テレワークの導入は、大企業だけでなく中小企業でも増えています。テレワークの導入に重要なことがルール作りです。この記事ではテレワーク推進の担当者に向けて、テレワークのルールを決める手順について解説します。導入前の準備や検討しておくべきポイントについても紹介するので、テレワークのルール作りの参考にしてください。
目次
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テレワークとは
テレワークとは、情報通信技術（ICT）を有効活用した勤務形態のことです。時間や場所を選ばず働けるメリットがあります。テレワークのタイプは、自宅で業務を行う「在宅勤務（リモートワーク）」や、モバイルを駆使して外出先でも仕事をする「モバイルワーク」、勤務先以外のオフィスで働く「サテライトオフィス勤務」の3つに分類できます。
テレワークのルール作りの手順
テレワークを導入するには、ルール作りが大切です。ここでは、テレワークのルール作りの手順について解説します。
就業規則の変更が必要かを検討する
テレワークを導入するにあたり、通常勤務と別にテレワークの就業規則を用意するのかどうかについて検討します。仕事内容や労働時間などの労働条件が変わらない場合は、就業規則を変更する必要はありません。就業規則の見直しが必要なケースは、フレックスタイム制の導入、通信費用などのコストをテレワーク社員に負担させる必要が生じた場合などです。
検討項目の一例として、労働時間や給与、安全衛生、費用負担、福利厚生などが挙げられます。
テレワーク勤務規定や就業規則の変更案作成
就業規則の変更をする場合、テレワークの勤務規定や就業規則の変更を加えた草案の作成が必要です。在宅勤務とモバイルワーク、サテライトオフィス勤務など導入するテレワークの形態に合った規定を作成します。このとき、既存の就業規則に追記するのか、別途で作成するのかも検討しましょう。
草案を作成する際、必要な項目を洗い出してリスト化することで、就業規則への記載漏れを防げます。ルール作りで検討が必要なポイントの詳細は、後ほど解説します。
社員への説明と問題点の改善
社員にテレワークの重要性を理解してもらうことで、企業利益や従業員の満足度につながります。そのためにも、社内でテレワークに関する説明会を行うことが重要です。会社側からの一方的な説明を行うだけではなく、社員から出た要望を集めた上で問題点の改善に取り組みます。
改善点を踏まえて作成した就業規則を全従業員に周知し、新たな就業規則を所轄の労働基準監督署へ提出した後、社内でテレワークの導入を進めます。
テレワークの実施範囲
ここでは、テレワークを実施する対象者や実施場所、時間、頻度などの実施範囲について解説します。
テレワークの対象者
特定の部署や担当者に絞るのか、全従業員を対象にするのかなど、テレワークの実施対象者の選定を行います。在宅勤務の場合、業務内容によって在宅で行えない業務も出てくるかもしれません。業務を洗い出し、在宅勤務の実施が可能かどうかの判断も必要です。同時に、テレワークを希望しない社員への対応についても検討しておきましょう。
テレワークの実施場所や時間、頻度
テレワークの実施場所は、自宅・出張先・顧客先・サテライトオフィスなどです。実施時間は、通常勤務と同じ始業・終業時刻や、フレックスタイム制の導入、もしくは裁量労働制にするのかについての検討も必要です。また、毎日テレワークを実施するのか、1日の勤務時間のうちの一部にするのか、1週間で何日にするのかなど、実施する頻度も決めておきます。
テレワークを実施時の申請・承認方法
ここでは、テレワークを実施する際の申請や承認方法について解説します。
誰がどのように申請・承認するかをルール化する
テレワークの導入をスムーズに行うためにも、ワークフローの作成やシステム化が有効です。以下の項目のように、申請方法を決めておきます。
・いつ：前日まで、週ごとなど
・誰が：本人、上司、部署など
・どこに：上司、部署、人事担当者など
・どのように：メール、対面、システム、面談など
承認時の条件や承認者の明確化も大切なポイントです。
テレワーク社員の管理方法
テレワークを行う社員の管理の仕方について、勤怠・在席・業務管理の3つの視点から解説します。
勤怠管理
テレワーク社員の勤怠管理は、始業・終業時刻の記録の有無や報告先、報告の仕方などを決めておきます。また、業務時間の変更や欠勤などで連絡が必要になるケースも想定し、連絡先や連絡方法も検討しましょう。
在席管理
在席管理とは、テレワーク社員の在席・不在や業務の進捗状況などをリアルタイムで把握することです。管理ツールや電話、メール、パソコンのカメラ機能、離着席の連絡などの方法で、テレワーク社員の在席や不在を確認できます。
業務管理
業務の進捗状況に関する報告の頻度を決めることも大切です。メールや電話、管理システムなどを活用することも有効です。報告頻度を決めておくことで、社員との連携が取りやすくなり、適切な進捗管理が行えます。
テレワークに必要な費用負担
テレワークの導入や実施にあたり、費用負担の明確化も大切です。ここでは、テレワークの費用負担について解説します。
情報通信機器の費用や通信費
テレワークの導入に必要な費用は、たとえば、パソコンの本体やプリンター、スキャナーなどの周辺機器、社内外との連絡手段に使用されるスマートフォンなどの使用料、インターネットの環境整備や通信費などが挙げられます。会社と従業員間での金銭トラブルを防ぐためにも、費用負担の割合を決めておきましょう。
そのほかの費用
テレワーク環境の整備費用や備品、文房具、交通費、業務使用分の水道光熱費、シェアオフィスなどの利用料金も、検討が必要です。会社が負担する場合、社員が立替えた費用を給与と一緒に支払うのかなど、会社がどのように清算するのかについても検討します。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク費用はどこまで企業負担？負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説」
テレワーク中のコミュニケーション
テレワーク時のコミュニケーションの取り方についても、細かく決めておく必要があります。
業務中の連絡方法を検討する
テレワーク時のコミュニケーション方法を決めておくことで、業務をスムーズに進められます。たとえば、業務中の連絡方法や業務内容に関する報告、共有の仕方などの検討が必要です。適切なコミュニケーションが取れれば、テレワーク社員の孤立を防ぎ、オフィスで働く社員のストレスを軽減できます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
テレワーク社員の評価方法
テレワーク社員の評価の仕方についても、検討が必要です。
成果主義重視が適用される場合が多い
評価方法は、売上高や顧客訪問件数などの数値化による成果主義が主流です。ただし、企画開発のように成果を数値化しづらい部署で導入した場合、正しい評価が難しくなります。そのため、オフィス勤務とテレワークのどちらか一方に評価が偏らないルールの策定が不可欠です。また、テレワーク社員と評価を行う管理職が成果に対する共通認識を持つ必要があります。
テレワークの導入には教育と研修が必要
テレワークの導入を成功させるには、社員への教育と研修が欠かせません。
テレワーク実施の目的や実施の流れを共有
テレワークを成功に導くためには、テレワークの実施者だけが理解しているだけでは不十分です。全社員がテレワークを実施する目的や必要性、流れなどを共有して理解することが重要です。テレワークを実施する一連の流れや社内規定の内容、コミュニケーション方法などについて説明し、社員の疑問を解消しておきましょう。
新たな窓口やマニュアルの作成
テレワークの導入にあたり、マニュアルの作成や相談窓口の設置などの準備も進めておきます。新たなツールやシステムを活用する場合は、操作方法やトラブル時の対処法などについて記載しておくことで、不要なトラブルを避けられます。
まとめ
テレワークの導入をスムーズに行うには、適切なルール作りが欠かせません。ルール作りの手順を参考に、就業規則の見直しやテレワーク社員の管理方法、評価基準などについても検討する必要があります。
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