ABWのデメリットとは? メリットや導入時の注意点、導入事例も紹介
ABWとは、働く場所をオフィスに限定しない新しいワークスタイルのことです。ABWの導入を検討しているものの、デメリットが気になる人もいるでしょう。そこでこの記事では、ABWの特徴や導入した場合のメリット・デメリットを詳しく解説します。ABWを導入する際の注意点や、他社の導入事例も紹介しているので、ぜひ検討時のヒントにお役立てください。
目次
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ABWとは
ABWとは、Activity Based Working (アクティビティー・ベースド・ワーキング) の略称で、従業員自らが、目的に応じて働く場所を選択できるオランダ発祥の働き方です。例えば、オフィスのなかでも1人で集中して作業ができる集中ブースや、仕事のスイッチのオン、 / オフを切り替えやすいリフレッシュスペースなどがあります。
さらに、仕事をする場所はオフィス内だけに留まりません。PC (パソコン) 1台で仕事が完結する職種なら、自宅やサテライトオフィスなどの社外も「仕事をする場所」として選択できます。ABWは、働き方改革の推進やコロナ禍の影響によって急速に普及したテレワークをきっかけに、導入する企業が増えました。また、導入を検討することで、オフィスのそのもののあり方を見直す企業も増えてきています。
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ABWとフリーアドレスの違い
ABWはフリーアドレスと混同されることもめずらしくありません。以下で両者の違いを解説します。
働く場所が異なる
フリーアドレスで選択できる場所は原則として、オフィス内のスペースに限られています。一方、ABWはオフィス内のスペースはもちろん、自宅やカフェ、コワーキングスペースなども対象になります。
導入する側の視点が異なる
フリーアドレスは、オフィスを利用する際にかかる家賃など、オフィス関連のコストを削減するために導入されます。一方、ABWは多様な働き方を受け入れ、従業員が働きやすい環境を整備することを重視しています。
導入の目的が異なる
フリーアドレスを導入する目的は、既存のオフィスから規模を縮小できる場所に移転する、空席をなくしオフィスの稼働率を上げるなど、物理的に環境を変えることにあります。一方、ABWの導入目的は物理的な環境だけでなく、従業員の自主性を養うなどの行動変容を見据えた変革を行うことです。
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ABWのメリット
ABWを導入した場合、生産性の向上やコスト削減などのメリットがあります。以下で詳しく解説します。
生産性がアップする
オフィス空間にABWを導入すると、従業員は業務内容にあわせてオフィス内の適した場所を自ら選択できます。集中して作業や考え事などをしたいときに1人になれるスペースがある、ゆったりと過ごせる空間で、リラックスしながら複数人でざっくばらんに企画のアイディア出しを行うなど、目的に合わせた空間を用意することで、個々の生産性の向上が期待できます。
コスト削減につながる
オフィス以外の場所で働ける環境を整備できればオフィスの縮小も可能になり、家賃や水道光熱費などのオフィスに関連するコストを削減できます。削減したコストを従業員の福利厚生などに還元することも検討できます。
従業員満足度が向上する
一般的に、自由度の高いワークスタイルを取り入れている企業は、従業員満足度が高い傾向にあるといわれています。ABWを導入すると、従業員の希望に沿った働き方を実現しやすくなるため、比例して従業員満足度の向上も期待できます。
多様な働き方に対応できる
在宅勤務やサテライトオフィスの利用などの、多様な働き方に対応できることも、ABWを導入するメリットです。従業員はワークライフバランスを実現しやすくなり、仕事と、育児や介護などとの両立もしやすくなります。これにより、従来であれば退職せざるを得なかったという人でも、仕事をつづけることが可能になり、従業員の定着にもつながり、従業員満足度の向上にも寄与します。
優秀な人材を確保しやすい
従業員が働きやすい環境を整備し、社外にうまくアピールできれば、企業ブランディングとしても実を結びます。社外の人から「魅力のある企業」と判断されれば、優秀な人材が集まりやすくなります。また、ABWを実現すれば、場所に縛られずに人事活動ができるため、遠方の優秀な人材を採用することも可能となります。
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ABWのデメリット
ABWを導入すると少なからずデメリットもあります。以下では、ABWのデメリットを解説します。
部下を管理しにくい
ABWを導入するデメリットは、部下の管理がしづらくなることです。自宅などのオフィス以外の場所で働く従業員が出てきた場合に、従来の管理方法では通用しなくなる可能性があります。部下の管理を徹底するためにも成果主義を導入し、時間や場所にとらわれずに、しっかりと成果を上げている従業員を評価できる体制を整備しましょう。
コミュニケーションがとりにくい
テレワークを選ぶ従業員が増えれば、従業員間のコミュニケーションが希薄になる可能性もあります。また、オフィス内でも特定のスペースに従業員が多く集まったり、スペースにより従業員の顔ぶれが固定化したりするなど、いつも同じ従業員が特定の場所に偏る状況を招いてしまうかもしれません。対策として、定期的に席をシャッフルするなどの工夫を取り入れる、そもそもABWを導入した会社の意図を従業員に浸透させる、ということも大切です。
従業員の自主性が不可欠
