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週休3日も夢じゃない!Microsoft Teamsで実現する業務効率化

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週休3日も夢じゃない!Microsoft Teamsで実現する業務効率化

2019年11月01日

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「生産性の向上」を目指し、働き方改革を追求してきた日本マイクロソフト株式会社(以下、日本マイクロソフト)において、今や欠かすことができないのが『Microsoft Teams』です。
『Microsoft Teams』は、あらゆるコミュニケーションのプラットフォームとして機能するクラウドサービス。これまで個別で林立していたツールを集約することができ、業務効率化を進めるうえで非常に有効です。今回は、2019年8月に『週休3日制トライアル』で注目を浴びた日本マイクロソフトで、働き方改革を推進し続けているエクゼクティブアドバイザー、小柳津篤氏にお話を伺いました。

<プロフィール>
日本マイクロソフト株式会社
テクノロジーセンター エグゼクティブアドバイザー
小柳津 篤 氏

1995年日本マイクロソフト入社。営業/マーケティング部門を経て2002年よりBPA (Business Productivity Advisor) チームを率い、ワークスタイルの改善/変革に関する100社超のプロジェクトをサポート。
2009年からはエグゼクティブアドバイザーとして、働き方変革に関する多くの提言を行っている。

目次

ここ10年間で劇的に変わった「労働時間」と「紙の消費」

――働き方に関するプロジェクトを推進中の日本マイクロソフトにおいて、8月に行われた「週休3日制トライアル」が注目を集めていますね。

小柳津氏:はい。実際に多くのメディアでご紹介いただきました。ただ、「週休3日制」がクローズアップされていますが、当社が目指しているのは、実は休みを増やすことではないんですね。目的はあくまでも「生産性や創造性が向上する働き方」の実現です。今夏のプロジェクト「ワークライフチョイス チャレンジ2019夏」の狙いは「短い時間で働き、よく休み、よく学ぶこと」と位置付けました。就勤4日&週休3日制度トライアルは、その取り組みの一環です。ちなみに「ワークライフチョイス」とは、社員一人ひとりが、仕事(ワーク)や生活(ライフ)の事情や状況に応じた、多様で柔軟な働き方を、自らがチョイス(選択)できる環境を目指すものです。

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――働き方改革そのものは、いつ頃から取り組んでいるのですか?

小柳津氏:90年代後半からですね。世の中で「働き方改革」が提唱される以前から、生産性を高めるための取り組みを行っておりまして、特にこの10年で大きく改革されました。その結果を象徴的に表しているのが「労働時間の大幅削減」と「紙の大量削減」です。

――その10年での変革とは、どのようなものでしょうか?

2009年度と2019年度を比較すると、事業規模(年間売上高)は+180%となっています。
その一方で、業務時間(年間総労働時間)はー13%。10年間で約60万時間、減りました。1人当たりで換算すると、年間40日分ほど減っていることになります。この実績が先ほど取り上げられた週休3日トライアルの礎になっていると思います。また、紙(年間総印刷枚数)はー79%。紙で納品を求められる場合は印刷していますが、社内で使用するモノクロ印刷に限ると、10年間で92%減り、ペーパーレス環境が実現しています。

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――「労働時間の大幅削減」と「紙の大量削減」は、具体的にどのようにして成し遂げられたのでしょうか?

小柳津氏:実施したことは、大きく分けて2つですね。「やることを変える」ことと「やりかたを変える」ことです。「やること」に関しては、紙を生み出している業務そのもの、すなわち「手続き」「段取り」「プロセス」「入力」などを極力減らしました。紙伝票の処理をデジタルフロー化するといったことも、その一環です。これにより、紙を印刷する機会が減り、単純にコスト削減になると同時に業務効率が改善しました。さらに、これら作業の削減に加えて行ったのが、単純作業のアウトソーシング。さらに社員の業務効率を上げるITやAI(人工知能)などの技術も並行して導入していきました。その結果、社員の労働時間が減っただけでなく、よりクリエイティブな業務に多くの時間を費やせるようになったんですね。

いつでも、どこでも、働ける選択肢。
『Microsoft Teams』がもたらす業務効率化

――「やりかたを変える」というのは、どのようにして?

