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子育て社員の不在が多い...悩めるリーダーを救うのは？
人材難の時代において、子育て社員も貴重な戦力！しかしながら育児と仕事の両立は、そんなに容易ではないはず。さらにその現場には、どのような課題が生じているのか？第一回、第二回のコラムでは実際に働く子育て中の社員を交えた座談会の様子をお届けしましたが、今回はその上司にあたるEさんの登場。マネージャー視点で、子育て中の社員が在籍するチーム運営の課題等についてお伺いしました。
目次
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不足しがちなコミュニケーションをどう補っていくべきか？
――子育て中の社員を含む4名で座談会を催していただき、さまざまな課題が抽出されましたが、チームを率いるマネージャーとしてはどんな点に難しさを感じていますか？
Eさん：やはり、子育て中の社員がお休みすることでコミュニケーションが不足しがちになるというのは、あると思います。さらに私の場合、会議や出張等でチームメンバーとは別の場所にいることも少なくありません。互いに不在にしていてすれ違いになり、１週間まともに顔を合わせて会話ができないこともよくありまして、悩ましいですね。フェイス・トゥ・フェイスのシーンでなくとも、さまざまな形でコミュニケーションが取れていれば問題ないとは考えています。現状はメールでの連絡を多用していますが、かしこまった文章になってしまいがちで時間がかかることや、複数名での意見交換がしづらい、というのが実感です。
――チャットツールは利用していますか？
Eさん：はい。ただ、複数乱立しているところが課題といえば課題です。会社として「このツールだけ使ってください」とは命じていません。スマートフォンで連絡を取るならこのツール、添付ファイルのやりとりならこのツールといったように、皆が状況に応じて使いやすいものを選べるようになっています。その一方で、やはり過去のやりとりを遡ってプロジェクトの経緯を知りたい時などに「あれ？あの業務についての会話は、どのツールで話したかな？」と迷ってしまいがちではあります。
――座談会では「リモートワークがしたい」という声も上がりました。
Eさん：会社として議題に上がっていないわけではありません。勤怠管理をどうするかなど、制度面の整備をしなければならないため、今すぐ実現することが難しい状態ではあります。ただ、子育て中の社員がいるチームのマネージャーとしては賛成です。「○月○日に子どもの保育園行事があるから休みます」というケースだとよいのですが、急に熱が出る場合など予見できないことがほとんどです。ただ、座談会で「子どもが熱を出していて会社を止むを得ず休んだ際も、元気であまり手がかからない場合もある」という意見も出ていましたね。その時間を業務に有効活用してもらえれば、マネージャーとしてもチームとしても大いに助かると思います。
悩ましいのは、各自の業務状況を把握しきれないこと
――子育て中の社員のタスクを、誰がどのようにして代理するのかも課題のようですね。
Eさん：現状、基本はスタッフ１人ずつでプロジェクトを担当してもらっているため、急なスタッフ不在の際には各チームのスタッフレベルで緊急のタスクを代理対応し、プロジェクトを何とか進行してくれている状況です。欲をいえば「1つの仕事を2～3人で手掛ける」ことがベストなのかもしれません。誰かが休んだとしても、残りの社員に負荷はかかりますが、普段からコミュニケーションを取っておけばプロジェクト自体は停滞しないでしょう。ただ、1人でも出来る仕事を複数人で共有しながら行う体制だと生産性は確実に落ちますよね。余剰人員を抱えているわけでもないので、それは厳しいところです。現状、業務量に対してミニマムな人数で仕事をまわせるよう、スタッフの負荷軽減に向けて単純作業等のアウトソーシングを推奨するようにしています。ただ、プラスアルファとして、マネージャーである私が皆の業務状況を把握してうまく仕切れるといいのですが...。
――マネージャーとして、メンバーのタスクを把握する難しさは感じますか？
Eさん：はい、正直なところ日々のタスクまで追い切れていません。誰がどのくらい、お休みした子育て中の社員の業務を代理でこなしているかは、感覚的には理解していますが、可視化はされていないです。社員一人ひとりの業務の進捗を知り、チーム全体の業務量の配分のバランスを取ったり、適切な評価につなげていくことは、マネージャーにとって重要な責務ですから、可視化できるITツールがあれば助かります。ただ、座談会でスタッフも語っているように、「チーム内の共有をするためのシート作成に負荷や時間がかかりすぎると本末転倒」というのは私も同意見です。難しいところです。
――ITツールが、子育て中の社員の一助になる？
Eさん：ITツールを導入するだけですべてが解決するわけではないでしょうね。社員に貸与する端末に関するセキュリティ上のルール整備や、労務管理を含めた会社全体の制度の整備を、ツール導入と並行して行わないとならない気がします。そういう意味ではハードルはまだ多いですが、リモートワークも視野に入れて社員がはたらきやすい環境づくりを目指さなくてはいけないように考えます。
チームの連携不足の改善に、多様なコミュケーションツールをワンストップで。
子育て中の社員が複数名在籍しているチームのマネージャーEさんは、チーム内のコミュニケーションが不足しがちになる点を課題として挙げました。
「一対一」「プロジェクト単位」「情報共有」「ディスカッション」など、求められるコミュニケーションの形は業務の各局面で多種多様です。たとえば、メールでは一対一の報告には有効ですが、複数人チームでの意見交換がしづらく、一通一通が独立して存在しているため、履歴や進捗を遡りづらいところが難点です。一方でチャットは、要点だけが端的に交わされ読み書きの時間が省けて素早く返信可能。リアルタイムでの意思疎通もでき、やりとりがスピーディーになる利点があります。
こうしたチャットを含めた、多種多様なコミュニケーションをワンストップで実現できるのが「Microsoft Teams」です。
一対一もしくは任意のグループで文字ベースのコミュニケーションを取りたい時は「チャット」。チームメンバー全員で情報共有したい場合は、「チーム」を作成することで、メンバー間でコミュニケーションを取ることができます。「チーム」はさらに「チャネル」というグループを作成することができ、「Web運用チーム」「勤怠連絡」「業務報告」など、目的に合わせて情報共有することが可能です。やりとりの中で資料を添付し、メンバー間で共有することもできます。
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「チャット」も「チーム」も、リアルタイムでなくても活用できるため、夕方以降の会議参加はなかなか難しい子育て中の社員でも、空いた時間で経緯を追いやすいところが魅力です。
また、実際にリアルタイムで会話したい場合には、複数人で利用できるオンライン会議が便利。時間の調整さえつけば、自宅など遠隔地から会議に参加できるようになります。
ふだん社内で顔を合わせる機会が少ないチームであっても、用途に合わせた様々な機能を使ってチームとしての繋がりを確保し、より良いコミュニケーションを図る―。コミュニケーションにおける課題をワンストップで解決できる機能を備えた「Microsoft Teams」を、ぜひご検討ください。
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