コスト削減だけだと思っていませんか？ 複合機を替えることで実現する生産性向上
賢く使いこなせば、経費節減だけでなく、生産性向上や働き方のアップデートにもつながる進化した複合機。多機能だからこそ選び方も難しく、最近は価格やスペックに加えて「コンサル」も差別化ポイントとして注目されています。
企業が持つ隠れた課題を発見し、解決に導くコンサルティングとはどのようなものか。KDDIグループならではの、通信回線や、クラウド・スマートフォン連携など、ITソリューションまでワンストップで相談できる、KDDI まとめてオフィス株式会社の提案例をご紹介します。
KDDI まとめてオフィス株式会社 営業本部法人営業５部 本間裕貴
目次
業務効率化・生産性向上についてお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにご相談ください
クライアントのプロフィール
社員数200名の精密機器メーカーの営業所で総務を担当するAさん。営業所の従業員は、社員、パートを含め45名で、うち30名が営業担当として勤務。今年配属されたばかりというAさんは、複合機やITの知識に乏しいので、入れ替えに対しては不安も。
まずは複合機の利用法や課題をヒヤリング
営業担当(本間) : 現在の複合機は、リース何年目ですか？
――3年目になります。まだ契約期間が残っているのですが、買い替えを検討したほうがいいのでしょうか。
営業担当(本間) : リースは5年契約でしょうか。法定耐用年数も5年のため、4年目ごろからが検討時期になるかと思います。ただ、現状の課題を改善し、ランニングコストを下げ、生産性を向上することで、残債や次期リース分を含めてもコストを下げられる可能性があります。まず現状の確認なのですが、毎月どれくらい印刷されているのでしょうか。
――そうですね。トータルで月5000枚くらいは使っています。
営業担当(本間) : 印刷が集中する時間帯などはありますか? 例えば朝出社直後、営業に出かける前に一斉に印刷する......などあれば教えてください。
――基本的には、そういったことはありません。
営業担当(本間) :複合機のスペックには、通常低速のものと高速のものがあります。1日平均して180枚ほどの枚数で、時間を分散して出力しているようでしたら、低速のスペックのもので十分です。もし、使うときと使わないときの差が激しく、会議の前になると複合機の前に行列ができる......といったことが起きるようでしたら、高速のものでないと、効率が悪くなってしまいます。ちなみにカラーはよく使われますか?
――そうですね......全体の3割ほどでしょうか。
営業担当(本間) :それでしたら、低速のスペックのもので大丈夫だと思います。企業さまによっては、カラー8割というところもありえますので、そういった場合は印刷に時間がかかるので高速の複合機をおすすめしています。
印刷枚数の大幅削減が可能な機能とは？
――もし私が上長へ入れ替えの話をする場合「これだけコストが下がる」と明確な提案でなければ難しい気がします。
営業担当(本間) :なるほど。今、複合機を使うときにセキュリティ機能はつけていますか?
――いえ、つけていないです。
営業担当(本間) :パソコンから印刷ボタンを押して、出力しますよね。この出力の前段階に認証機能をつけるだけで印刷枚数が削減できるケースが多いのです。
――え! それはなぜですか?
営業担当(本間) :1ステップ追加することで「間違えたかも?」と気付くタイミングが生まれるからです。加えて複合機で印刷プレビューを確認できるため、出力する前にミスに気付くこともできます。実際に、ミスが3〜4割も減ったケースもあるんです。御社の場合でしたら、1000枚ほど印刷枚数を減らせる可能性があります。
――それはコスト面でも大きな削減につながりそうですね。
設定が難しかったのは昔のこと。今は驚くほど簡単に!
――ただ、最新の複合機は多機能になって難しいイメージがあり不安もあります。
営業担当(本間) :今はタッチパネルが主流で、むしろ直感的に操作できるようになっています。パネル自体のサイズも大きく、使いやすいんですよ。
タッチパネルの例：大きく見やすいボタンが並ぶ。
――営業所にいる社員全員のパソコンも設定のしなおしが必要ですよね?
営業担当(本間) :パソコンにドライバーをインストールすることで使えるようになります。難しいイメージを持たれているケースが多いのですが、最近の機種ではインターネットの専用サイトでワンクリックするか、CD-ROMを読み込ませるだけで、簡単に設定できるようになっています。
――機械が苦手なのですが、私でも設定できますでしょうか。
営業担当(本間) :そのような声をいただくこともありますが、目の前で設定するところをご覧いただくと、みなさま「簡単ですね。これなら自分でできます」とおっしゃいます。そのくらい簡単なのでご安心ください。
――そうなんですね。安心しました。
オプションで、効率アップも可能
――社内からカタログや提案書、マニュアルなどをPDFで管理してほしい、と言われているのですが、データ管理が難しそうです。
営業担当(本間) :オプションで「仕分け機能」と「クラウドサーバ」をつけると、管理が楽になりますよ。スキャンしたデータを自動でクラウドサーバにある指定フォルダに保存してくれるのです。外出中の営業担当者も、指定のフォルダにあるファイルをタブレットなどでいつでもどこでも開くことができるので、紙の書類も減らせるし便利になります。
――それはいいですね! でも、そういったオプションをつけることで、複合機の操作が難しくなったりしませんか?
営業担当(本間) :機能を使いこなせば、業務改善には必ずつながりますので、マニュアルを簡易に作るのもおすすめです。例えばAさんに使い方を説明するときに、その操作を写真で撮影して残しておきます。あとはその写真を並べてパワーポイントなどに張り付ければ、簡単かつ正確なマニュアルが簡単に作成できますよ。
――確かに、それなら確実ですし、マニュアル作りの工数も削減できそうですね。
総務や人事担当者ならではの業務を複合機で効率化
営業担当(本間) : Aさんの業務の中で、両面印刷された書類をスキャンする業務などはありますか。
――結構多いですね。手書きされた各種申請書類が来ると、毎回スキャンして紙とデータで保管しています。
営業担当(本間) :免許証や健康保険証など両面の書類をスキャンすると2ページになりますが、最近の複合機には、それを1ページ分に自動でまとめてくれるものもあります。人事や総務担当の方などに喜ばれています。
――それは管理が楽になりそうです。機能の使い方や業務改善までご提案いただけるのですね。助かります。
営業担当(本間) :細かい業務でも抱えている問題をあげていただくことで、御社にあわせた複合機の機種と使い方が提案できます。ぜひ、もっとお話を聞かせてください。
【結び】
さまざまな業界や業務の特性にあわせて最適な複合機を提案するKDDIまとめてオフィスのコンサルティング、いかがでしたか。その内容は、複合機の選び方や印刷費用の削減方法だけでなく、業務効率化のアイデア、導入時のフォローまでカバーする広範囲なものでした。
上記でご紹介したヒヤリングなどを含めたコスト診断は無料ですので、まずは一度ご相談ください。
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