ワークフローとは？特徴やワークフローシステムの導入手順などを解説
ワークフローとは、業務を進める流れのことです。ワークフローシステムを導入すればワークフローがスムーズになり、自社にさまざまなメリットをもたらします。
この記事では、ワークフローを効率化したい企業の担当者に向けて、ワークフローやワークフローシステムについて解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
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ワークフローとは何か？
そもそもワークフローとはどのようなものなのでしょうか。ここでは、ワークフローの概要について解説します。
ワークフローの意味
ワークフローとは、業務を進める際に必要な作業の一連の流れのことです。誰が業務に着手し、どのように判断して処理を完了させるかを表しています。それぞれのワークフローには、さまざまな立場の人が関わっています。
ワークフローの使い方
ワークフローは、稟議書により承認を得て実際の業務が遂行されるケースが多いです。たとえば、備品を発注するときは、担当者が稟議書を作成して決裁権者に確認をとり、承認を得たうえで具体的な手配を開始します。
ただし、ワークフローの使い方は、企業によっても異なる可能性があります。
ワークフローと似た言葉との違い
ワークフローと混同されやすい言葉として、フローチャートがあります。フローチャートとは、業務のプロセス、システム、コンピューターアルゴリズムなどを図式化したものです。複雑な業務を分かりやすく示すために利用されています。それに対してワークフローは、業務を進める際に必要なタスクの順番を表しています。
ワークフローのメリット
ワークフローにはさまざまなメリットがあります。ここでは、具体的なメリットについて解説します。
業務を可視化できる
ワークフローを明確にすれば、自社の業務を可視化するために役立ちます。業務の状況をすぐに把握できるようになり、問題が発生してもどこに原因があるか分かりやすくなります。
決裁がスムーズになる
業務によってワークフローは異なります。業務ごとにワークフローを定めておけば、どの業務においても稟議書を誰に提出すればいいか明確になります。差し戻しが多い場合も原因を把握しやすくなり、改善につながるでしょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとはどのようなものでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの概要を解説します。
ワークフローシステムの概要
ワークフローシステムとは、企業のワークフローを電子化して業務効率を高めるためのシステムです。稟議システムや電子決裁システムなどとよばれる場合もあります。ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローをさらにスムーズに進められるようになります。
ワークフローシステムがワークフローにもたらす影響
それぞれの業務のワークフローにはさまざまな人が関わっているため、途中で流れが滞るケースもあります。また、稟議書を手渡し、郵送、メールなどでやり取りしている場合は、時間や手間もかかります。
ワークフローシステムを導入すると、業務がどこまで進んでいるかが一目瞭然です。また、システム上で稟議書をやり取りできるため、ワークフローを効率化させられます。
ワークフローシステムでできること
ワークフローシステムでは、さまざまなことができます。申請や承認はもちろん、システム上で稟議書を作成できます。過去に作成した稟議書の検索や表示、複製も可能なため、スムーズに書類作成を進められます。
ワークフローシステムの機能
ワークフローシステムには幅広い機能が備わっています。ここでは、ワークフローシステムの機能について解説します。
ワークフローの定義
自社のワークフローを登録し、担当者が申請した後にどの決裁者を経由して決裁するか設定できます。差し戻し先や差し戻しの方法についても、自社の状況にあわせて定義できます。
稟議書の作成
ワークフローシステムでは稟議書の作成も可能なため、エクセルや紙で書類を作成する必要がなくなります。もともと使用していたエクセルの稟議書をアップロードして使用することも可能です。テンプレートを利用すれば、より簡単に稟議書を作成できます。
申請・承認
ワークフローシステム上では担当者が稟議書を申請したり、決裁者が承認作業を進めたりできます。事前に設定したワークフローの定義に基づいて決裁権者を経由するため、提出先が分からずに悩む必要もなくなります。
文書の検索・表示
ワークフローシステムには過去の稟議書の情報を集約できます。検索をかければ、必要な情報をすぐに表示可能です。サーバーで稟議書を管理すれば、情報漏えいのリスクも小さく抑えられます。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入すると、たくさんのメリットがあります。ここでは、具体的なメリットを解説します。