ABWを導入し、オフィス内のスペースを有効活用するには、従業員一人ひとりが自主性をもって業務に取り組む姿勢が求められます。従業員の意識が低いと、ABWを導入しても行動変容は期待できないでしょう。業務内容ごとにパフォーマンスが高くなる場所を、従業員自らが見極められるようになることが重要です。また、導入時に空間の活用方法についてのレクチャー動画やガイドブックを作成し、ポータルサイトに掲出するなど、最大限の効果を発揮するよう、会社側から従業員をサポートすることも効果的です。
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ABWを導入する際の注意点
ABWを導入する際に気をつけなければならない注意点を、以下で解説します。
ITツールなどの活用が必要
従業員が社内外のどこで働いている場合でも、必要に応じて社内の情報にアクセスできる環境の整備や、遠隔でもシームレスなコミュニケーションを可能にするWeb会議ツールやテキストチャットの活用が重要です。また、タスクやスケジュールを管理し、誰がどこで何をしているかを見える化する機能も必要になるでしょう。ただし、これらは導入しただけでは終わりません。導入したITツールを従業員が使いこなせるように、指導し、浸透させなければなりません。
セキュリティ対策を考える
社外からも社内のイントラネットなどに安全にアクセスできるようにするには、セキュアな環境の整備が不可欠です。VPN構築や、オフィス外に持ち出す端末を管理するMDMなども導入し、テレワーク勤務の従業員がモバイルワークをすることで発生する、セキュリティリスクを軽減する対策が重要になります。万が一セキュリティのドラブルが発生した場合、金銭的な損害や、社会的信用の失墜という、企業へのダメージを与えかねないからです。
調査・分析を徹底する
ABWを導入する前に、社内で行われている業務や想定できる働き方の種類を従業員に調査しましょう。調査結果をもとに分析することで、従業員一人ひとりの生産性を最大化するための環境を、的確に見極められるようになります。また、現在の働き方やオフィスに関する従業員の考え・課題と感じている点を吸い上げ、新しいオフィス空間の構築に反映させるということもできます。
従業員間の信頼関係が重要
従業員同士が離れて業務を進めるため、信頼関係の構築が重要です。コミュニケーションを密に取り、上司はきめ細かいマネジメントを意識する必要があります。例えば、毎日グループ朝礼を行いメンバー全員で会話をする、1on1ミーティングを月に1度行い、部下の悩みや業務量、ミッションの進捗を確認するなど、接点をもつことを意識するとよいでしょう。同じレイヤーの従業員同士でも、テキストチャットを使い、気軽なコミュニケーションを取るなど、遠隔地にいても連携を取ることを忘れてはいけません。
評価基準を見直す
どのような行動や姿勢が評価の対象になるのかを明確にするために、評価基準を見直すことも必要です。年功序列や能力主義ではなく、成果主義の側面を強くしましょう。例えば、目標管理制度を導入し、従業員自ら目標を設定させることも有効な手段です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークに適した人事評価をするには？課題や解決策、企業の事例について解説！」
会社に対するエンゲージメントを高める
自宅などで仕事をすることが日常になると、会社への帰属意識が薄れ、エンゲージメントが下がる可能性があります。従業員のエンゲージメントを高めるには、会社の理念を浸透させる啓蒙活動を精力的に行うことや、ABWの導入目的と、従業員がどのように働く姿をゴールとしているかを従業員に説明して理解を求めるなどの工夫を施すことも大切です。
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ABWの導入事例
ここでは、ABWの導入に成功した企業の事例を紹介します。導入事例を参考にしてみてください。
株式会社OKAN
株式会社OKAN様はオフィスを一つの家に例えて、仕事内容にあわせたスペースを区切っていることが特徴です。気軽なミーティングができるスペースをDAIDOKORO（台所）と名付け、防音シートで囲われた電話スペースをDENWA（電話）としています。
それぞれのスペースに独自のコンセプトをもたせるのと同時に、従業員の自宅もオフィスの一部として考え、在宅勤務も自由に選択できる環境づくりに成功しています。
ヤンマー株式会社
ヤンマー株式会社様は、若年層の従業員の意見をもとに、オフィスをリニューアルしました。立ったままミーティングができるスペースの設置によって、会議の時間短縮につながりました。書類の管理システムの導入や個人ロッカーの設置などにより、個人が所有する書類が減り、ペーパーレス化にも成功しています。
また、共有スペースの居心地のよさを高めたことにより、従業員は自主的に共有スペースを活用するようになりました。結果的に、社内のコミュニケーションの活性化につながっています。
まとめ
ABWを導入した場合、生産性の向上やコスト削減などのメリットが得られる一方で、コミュニケーションが希薄になる可能性や、マネジメント層からは部下の業務が見えづらいというデメリットもはらんでいます。正しくABWを実現するには、これらのデメリットを解消するためのITツールや、どこからでもセキュアに社内の情報資産へアクセスできるための、通信環境整備とセキュリティ対策を検討する必要があります。プロジェクトを立ち上げ、自社に適したツールやサービスは慎重に見極ましょう。
KDDI まとめてオフィスでは、KDDIが長年培った高品質でセキュアな通信を軸に、オフィス移転・リニューアルや、スマートフォン・タブレット・PCといった柔軟な働き方には欠かせないデバイス、クラウド・セキュリティなど、ITソリューションをワンストップでご用意しています。お客さま課題に対して最適な解決方法をご提供する、KDDI まとめてオフィスにぜひ、ご相談ください。
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