小柳津氏:10年前、本社オフィスは新宿にありました。いま振り返ってみるとオフィスも雑然としていましたし、なにより当時はどんな業務をするにしても「オフィスでこなす」やりかたでしたね。ひとりで黙々と行う作業も、会議も、連絡も、共有も、すべてオフィス。それが今では自宅でも、カフェでも、移動中でも、オフィスでも、臨機応変に業務ができる「いつでも、どこでも」というスタイルに劇的に変化しました。勤務制度も「いつでも、どこでも」が大前提なので「家での仕事」を特別に切り出した「在宅勤務」は廃止しています。

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――社員の誰もが、仕事する環境を選べるようになったのですね。

小柳津氏:はい。かつてのように、仕事場はオフィスばかりでいつも同じ部署の社員としか顔を合わせない...といった状況でもなくなりました。昔はそれこそ、いつもオフィスにいて、あらかじめ作られた段取りを律義にこなしていくことが良しとされていましたが、付加価値の高い仕事になればなるほど、最初に段取りを描くことはなかなかできません。だからこそ、部門を超えた社員同士が「プロジェクト」というひとつのかたちの中でコラボレーションし常に意見を出し合い、仕事を進めていく――ことわざでいえば「三人寄れば文殊の知恵」が発揮される環境を創り出しました。
まだまだ、我々個人の力は小さいです。だからこそ、異なるスキルを有する複数のメンバーで集まってチームを作り、より良い仕事を目指すことに重きを置いています。

――そうした環境づくりを支えるものとして、ITツールが活用されたのでしょうか?

小柳津氏:はい。ITツールは年々進化を遂げてきました。当社が開発・提供し、自社内でも使用しているツールは時代ごとにアップデートを繰り返し、現在は『Microsoft Teams』として機能しています。
『Microsoft Teams』は我々の業務コラボレーションの基盤になっています。この強力なツールを活用しながら、「やること」「やりかた」の変革をできたことが、この10年間での生産性向上の原動力になったのだと感じています。

――『Microsoft Teams』では、具体的にどんなことができるのでしょうか?

小柳津氏:今お話しした「いつでも、どこでも」と「三人寄れば文殊の知恵」を実現するのが『Microsoft Teams』だと言えます。『Microsoft Teams』はクラウドサービスですので、時と場所を選ばずにチャットでコミュニケーションを図ることが可能なうえ、プロジェクトのグループごとに「チーム」を作成して情報を共有することができます。加えて、業務に必要なあらゆることがワンストップで実現することも大きな強みですね。メールはこのアプリ、チャットはあのアプリ、資料づくりはこのアプリといったように複数のツールがあるとなれば、アプリごとに1日に何回もログインする必要が生じがちです。認証を含め、それらをひとまとめにして、すべて『Microsoft Teams』上で賄える点が大きいですね。また、パソコンだけでなくスマーフォンやタブレットでも利用できるので、業務によってはパソコンを開かずに、スマートフォンだけで完結できてしまう利便性の高さも特長です。

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――オンライン会議もTeamsで行っていますか?

小柳津氏:はい。オンライン会議も『Microsoft Teams』で行っています。これまで会議というと、会議室に参加者が各自集まって、なぜか暗黙の了解のように「1時間」という時間を割いていたふしがありますよね。これがオンライン会議だと、会議室を手配する必要がないことはもちろん、同じ場所に集う移動時間も各自削減できることになるのが大きいですね。

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――社員の一人ひとりのタスクやプロジェクトの進捗の確認などにも役立ちますか?

小柳津氏:はい。それぞれのタスクやプロジェクトの進捗はチャット履歴などでも追えますが、『Microsoft Teams』上で使用できるアプリ「Microsoft Planner」を使うことで、より明確に可視化できるようになりますので、正当な評価をするひとつの指標となります。ただ、社員一人ひとりの実績評価を、それぞれの業務に合わせてきちんと定義づけることが前提になると思いますね。「会社に一定時間いればいい」「たくさん残業しているから高評価」ではなく、具体的に何をしたかによって評価する仕組みづくりが大切だと感じます。単に『Microsoft Teams』を導入しさえすれば万事解決、というわけでは残念ながらありません。当社でも、今挙げた評価制度の確立に加え、会社として様々な環境整備を行ってきました。

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(後編へつづく)

   ※   ※   ※   ※   ※   ※   ※

働き方改革を長きに渡って推進してきた日本マイクロソフトですが、「決して一朝一夕に実現したのではなく、失敗や試行錯誤をたくさん重ねてきました」と語る小柳津氏。その中で生まれたノウハウとして、次回は『Microsoft Teams』の導入と並行して整備すべき社内環境についてご紹介します。

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