オフィスを移転する際は、約半年前から必要な準備を進めていきます。この記事では、オフィス移転を検討している人に向けて、オフィス移転の全体的なスケジュールとともに、それぞれのタイミングでやるべきことを解説します。オフィス移転を計画的に進めるために、ぜひ参考にしてください。
目次
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オフィス移転にかかる期間の目安
新しいオフィスへ移転するためにかかる期間は、6カ月が目安だといわれています。ただし、オフィス移転にかかる実際の期間は、状況によってさまざまです。企業規模や移転先の都合によっても必要な期間は変化するため、実際の状況に即して対応する必要があります。オフィスを退去する日が決定したら、逆算してスケジュールを立てましょう。
オフィス移転のスケジュールの全体像
オフィスを移転する6カ月前には準備の流れを確認し、現オフィスのオーナーに対して解約通知を出しましょう。4～5カ月前になったら、移転先となる新しいオフィスに関して必要な手続きを行います。内装の工事を依頼する業者も手配しましょう。
さらに、2～3カ月前には、オフィス移転に関する連絡を済ませます。社内外にきちんと通知する必要があります。オフィス移転の1カ月前になったら、引越し作業を見据えた荷物整理を始めましょう。移転に関する書類の提出も忘れずに行ってください。
オフィス移転6カ月前のスケジュール
ここでは、新しいオフィスに移転する6カ月前のスケジュールについて具体的に解説します。
移転プロジェクトのチームを立ち上げる
オフィスの移転は大掛かりな作業となるため、全体をまとめるリーダーが必要です。専門のプロジェクトチームを立ち上げ、移転計画を進めるためのメンバーを配置しましょう。チームのメンバーが中心となって移転の準備を進めれば、作業の効率化を期待できます。全体的な進捗も把握しやすくなり、スムーズにオフィス移転を完了させられます。
解約通知を行う
新オフィスの契約と同時に、現オフィスの解約通知を行います。オフィスから退去するには、約6カ月前にビルの管理会社やオーナーに対して書面で解約通知を出すのが一般的です。解約に関する取り決めは、入居時に交わした契約書に記載されています。鍵や保証金の返却期日などを確認し、スケジュールに追加しましょう。
オフィス移転のスケジュールを立てる
オフィスを移転する際は、6カ月前頃に退去を決定します。そのため、6カ月前の時点で移転に関するスケジュールを決めておきましょう。オフィスの移転にあたっては、さまざまな準備が必要です。いつまでにどのような作業が必要か洗い出したうえで、余裕をもって計画に盛り込む必要があります。
→こちらも併せて読みたい「オフィス移転に必要な作業のチェックリスト！各作業の詳細とともに解説」
オフィス移転4～5ヶ月前のスケジュール
ここでは、新しいオフィスに移転する4～5カ月前のスケジュールについて具体的に解説します。
新オフィスのレイアウトを決める
新オフィスの図面をもとにし、備品をどのようにレイアウトするか決定します。働きやすい動線を確保し、関連する部署同士が連携しやすい配置にする必要があります。現オフィスで解決したい課題を考慮しながら、よりよいレイアウトを検討しましょう。
また、社員が働くオフィス内だけでなく、共用部分のレイアウトも決定しましょう。たとえば、多くの人の目に入るエントランスは自社のブランディングに影響するため、レイアウトにもこだわる必要があります。エントランスのすぐ先に執務エリアがある場合は、重要書類などの機密情報が来客した人の目に触れない高さの棚を置くなどのセキュリティを意識した工夫も必要です。
→こちらも併せて読みたい「Withコロナ/ Afterコロナのオフィスの見直しに欠かせない「3つのデザイン」。新しい働き方に求められるオフィスのあり方」
新オフィスで使用する什器やセキュリティを手配する
新オフィスでどのような什器やセキュリティを使用したいか考え、移転に合わせて発注しましょう。新オフィスへの引越しまでにきちんと確保できるよう、早めに手配する必要があります。新しい備品を設置する際は、自社のイメージやオフィスのデザインにマッチするかどうかについても検討しなければなりません。
新オフィスの工事の契約を進める
新オフィスのレイアウトが決まったら、それを実現するために工事の契約を進めます。業者を選定し、見積もりを取ったうえで契約を結びましょう。イメージどおりのオフィスにするためには、業者との綿密な打ち合わせが必要です。イメージをなるべく具体的に伝え、それをきちんと実現してくれそうな業者を選ぶようにしてください。
