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チームの危機をどう乗り切る?困った!こんなエピソード

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チームの危機をどう乗り切る?困った!こんなエピソード

2019年10月31日

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人材難の時代において、子育て社員も貴重な戦力!しかしながら育児と仕事の両立は、そんなに容易ではないはず。さらにその現場には、どのような課題が生じているのか?今回は、実際に子育て中の社員が在籍している企業を訪れ、彼女達をフォローする側の社員も交えての座談会を催しお話を伺いました。2回に分けてレポートいたします。

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目次

子育て中の社員が作成したデータファイルがパソコンから取り出せない!!

――子育て中の社員が急にお休みした際、社内でフォローする立場としては、どのように立ち回っていますか?

同僚Dさん:「コレをお願いします!」と依頼されたら、代理で関係各所に連絡したりすることはあります。あと、休んだ期間にミーティングを設定していたら、休み明けに再調整することもあります。ただ、休んだ子育て中の社員の業務をすべて把握しているわけではないので「一切合切、私が引き受けます!」ということもできないですし、私自身も「無理をし過ぎない」というスタンスです。負荷がかかり過ぎてメンバー同士がギスギスしてしまったら元も子もないと思います。

同僚Cさん:それはあります。でも僕は性格的に、つい引き受けてしまいます。自分の仕事量が多い時には残業してこなすケースもありますが、情報さえうまく共有できていれば対応は可能です。共有といえばデータもです。以前、チームで大事な社内発表の前日にBさんが急遽お子さんの病気で休んだことがありました。数日前から準備していた発表資料のデータがどこに保存されているかわからなくて...。Bさんとの連絡もずっと繋がらず、最悪ゼロベースから資料をつくることになりそうでした。その時はなんとか見つけられてデータを取り出せましたけど。

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子育て中Bさん:あの時はすみません(汗)。私も焦りました...。あらかじめデータをクラウド等で共有しておいて、取り出せるようにしておくことは必須だと改めて感じました。

子育て中Aさん:「これは共同作業で制作・確認するデータファイルじゃない」と思っていても、何があるかわからないですからね。もし将来的にリモートワークが実現すれば、「データはクラウドで管理する」ことが大前提になりそうですが...。

お互いの業務は?進捗は?
わからないまま仕事が積み残しに...

――データだけでなく、業務に必要な進捗情報の共有も必要でしょうか?

同僚Dさん:はい。ただ、ひとえに「情報を共有しておく」といっても、どこからどこまで共有すればいいか、判断が難しいです。いま、皆で話しながらふと感じたのは、チームのメンバーがそれぞれどのような業務をしているか、各自のタスクやプロジェクトの進捗がわかるようなものがあれば便利かもしれません。

子育て中Aさん:現状、お互い(チーム2名)のざっくりとしたスケジュールは共有できていますが、タスクや進捗までは追い切れていません。

同僚Dさん:「急にお休みすることで仕事が積み残されてしまう」って言ってましたけど、業務の進捗やタスクがわかれば緊急で私が代理で対応すべきものがあるか、それとも休んだ本人が復帰後に着手すればいいか、タスクの優先度が判断しやすくなりますよね。結果として「積み残し」も減るかもしれません。

同僚Cさん:確かにそうですね。チーム内のタスクや進捗共有をするためのシート作成に負荷がかかりすぎると本末転倒ですが、簡単にできるのならぜひ使ってみたいです。以前、プロジェクトの経緯と進捗を把握するために個別のメールのやりとりをズーッと遡って読んだことがありますが、そうした非効率なこともなくなるかもしれない。

子育て中Bさん:あとは、休む自分のピンチヒッターとして仕事をしてくれたメンバーが、きちんと評価される仕組みがあったら良いと思います。いくら会社が急なお休みに対して寛容だったとしても、いろいろとお願いしてしまう側としては心苦しいので...。

子育て中Aさん:それは私も同感です!

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データを共有し、スムーズに探す。
チームのタスク管理もワンストップでできる「Microsoft Teams」

子育て中の社員の急なお休みをフォローする立場の皆さんにも、業務をスムーズに引き継げるようにデータファイルを共有し、さらに業務の進捗がわかるよう、各自のタスクが可視化できたら...というニーズが見受けられました。

前回の「リモートワーク」に引き続き、これらの課題解決にも「Microsoft Teams」が有効です。

ファイルの共有については、強固なセキュリティが敷かれたクラウド上で管理し、メンバーはいつでもどこからでもアクセスすることができます。そのうえで、探しているデータはもとより、会話スレッドにも迅速にアクセスできるよう、強力な統合検索機能を搭載。「探す手間」を極限まで省くことで業務効率化につなげます。なお「Microsoft Teams」で共有されたファイルはすべてクラウドに保存されるため、そのままチームで共同編集できる点も魅力です。

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「Microsoft Teams」では、Microsoft アプリやサードパーティのサービスを追加してカスタマイズすることができます。その中でも「Microsoft Planner」は各自のタスクを可視化するのに便利なアプリです。プロジェクトで発生した課題をタスクとして登録、担当者のアサインや進捗状況の更新などを簡単な手順で実行することができます。

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チームワークを発揮してファイルの共有を図り、お互いのタスクを可視化して急なお休みによる引継ぎをスムーズにする「Microsoft Teams」を、この機会にぜひご検討ください。

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次回は座談会に参加したメンバーの上司が登場。マネージャー視点から、子育て中の社員がいるチームが抱える課題についてお伺いします。

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