プリント費用や人件費の削減事例も。無料で受けられる複合機の「コスト診断」とは

複合機は、印刷する、スキャンする、FAXを受信するだけの機械だと思っていませんか?　複合機でのコスト削減といえば、少しでも印刷枚数を減らすというイメージが先行しがちですが、使い方を工夫すれば業務全体の効率化による残業代の削減も可能です。
今の複合機を替えたほうがコストが下がる？　業務効率が上がる？　そんな疑問をお持ちの企業に無料で提供しているのがKDDIまとめてオフィスの「コスト診断」。
実際に、どのようなことをチェックしているのか。診断の結果、複合機入れ替えで実現した業務改善例、コスト削減例とあわせて紹介します。

目次

• まずは現状把握から!　「コスト診断」はじめの一歩
• 事例紹介：複合機活用による業務改善、コスト削減
• 関連サービスのご紹介

社員数の増減や業務内容、業務フローが変化しても、複合機の契約はそのままでいいのでしょうか。そんなとき、おすすめしたいのがKDDIまとめてオフィスの「コスト診断」。お客さまにとって最適な機種、契約になっているかを無料で診断しています。

まずは現状把握から!　コスト診断はじめの一歩

基本的なヒヤリング項目をチェック！

複合機のコスト診断では、最初に以下の基本的な項目をヒヤリングします。

1. カラー、モノクロそれぞれの現在の単価と最低利用料金
2. 現在のリース料金と料率、残リース料
3. 現在の利用機種（機種番号）
4. オプションや特殊な使い方をしているかどうか

カウンター方式※1、トナー方式※2など、費用体系は契約によっても異なるため、どのような契約になっているかお伺いします。

• ※1 月々の最低基本料金と、印刷1枚当たりの単価を設定する料金体系。トナー料金や部品代、サポートなどの保守料も含まれる。
• ※2 保守料金を含んだトナーのキットを購入する料金体系。トナーが切れるとトナーを購入することで保守が延長される。

カウンター方式の場合、コンビニなどでコピー機を利用するときに設定されているカラー、モノクロの出力価格と同じように、複合機にもそれぞれ単価が設定されています。その価格がいくらになっているのか、保守料金とともに確認します。
特殊な使い方とは、例えば仕分け機能のようなオプション契約や、名刺印刷や特殊印刷などの利用の有無です。

「コスト診断」のヒヤリングでは業務改善の提案も

基本的なヒヤリング項目の他には、

• 社内外への提案資料を作成する機会がどの程度あるのか、そのボリューム
• どのような資料や印刷物が必要とされているのか
• FAXの量
• 仕分け方法

......など、細かい利用方法をヒアリングいたします。セキュアプリント※3に関しては、印刷枚数削減にとても効果的なため、よく伺わせていただく項目のひとつです。さらにどのような職種の方がいらっしゃるのかなど、従業員の業務についてお伺いすることも。
「コスト診断」の結果を踏まえて、複合機を企業の問題解決にご活用いただくために、いろいろな角度から業務についてヒヤリングさせていただきます。

• ※3 セキュアプリント　出力前にIDとパスワードなどの認証を実行させるもの。

事例紹介：複合機活用による業務改善、コスト削減

さまざまなヒヤリングを経て、複合機を入れ替えた結果、実際に業務改善、コストダウンにつながった事例をご紹介します。

1. フィニッシャー導入で作業工数も削減。生産性向上に貢献

• ※4 フィニッシャー 自動で穴あけパンチ・ホチキス留めを行ってくれる機能。
• ★ 表記の金額は特に記載のある場合を除きすべて税込みです。

KDDI まとめてオフィスの法人営業担当者が定時を過ぎた頃にお客さまに電話をかけたとき、多くの人がオフィスに残っていることに気付いたことが提案の糸口になったという案件。
残業している人の大半は営業社員で、翌日利用予定のイベント用資料やアンケート用紙など大量の印刷物と、それをまとめることに時間がかかり、残業となっていました。
そこで資料作成にかかる時間を削減できるフィニッシャー機能が優れた複合機の導入を提案。作業時間が1/2まで削減できただけでなく、分厚い資料もきれいにホチキス留めができるため、資料のクオリティアップにもつながりました。

2. セキュアプリント導入により1割もの印刷費を削減

• ★ 表記の金額は特に記載のある場合を除きすべて税込みです。

多くのスタッフを抱える医療法人では、ミスプリントによる印刷コスト増が問題になっていました。そこで導入を提案したのがセキュアプリント。パソコンからプリンタにデータを送信したあと、出力する前に個人の認証を必要とするセキュリティ機能です。
このひと手間を追加することにより、出力前にプレビュー画面を確認し、印刷部数、カラー・モノクロ設定などの出力ミスに気付く機会が得られるため、ミスプリントが減少します。もちろん、元々の機能である認証を入れることで、トレーに明細書や経理情報、企業機密などが印刷されたまま放置されている状態を防ぐことができるため、情報漏えいのリスクもカバーすることができます。
カード認証を行うための台座が必要なため、リース料金としては月額220円ほど上がることになりましたが、カウンター料金としては月17,600円ほどの削減につながりました。

ケース2では、複合機の利用方法の改善により問題を解決しましたが、ケース①では複合機の機能をフックに業務そのものを改善し、人件費削減につなげています。

結び

例えば同じカラー印刷の利用について、京セラの複合機なら請求書のロゴのようにワンポイントでカラーを利用するだけなのか、それとも、写真のように全面フルカラーの印刷を行うのかによって、チャージ料金を変えることができます。普段どのような使い方をしているのかだけでなく、業務内容や働き方までヒヤリングすることで、よりニーズに合った複合機を提案できます。経費節減をお考えの方は、まずは下記「導入検討のご相談はこちら」フォームより「ご要望事項」に無料の「コスト診断」ご希望の旨をお書き添え頂き、その他必要項目をご入力の上お申し込みください。

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