用。スマートフォン1台で、場所を選ばず連絡・報告・情報共有が可能になり、業務効率化と、お客さま満足度の向上を実現した。今後は、この仕組みを他施設にも横展開することを検討している。

福寿会様では、自席で業務を行う職員が少ないため、内線電話をかけてもつながらず、館内放送で呼び出すなど、スタッフ間の連絡に時間と手間がかかっていた。今井様は「フロアや部署ごとに内線電話用のPHSを配布していましたが、施設外では通話できないため、個人の携帯電話にかけるしかありませんでした。営業力強化のために、外勤職員を増やす組織改革を進める中で、外出先で必要なツールをしっかりと職員に支給したいという思いもあり『auスマートフォン』を導入しました。通話だけでなく、DX推進の端末としても活用し、幅広いシーンで業務効率向上に役立てることも導入目的のひとつです」と、経緯を説明する。
スマートフォンを含めた音声通話環境の改善には、既存のPBXやナースコールシステムとの調整が必要だったが、KDDI まとめてオフィスの柔軟な対応力と、利便性の高いサービスで、早期に実現することができたという。

スマートフォンの導入により、外線着信を取り次ぐ事務職員も、内線を受ける現場職員も、電話連絡の負担を大幅に軽減できた。
岩見様は「デイサービスのフロアでは、固定電話が事務室に設置されており、内線が鳴ると急いで電話を取りに走ったのですが、スマートフォンがあればその場で電話に出られ、業務を中断することもありません。外出中でも内線を受けられるので、お客さまをお待たせする時間も短くなりました」と効果を説明する。
また、スマートフォンと「LINE WORKS with KDDI」により、職員間のコミュニケーションが大幅に活性化した。田村様は「電話や口頭、書類などで行っていた情報伝達をLINE WORKSに集約でき、必要な職員に限定した情報発信も簡単に行えるようになりました。セキュリティが担保されるので、日常業務の連絡・相談から、お客さまの怪我の状況を写真で共有するなど、さまざまな場面で安心して使用できます。LINE WORKS以外にも、ホームヘルパーが訪問介護の記録に使ったり、電子契約をする際のテザリングに使用したりするなど、スマートフォンの用途が広がりつつあり、多様な分野で業務効率化に役立っています」と語る。

さらに、福寿会様では、スマートフォンを緊急通報・ナースコールなどの受信端末として活用する取り組みも進めている。今井様は「高齢者向け住宅やデイサービスセンターでは、ナースコールを事務室の親機で受信するため、職員がフロア巡回をしていると、事務室に戻るまでコールに気づかないケースもありました。これをスマートフォンでも受信できるようにすることで、いつでも迅速な対応が可能になります。ナースコールだけでなく、人感センサーからの異常報告やインターホンも受信できるので、現場近くにいる職員が対応することで、業務負担の軽減とお客さまサービスの品質向上にも役立ちます」と語る。
また、KDDI まとめてオフィスのサポート体制について今井様は「対応スピードや品質はもちろんですが、我々に寄り添い、協業してくれる姿勢が嬉しいですね。例えば、地域で健康フェアなどのイベントを開催する際、集客のために会場でスマートフォンの使い方相談会を行ってくれたり、職員向けのクレーム対策研修をしてくれるなど、さまざまな業務支援を受けています。今後も最新のICT提案を含め、幅広いサポートを期待しています」と語る。

福寿会様のスマートフォンご利用イメージ