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固定電話の使い方が分からない人も安心!ビジネスフォンの使い方

固定電話の使い方が分からない人も安心!ビジネスフォンの使い方

2023年11月30日掲載
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。

固定電話の使い方が分からない人も安心!ビジネスフォンの使い方

一人ひとりが携帯電話を持つことが一般的になった現在では、固定電話を使った経験があまりない方も多いでしょう。しかし、ビジネスの現場では社内に固定電話が導入されている会社も多く、慣れない電話への対応が仕事の一部になることもあります。

当記事では、ビジネスフォンと固定電話の違い、固定電話・ビジネスフォンの機能や具体的な使い方を解説します。慌てず、正しい電話対応ができるように、電話のマナーやスムーズな使い方について把握しておきましょう。

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1. 固定電話とは?

固定電話とは?

固定電話とは据え置き型の電話機で、一般的にはアナログ回線が使われています。アナログ回線と電話機は物理的に接続されていて、電話機の設置場所から大きく離れて通話することはできない仕組みです。

近年は携帯電話の普及によって固定電話を自宅に置いていない、プライベートで使う機会がない、固定電話の使い方が分からない、といった方が増えています。

一方、会社では固定電話を設置しているところが現在でも多くあります。これは、会社に固定電話を設置することで得られるメリットがあるからです。会社で使用する固定電話は「ビジネスフォン(ビジネスホン)」といいます。

ビジネスフォンとは、社内の電話網を構築する「主装置」と、直接の通話端末である「電話機」で構成されている電話システムのことです。ビジネスフォンには通常の固定電話と異なる機能がいくつもあり、ビジネスフォンの使い方が分からないとオフィス業務で困るケースが多くなります。

1-1. ビジネスフォンと通常の固定電話との違い

ビジネスフォンには、家庭用電話機など通常の固定電話にはない以下の機能があります。

・内線通話が可能である

ビジネスフォンの主装置には内線ユニットという基盤があり、主装置に接続されている電話機同士での内線通話を可能としています。規模が大きいオフィスであっても内線通話で離れた席の社員とも連絡を取れるため、業務の重要事項を確認する目的で席を離れる必要がありません。社員同士のコミュニケーションが簡単にでき、業務効率化につながります。通常の固定電話には内線ユニットがないため、内線通話はできません。

・複数の回線数に対応できる

回線数とは、電話機と外部をつなげている電話回線の数です。ビジネスフォンは複数の回線を主装置に収容でき、複数の電話機での発着信が同時に行えます。社外との電話のやり取りが多い会社では、複数の回線数に対応できるビジネスフォンでなければ業務に支障が出るでしょう。通常の固定電話は回線数が電話機1台あたり1つのみとなっていて、複数の回線数には対応していません。

2. 【使い方が分からない方向け】固定電話の機能

【使い方が分からない方向け】固定電話の機能

ビジネスで使用する固定電話には、外線・内線をはじめとしてさまざまな機能があります。固定電話を初めて、もしくは久しぶりに使う方は、固定電話の機能や操作方法を理解しておきましょう。

以下では、ビジネスフォンに代表される固定電話の基本機能を5つ紹介します。

2‐1. 外線

外線は、会社の外部と通話を行う機能です。「外線電話」の略称であり、外の電話線を使って通話することに由来します。取引先からの外線着信を受けたり、顧客に営業電話をかけたりするときに外線を使用します。

外線機能の使い方は以下のとおりです。

●外線のかけ方

No. 手順
1 下記のいずれかの方法で電話機を外線モードにする
(1)電話機の「外線ボタン」を押して、受話器を取る
(2)受話器を取り、「0」をダイヤルする
2 かけたい相手方の電話番号をダイヤルする

●外線の受け方

No. 手順
1 電話の呼び出し音とともに点滅している「外線ボタン」を押す
2 受話器を取る

2‐2. 内線

内線は、会社の内部で通話を行う機能です。「内線電話」の略称であり、主装置内部の内線ユニットを使用することに由来しています。社内の業務連絡や支店間の電話連絡、フロントからの来客連絡などを行うときに、内線電話を使用します。

内線機能の使い方は以下のとおりです。

●内線のかけ方

No. 手順
1 受話器を取る
2 かけたい内線番号を押す

内線番号とは、ビジネスフォンの電話機ごとに割り当てられている個別の番号です。電話をかける先を間違えないよう、内線番号は電話帳などにメモして管理しましょう。

●内線の受け方

No. 手順
1 電話の呼び出し音が鳴った後に、受話器を取る

2‐3. 保留

保留は、通話を一時的にとどめておく機能です。通話中の内容について社内で確認をするときや、別の担当者への転送をするときに、通話を一時中断する目的で保留を使用します。