コストを削減できる
ワークフローシステムを導入すると稟議書を電子化でき、社内のペーパーレス化を実現できます。紙代やインク代などがかからなくなるため、コスト削減が可能です。書類をやり取りするためのFAX通信費や郵送費もかからなくなります。また、書類作成やその後どこで遅滞が発生しているかの確認などにかかる人的な作業コストの削減にも寄与します。ワークフローシステムを利用するにはコストがかかりますが、長期的にみると高い費用対効果を得られるでしょう。
業務効率化につながる
過去の稟議書の情報をすぐに確認でき、新しい稟議書を作成するための作業がスムーズに進みます。あらかじめワークフローが定義されているため、稟議書を提出する決裁者を迷う時間もなくすことが可能です。
また、ワークフローシステム上では、決裁の進捗状況も分かります。滞っている場合も現状を確認しやすくなるため便利です。
場所や時間を問わず業務を進められる
ワークフローシステムのなかにはクラウド型もあります。クラウド型ならネットワークを通じていつでもどこからでもアクセスできるため、場所や時間を問わず稟議書の作成や申請を行えます。テレワークを導入しても、ワークフローシステムがあれば業務を滞りなく進めることが可能です。
ワークフローシステムを導入する手順
ワークフローシステムを導入するには、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。具体的な手順を解説します。
社内の現状を把握する
まずは、社内において稟議書の申請から承認までがどのような流れで進められているか確認しましょう。現状を把握し、業務を効率的に進めるために何を改善すべきか検討します。ワークフローにおける課題をしっかり洗い出してください。
課題を分析する
洗い出したワークフローの課題をくわしくチェックし、根本的な原因を明らかにします。課題を踏まえ、自社にとってどのような状態が望ましいかイメージすることも大切です。
課題の解決方法を検討する
原因を解決するためには、どのような方法をとるべきか検討します。さまざまな方法を候補に入れつつ、自社にとって理想的な状態を実現するために最適な方法を選べるようにしましょう。
ワークフローシステムの導入を検討する
自社の課題を解決するためにワークフローシステムをどのように活用できるか検討します。自社にとって必要な機能をピックアップし、条件に合致するシステムを選ぶ必要があります。複数のシステムの特徴を比較したうえで、最も自社に合うものを選びましょう。
一部にワークフローシステムを導入する
自社にあいそうなワークフローシステムを選定したら、まずは試験的に一部へ導入して運用してみましょう。新しいシステムを導入しやすい業務や部署を選ぶのがポイントです。効果を確認し、自社にとって本当に役立つかどうか検討してください。
ワークフローシステムを導入する範囲を広げる
一部でワークフローシステムをスムーズに運用できた場合は、さらに導入する範囲を広げましょう。範囲を広げて課題がみつかったときは、対策を検討する必要があります。改善を加えながら便利に活用できるようにすることが大切です。
全社的にワークフローシステムを利用する
ワークフローシステムを導入しても問題ないと判断できる状態になったら、全社的にワークフローシステムを取り入れましょう。既存のシステムとも連携させれば、より効率的に業務を進めやすくなります。
ワークフローシステムを導入する際の注意点
高機能なワークフローシステムを導入しても、自社の業務にあわないと使いこなせない恐れがあります。社内や社員の状況をよく確認したうえで、必要な機能を備えるシステムを選びましょう。また、既存のシステムと連携させられるシステムを選ぶとさらに便利です。社内ですでに利用しているシステムの種類も把握したうえで、連携可能なシステムを探してください。
ワークフローシステムを選ぶポイント
本記事の中で繰り返しお伝えしたとおり、ワークフローシステムを選定する際に最も重要なポイントは「自社のワークフローに合うものを選ぶ」ということです。現場の声と担当者の声から、自社課題を整理して、必要となる機能が何かをまずは把握することからはじめましょう。経路が分かりやすいかどうかも重要なポイントです。さらに、検索機能が充実しており、必要なときに稟議書をすぐみつけられるシステムを選ぶと便利です。すでに触れたとおり、ほかのシステムと連携できるかどうかもチェックしましょう。
まとめ
ワークフローは、社内の業務をスムーズに進めるために重要な役割を果たします。ワークフローシステムを導入すればワークフローの課題を解決でき、さらなる業務効率化を実現できるでしょう。
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