グループウェアとは?機能やメリット・デメリット、選定のポイントを解説

グループウェアには多くのコミュニケーション機能が搭載されています。

主なコミュニケーション機能は次のとおりです。

・社内SNS機能

各機能をシーンに合わせてフル活用すれば、スピーディーな報告・連絡・相談と意思決定が可能になります。

ファイル共有・管理機能

ファイル共有や管理機能は、情報共有に関連する機能の1つです。グループやプロジェクト、組織ごとに文書や画像などのファイルを整理して格納し、共有できます。機密事項などは、アクセス制限などでセキュリティを高め、情報漏洩を防ぐことも可能です。契約書の雛形など、日常的に使う社内文書も一元管理できます。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、担当部署の承認が必要な稟議や申請などを迅速に行える機能です。さまざまな申請業務などを自動化し、効率化を図る機能でもあります。申請に必要な書類や決済までのワークフローが自動化され、申請の進捗も確認できます。ペーパーレスであるため、インターネット環境下であれば、どこでも決済可能です。また、過去実施したワークフローのデータは蓄積されるため、あとから履歴を見返すことなどもできます。

設備予約の機能

設備予約機能は、会議室の使用やプロジェクターの利用など、社内の設備予約を画面上から行える機能です。重複予約の防止につながり、カレンダー機能と連携させれば、従業員の予定を押さえながら、空いている会議室の予約もまとめて行なえるため、より効率的です。

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グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入する企業が年々増えているのは、もちろん多くのメリットがあるからです。ここでは、そのなかでも代表的な3つのメリットについてご紹介します。

情報共有をスムーズに行える

グループウェアを代表する機能の1つが情報共有機能です。コミュニケーション機能と連動させて利用すれば、情報共有を迅速に行えます。メールでファイルを共有する場合、対象者を一人一人宛先追加して、メールを送らなければなりませんでした。しかし、社内ポータルや社内掲示板などの機能を利用すれば、グループや部署ごとに一括送信でき、広報や業務資料などもスムーズに情報共有することができます。

業務を効率化できる

グループウェアの導入で業務を効率化できます。まず、情報のデジタル化によりペーパーレス化が促進されます。書類の保管場所が不要になり、運用管理の手間や印刷コストが削減できるでしょう。

また、シーンによりコミュニケーション手段を使い分ければ、迅速なやり取りや意思決定も可能です。ドキュメントファイルは同時編集が可能なため、誰かが編集中のためにこのファイルの編集は待たないといけない、といったことがありません。今までよりも時間を有効に使えます。

さらに、録画機能でWeb会議を動画共有すれば、議事録がなくても不参加メンバーが会議内容を把握できるメリットもあります。会議だけでなく、遠隔で社内研修などの社員教育をする際にも、急遽不参加となったメンバーがいれば、後日動画を閲覧するように指示をするだけで、再受講の手配などといった調整をする必要がなくなります。

リモートワーク環境を整備できる

業務を効率化できれば、リモートワークの環境整備にも役立ちます。リモートワークでは、対面でのコミュニケーションを取れないことが課題でした。グループウェアを活用すれば、リモート環境でもスムーズなやり取りができ、コミュニケーションもスムーズに取ることができます。スケジュール管理機能により、リモートワークの稼働状況の確認も可能です。働き方が柔軟になることで、従業員の満足度向上にも寄与します。

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グループウェアを導入するデメリット

グループウェアを導入することで、デメリットも発生します。ここでは、代表的なデメリットを2つご紹介します。

導入にコストがかかる

無料で利用できるグループウェアもありますが、セキュリティ面の担保や、機能のリッチさを鑑みると、有料のグループウェアがおすすめです。しかし、その場合は月々のランニングコストや、ものにより導入時のイニシャルコストがかかります。グループウェアを活用して業務効率化や生産性の向上が実現できれば、かかったイニシャルコスト・ランニングコストを上回る利益を生み出すことができるでしょうが、導入後、従業員がグループウェアを使いこなし、実際に効率化を実現するまでには一定の時間もかかるでしょうから、長期的視点でみる必要があります。まずは従業員が使いこなせるか、使い勝手がどうかをお試しするために、無償トライアルを利用するのも、有効な手だといえます。

製品が多く選定が難しい

グループウェアは、選定が難しいといったデメリットがあります。提供している事業者が多く、ソフトウェアの種類によって搭載されている機能もさまざまです。選択肢が多ければ、どのグループウェアが自社に最も適しているのかを判断することが難しくなります。自社に必要な機能を整理し、従業員が使いやすいものを選ぶようにしましょう。社内だけで検討せず、専門の会社に選定の相談をすることで、選定がスムーズになり、利用開始までのスパンを短縮することも可能となるでしょう。