オフィス移転2～3ヶ月前のスケジュール
ここでは、新しいオフィスに移転する2～3カ月前のスケジュールについて具体的に解説します。
移転説明会を実施する
オフィスを移転するには、社員全員の協力が必要です。移転のために立ち上げたプロジェクトチームが中心になり、社員向けの説明会を実施しましょう。説明会では、おおまかなスケジュールや具体的な移転計画の内容を説明します。
なお、移転の目的を移転前にしっかり周知しておけば、移転後に社員はそれを意識しながらオフィスを活用できるようになります。
取引先へ連絡する
取引先に連絡し、オフィスの移転について知らせましょう。それにより、請求書や契約書の発行先を変更してもらう必要があります。他社に登録されている情報は、自社の都合ですぐに変更してもらえるとは限りません。移転後のトラブルを防ぐためには、オフィスを移転する2～3カ月前の早い段階で連絡しておくと安心です。
記載する住所を変更する
自社が自ら公開している情報に関しても、住所を変更しましょう。具体的には、ホームページや封筒に記載している住所を変更する必要があります。また、ゴム印、印章、伝票などの備品についても、新しい住所に変更しなければなりません。住所はさまざまなところに記載しているため、取りこぼしのないよう着実に変更してください。
オフィス移転1ヶ月前のスケジュール
ここでは、新しいオフィスに移転する1カ月前のスケジュールについて具体的に解説します。
必要な手続きを済ませる
オフィスを移転すると、官公庁に対するさまざまな届出が必要となります。たとえば本社が移転する場合、法務局に対して「本店移転登記申請書」の提出が必要です。また、税務署には、「事業年度、納税地、その他変更移動届出書」などを提出します。一定の条件に合致していれば、消防署へ「防火管理者選任届」も提出しなければなりません。
書類の種類によって、手続きする時期が異なります。移転の前後でさまざまな手続きが必要になるため、あらかじめ手続き時期を確認して漏れがないよう用意しておきましょう。
引っ越し作業を行う
現オフィスから新オフィスへ運ぶ荷物をまとめ、引越しの当日に運び出せるよう準備しましょう。引越し業者から梱包材を受け取ったら、少しずつ梱包作業を進めていきます。新オフィスでは使用しない備品については、同時並行で廃棄の処理を行います。
ただし、割れ物や精密機器などは、引越し業者に確認したうえで梱包しましょう。備品の整理には時間がかかるため、早めに少しずつ作業を進める必要があります。
オフィス移転をスムーズに完了させるためのコツ
ここでは、オフィス移転をスムーズに完了させるために意識したいコツを解説します。
余裕をもってスケジュールを立てる
オフィスを移転するためには、たくさんの工数がかかります。どのような作業が必要か最初に洗い出したうえで、なるべく早めに取り組めるよう計画を立てましょう。すべて作業を着実に進めるためには、スケジュールに余裕をもたせる必要があります。
場合によっては、計画を進めるなかで予想外のタスクが生じる可能性もあります。そのような場合に慌てないためにも、できることは早めに取り組むよう意識しましょう。
タスクの期限を意識する
スケジュールを決めるときは、もともと期限が決まっているタスクを優先的に組み込んでいきます。期限が近いもの、期限はあるがまだ先のもの、比較的柔軟に対応できるタスクの順に取り組む時期を検討しましょう。また期限とは別に、タスクにより完了までにかかる期間もさまざまです。その点も考慮したうえで、余裕をもってタスクを整理する必要があります。
必要な届出をする
オフィスの移転作業を終えた後も、さまざまな届出が必要です。たとえば、「事業開始等申告書」は移転日から10日以内に都道府県税事務所に提出しなければなりません。また、税務署に提出する「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」の期限は、移転日から1カ月以内です。期限内に提出できるよう、スケジュールに加えておきましょう。
→こちらも併せて読みたい「オフィス移転に必要な作業のチェックリスト！各作業の詳細とともに解説」
まとめ
オフィスを移転するためにはさまざまな業者とのやり取りや、作業が必要です。一般的には、オフィスを移転する6カ月前から準備を進めます。どのような作業が必要か確認したうえで、具体的なスケジュールを定めておきましょう。
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