電子サインとは？電子署名との違いやメリット、使い方を紹介！

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークは急速に普及しました。この記事では、テレワークの導入にあたり、電子サインの活用を検討している人に向けて、電子サインがどのようなものか、活用するメリットや使用方法などについて解説します。電子サインの概要を把握し、テレワークに活かしましょう。

目次

• 電子サインとは？
• 電子サインを使うメリット
• 電子サインの作り方まとめ

電子サインとは？

電子サインとは、オンライン上で作成された書面にタッチペンなどで署名し、電子データで保存できるものを意味します。以下では、電子サインがどのようなものか、紙の署名と電子サインとの違いなどについて解説します。

電子サインとはどのようなものか

従来は手書きの署名が一般的でした。しかし、電子サインの登場によって、タッチペンなどでの署名は紙の署名と同様に法的な効力を発揮するものとして認められるようになりました。電子サインは、パソコン（PC）やスマートフォンで契約書などをPDF化したうえでタッチペンなどを用いてサインし、電子データとして保存したものです。

インターネットの普及によって電子サインなどのサービスが誕生したことで、企業間や企業と個人との契約の締結などで使用されるケースが増えています。契約書以外の用途として、注文書や請負書への署名など、幅広いビジネスシーンで活用されています。また、電子サインの効率化に最適なサービスをはじめ、電子サインを取り上げたセミナーなども開催されるようになりました。

紙の署名と電子サインとの違い

従来は、同意書などの紙ベースの書類を作成し、手書きによる署名もしくは印鑑を押さなければ同意書として認められませんでした。また、契約書への署名をもらうために複数回にわたるやりとりをする必要がありました。直接サインをもらう場合は相手先に足を運ぶ必要があります。

契約書を相手先に郵送する場合は、郵送後に相手先で署名や捺印をしてから返送してもらい、完成した契約書を再度郵送するといった工数が多くなることが一般的でした。書類に不備が見つかった場合は、一から作り直す、訂正印を押すなど、さらにやりとりが増え、手間が発生します。

一方で、電子サインは契約書や同意書などをはじめとする重要な書類を扱う場合であっても、やりとりはもちろん、完結するまでのすべてのプロセスをオンライン上で完結できます。

法的根拠と法的効力

電子サインが手書きでの署名と同様の扱いとなったのは、「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」によって法的な拘束力が認められるようになったためです。電子署名法とは、電子文書に付与される電子署名の法的な有効性と、さらに有効性があると認められるために必要な水準が詳細に規定されている法律です。

電子サインの真正性を検証する機能として、署名者認証というものがあります。署名者認証とは、サインをした人が本人であることを確認できるものです。電子サインを利用する人は、意思確認を行う際に電子的な証拠を電子データとして記録に残しておかなければなりません。署名者認証は、電子的な証拠を残せます。

電子署名との違い

電子サインと似た用語に電子署名というものがあり、両者には明確な違いがあります。電子署名とは電子サインの一つで、電子署名の使用によって書類の作成者であることの証明や、作成した書類がデータ改ざんされていないことを証明するためのものです。電子署名は、オンライン上で作成する書面に電子署名が添付されていることで、実印と同様の信頼性を担保できます。

電子署名の仕組みとして、認証局という機関が電子証明書を発行することで、電子署名は法的な効力が認められています。電子署名は、電子サインよりも法的な効力が強いことから、より重要な契約などで使用されるものです。

電子サインを使うメリット

企業が電子サインを使用した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。電子サインを使用するメリットを知れば、企業における必要性を理解できます。以下では、どのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。

コスト削減

紙ベースで契約書を作成した場合、契約の金額に応じた収入印紙を原本に添付することが義務付けられています。契約で交わす金額が高額になるほど添付する収入印紙代も高くなるのが一般的です。一方で、電子サインを使用する場合は紙ベースの契約書を作成する必要がないため、収入印紙を貼付する必要がありません。

電子サインは収入印紙が不要なため、大量の契約を交わさなければならない企業ではコストの削減につなげられます。また、大量の契約書を自社と相手先の分を印刷する手間がなくなるほか、用紙代やインク代などの印刷コストの削減も可能です。

さらに、オンライン上で契約を完結できるため、郵送代もかかりません。電子サインを用いることで、企業はさまざまなコストを削減できるようになります。

業務の効率化

紙の契約書を用いる場合、契約書の作成後に印刷し、署名や捺印をしてから相手先に届ける必要があるため、契約書の作成から完結するまでに長い時間を要します。一方で、電子サインは作成した書類のデータをオンライン上で相手先と共有できるため、契約内容の確認や署名などのやりとりも円滑に進められます。

また、インターネット環境が整っている場所であれば、PCやタブレットなどの端末を用いて、契約書などの電子データを外出先で受け取ることも可能です。どこにいても電子データの内容を確認できるため、承認などの契約業務が滞ることなく、紙でのやりとりよりも大幅な時間の短縮につなげられます。

さらに、契約書を紙で作成した場合に比べ、印刷や郵送などの工数も減らせるため、人的なコストの削減にも有効です。

保管スペースが要らない

紙で作成した契約書は、法律で一定の期間中は処分せずに保管しておかなければなりません。たとえば、5年間の保存が義務付けられている場合は5年分の書類を保管しておかなければならず、保管場所を圧迫してしまいます。電子サインを使用した場合、作成した書類は電子データで保管できるため、ペーパーレス化を実現できます。

さらに、物理的な保管スペースを確保する必要がありません。電子データとして保管する必要はあるものの、ファイル名や年度ごとにフォルダにまとめておくなどの工夫をすれば、必要な書類の検索に時間がかからなくなります。また、電子データはクラウドで保管できるため、管理コストの削減も可能です。PCなどの容量を減らせて、作業効率を低下させずに済みます。

電子サインの作り方

電子サインのメリットを理解し、自社でも電子サインを利用してみたいと考えている人もいらっしゃるでしょう。電子サインの作成方法は大きく分けて2つあります。以下では、電子サインを作成する2つの方法について解説します。

PDFのツールを使う

電子サインはPDF化した書面にタッチペンなどで署名する方法です。PDFのツールを利用することで電子サインを簡単に付与できます。代表的なツールは、AcrobatやAcrobat Readerなどのソフトです。電子サインの作成方法を確認しておきましょう。手順は以下のとおりです。

1. ソフトの画面の指示に従ってデジタルIDを作成する
2. PDFファイルを開き、電子サインを付与したい場所を選択する
3. 付与するデジタルIDを選び、保存すれば完了

PDFのツールで作成したデジタルIDは、本人確認の電子証明書の発行が必要ない簡単な取引などに利用できます。機密契約書などの信頼性の担保が必要な書面へ電子サインを付与したい場合は、デジタルID発行業者に依頼し、電子署名IDを取得したうえで電子証明書を発行してもらう必要があります。

電子サインのサービスを使う

PDFのツールを使用する方法はPDF化した書面への署名に限られるため、WordやExcelなどの異なる形式のファイルには署名できません。PDF以外のファイルに電子サインを付与したい場合は、専用の電子署名サービスを利用するようにしましょう。電子署名サービスを使用すれば、電子署名の付与だけでなく、テンプレートの作成をはじめとするさまざまな機能を活用できます。

まとめ

電子サインを利用すれば、コストの削減や業務の効率化、ペーパーレス化などのメリットが得られます。重要な書類に利用する際は、信頼性の高い電子署名を付与できるツールを利用しましょう。

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