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グループウェアを導入する際の選定方法

グループウェアの選定が難しいことは上述しました。ここでは、グループウェアを導入する際の選定方法について解説します。

目的に合った機能があるか

グループウェアを導入するためには、必要な機能を明確にすることが先決です。自社で解決したい課題を洗い出して、課題克服のために必要な機能を精査しましょう。課題が明確になれば、グループウェアを選びやすくなります。目的が明確でないまま導入すれば、コストだけが発生して、社内で活用されないグループウェアになる可能性もあります。

利用人数がどのくらいいるか

自社の規模と、グループウェアを利用する人員がどれほどいるのかを確認することも重要です。グループウェアは、従業員数が多いほどコストが増えるものも少なくありません。機能とコストを分析し、自社に適したグループウェアを導入することをおすすめします。その際には、利用者の増加と機能の拡張、将来的なコストまで見込むことが大事です。

海外製と日本製どちらにするか

グループウェアを導入するにあたり、海外製と国内製のいずれにするかを決めることもポイントです。海外製のものは汎用性に優れていて、独自にカスタマイズができます。グローバル企業やITリテラシーが高い企業におすすめです。日本製のものは、日本人向けに初めから多くの機能が搭載されているため、国内での運用に完結する企業や、従業員のITリテラシーに差がみられる企業におすすめできます。また、サポートがすべて英語でのやり取りになるといったパターンも想定されますので、事前にしっかりと確認しましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

グループウェアを選ぶ際には、セキュリティ対策が、自社のポリシーに見合う厳重さであるかどうかが重要です。グループウェアでは、多くの個人情報や企業の機密事項も扱います。オンプレミスだけでなく、クラウドであっても、端末に認証機能をつけ、どの端末で何のデータを閲覧・編集・ダウンロードする権限を持たせるか、制限することが求められます。万一の端末紛失に備えて、遠隔でのロックやデータ削除が行えるように対策を講じましょう。

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グループウェアによる業務効率化の事例

すでにグループウェアを導入して成果を上げている企業は少なくありません。ここでは、成功事例を2例、ご紹介します。

セキュリティ強化と業務効率化を同時に実現

日星電気株式会社は、ふっ素樹脂関連製品、シリコーンゴム関連製品、光ファイバー関連製品の3つを柱とした企業です。レーザーやアンテナ、ケーブル、光ファイバーなど10万点以上のカスタム製品を、多業界に提供しています。

セキュリティを担保しながら、業務効率を高めることに取り組んでいました。「Microsoft 365 with KDDI」を導入し、自社サーバーからクラウドに移行することにより、拠点間のコミュニケーションの質だけでなく、クラウド化によって「仕事の質」を格段に高められています。結果として、商談などの機会損失が大幅に減少し、顧客からの信用が担保されました。

【導入事例】日星電気株式会社

活発な情報共有とテレワーク体制の構築に成功

オープンリソース株式会社は、顧客のITシステムのコンサルティング・設計・開発・運用を一貫して請け負う企業です。働き方改革への対応も兼ねて、働き方の多様化を目指すことになり、時短勤務者にだけ採用していたテレワークを全社的に導入しています。

課題は、コミュニケーションツールが、メールや電話しかなく、従業員間の円滑なコミュニケーションが取れなかったことです。働き方の多様化とコミュニケーションの円滑化に対応するために「Microsoft 365 with KDDI」を導入しました。結果的に、社内のコミュニケーションや情報共有量が増加し、業務効率が向上しています。

【導入事例】オープンリソース株式会社様

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グループウェアの導入には Microsoft 365 with KDDI がおすすめ

「Microsoft 365 with KDDI」は、ビジネスツールやコミュニケーションツール、セキュリティ機能を搭載したおすすめのグループウェアです。主な機能は、Office 365やEMS、Windows 10/11 Enterprise、などがあります。日本人が使い慣れたOfficeアプリケーションを常に最新の状態でご利用いただけます。オンライン上で更新が自動的にはしるため、管理担当者の業務負荷軽減にもつながります。機能の詳細は、以下の Microsoft 365 with KDDI のお役立ち資料をダウンロードのうえ、ご確認ください。

Microsoft 365 with KDDIでクラウド化を推進 業務効率化＆セキュリティ入門ガイド

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まとめ

グループウェアを導入する企業は、年々増加傾向にあり、従業員規模に関わらず、活用する企業が増え続けています。働き方改革やコロナ禍でのテレワーク推進が、グループウェアの導入を加速させた要因といえるでしょう。グループウェアには、業務の効率化やコストダウンなど、多くのメリットがあります。また、コミュニケーション機能や情報共有機能を利用すれば、テレワークで度々課題にあがる、従業員同士の業務の見える化を可能にし、コミュニケーション不足も改善できるでしょう。

グループウェアの主流となっているクラウド型を選べば、グループウェアの特徴を最大限に活かすことができます。グループウェアの導入を検討するなら、まずは「KDDI まとめてオフィス」にご相談ください。複数のクラウドサービスの取り扱いがあり、貴社に最適なグループウェアをご提案できます。

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