保留は通話相手を待たせる行為であり、無言で行うのは失礼です。「確認させていただきますので、少々お待ちください」のように、必ず理由を伝えてから保留をしましょう。

保留機能の使い方は以下のとおりです。

●保留のやり方

No. 手順
1 保留する旨を伝えた後に「保留ボタン」を押す

●保留解除のやり方

No. 手順
1 保留中に、点滅している「外線ボタン」もしくは「内線ボタン」を押す

2‐4. 転送

ビジネスフォンの転送機能は、「内線転送」と「外線転送」の2種類があります。内線転送は、社内の社員が受けた通話を、社内にいる他の社員につなぐ機能です。保留をした上で使われるため、保留転送と呼ばれることもあります。

内線転送の使い方は以下のとおりです。

●内線転送の使い方

No. 手順
1 通話を保留した後、内線転送ボタンを押す
2 担当者に内線をつなぎ、用件を伝える
3 受話器を置く

内線転送は受話器を置いた段階で保留状態が解除されて、通話相手と担当者の通話が開始します。内線転送ボタンを押しただけで自動的に転送完了にはならない点に注意してください。

もう1つの外線転送は、社内の社員が受けた通話を、転送先設定をした携帯電話へとつなぐ機能です。代表番号にかかってきた電話を、代表のスマートフォンに転送する使い方もできます。

外線転送の使い方は以下のとおりです。

●外線転送の使い方

No. 手順
1 通話を保留した後、外線転送ボタンを押す
2 担当者の外線電話番号にダイヤルして、用件を伝える
3 接続ボタンを押す

外線転送も、外線転送ボタンを押すだけでは転送が完了しません。接続ボタンを押し忘れないようにしましょう。

2‐5. 短縮

短縮は、通常の電話番号よりも短い桁数で電話をかけられる機能です。業務でよく使用する電話番号を短縮に登録すると、ダイヤルの手間が減ります。

短縮登録の一般的な使い方は以下のとおりです。なお、短縮登録の設定は親機で行う必要があります。

●短縮登録の使い方

No. 手順
1 受話器を置いたまま「スピーカー」ボタンを押し、「*04」とダイヤルする
2 登録先の短縮番号をダイヤルする
3 登録する電話番号を入力し、「保留」ボタンを押す
4 連絡先名称を入力し、「保留」ボタンを押す
5 フリガナを入力し、「保留」ボタンを押す
6 「スピーカー」ボタンを押す

以上で短縮登録は完了です。

3. 固定電話の対応方法

固定電話の対応方法

電話対応の業務では、通話相手に失礼がないよう丁寧な言葉遣いを心がけて、通話の要点を細かくメモに取ることが大切です。

最後に、固定電話をかけるとき・受けるときの対応方法を解説します。

3‐1. 固定電話をかけるとき

固定電話をかける前に、あらかじめ用件を整理しましょう。用件をメモにまとめておくと通話の段取りが作れて、伝え忘れの防止もできます。

電話をかけて相手が出たら、会社名と自分の名前を名乗り、整理した用件を話します。代表電話などの場合は、直接話したい相手の部署名や名前を電話口の方に伝えて取り次いでもらいましょう。話が終わったら「お忙しい中、ありがとうございました」のように電話のお礼を述べてから、静かに切りましょう。一般的には、電話をかけた方から一言「それでは失礼いたします」と言って切るのがマナーといわれています。

電話をかけるときは、時間帯に注意してください。会社の始業時間や退勤時間、昼休憩の時間などは避けて、なるべく相手方が忙しくない時間帯に電話をかける配慮が大切です。

3‐2. 固定電話を受けるとき

固定電話を受けるときは、着信音が鳴ってから3コール以内に受話器を取ることがビジネスマナーです。3コール以内に電話に出ないと、相手は「待たされている」と感じる可能性があります。

受話器を取った後は相手が名乗るよりも先に、会社名と自分の名前を名乗ります。相手の名前や会社名・部署名、用件などは復唱し、必ずメモに取りましょう。

電話を担当者に取り次ぐ場合は、「○○(担当者)に代わりますので、少々お待ちください」と伝えた上で、電話を保留にして取り次ぎをします。

担当者が外出中や会議中などですぐに電話口に出られない場合は、折り返しするむねを伝えるか、担当者が電話に出られる日時をお伝えします。

電話を切るときは、相手が切ったことを確認した後で、受話器を静かに置きましょう。相手がなかなか電話を切らないときは、「お電話いただきありがとうございます。失礼いたします」と伝えた上で、受話器を置きます。

まとめ

携帯電話の普及により、固定電話を使用する機会は減っているものの、ビジネスフォンが導入されている会社では固定電話を使用する必要があります。ビジネスフォンは複数の回線で同時に通話できるほか、内線電話機能もあり、業務の効率化が可能です。

一般的な固定電話に比べ、ビジネスフォンには機能が多いため操作方法も異なります。内線や外線だけでなく保留・転送などの機能の使い方を学んでおくことが大切です。また、ビジネスフォンで対応するときは丁寧な言葉使いと相手への配慮を心がけ、ビジネスマナーを守った対応をしましょう。

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