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電子署名とは?電子サイン・電子印鑑との違いやメリット・デメリットも解説

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電子署名とは?電子サイン・電子印鑑との違いやメリット・デメリットも解説

2023年01月24日

電子署名 とは

電子署名は、電子文書が正式なものだと証明するために使用するものです。業務のペーパーレス化が進むなか、電子署名の活用を検討する企業は多いのではないでしょうか。この記事では、電子署名の概要や電子サイン、電子印鑑との違い、役割や仕組みを解説します。メリット・デメリット、導入方法などもあわせて、ぜひ参考にしてください。

目次

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電子署名とは

電子署名とは、そもそも何なのでしょうか。役割や電子署名法もあわせて解説します。

電子署名は電子文書の署名

電子署名とは電子文書における、署名・捺印です。従来のように紙で署名・捺印した後、スキャナで取り込んだ画像を文書で付与しても、その署名・捺印は簡単にコピーできるため、証明力がありませんでした。しかし電子署名なら、署名者のなりすましや改ざんの防止が可能です。

また近年、さまざまな場面でペーパーレスへの機運が高まっている背景も、電子署名の普及が進む要因となっています。

電子署名の役割

電子署名には、主に以下の2つを証明する役割があります。

・署名者の本人証明(本人が確かにその文書に署名したか)
・非改ざん証明(その文書が改ざんされていないか)

電子署名とタイムスタンプによって作成者と日時が記録され、なりすましにより作成された文書でないことが証明できます。また、作成者以外による文書内容の変更があった場合は警告が表示されるため、改ざんの検知が可能です。

押さえておくべき「電子署名法」

電子署名法とは、2001年4月に施行された法律です。電子署名が本物であると証明できる場合、書面を交わさなくても契約が成立することや、契約の役割などが規定されています。

近年はデジタル化が進み、電子署名のニーズはますます高まっています。電子商取引の信頼性を高め、社会経済活動のさらなる発展を目指すために法律が制定されました。

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電子署名と電子サイン・電子印鑑の違い

電子署名と混同しやすい用語に、電子サインと電子印鑑があります。それぞれどのような違いがあるか、以下で解説します。

電子署名と電子サインの違い

電子署名と電子サインの大きな違いは、第三者機関の有無です。電子サインは電子契約での意思表示で使用されるサインとして、契約書をはじめ、幅広い書面の署名や記録を証明するために用いられます。

電子サインは第三者機関を介さないため、確実な本人確認にはなりません。ただし、広義の概念としては電子署名とみなされるため、いろいろな場面で利用しやすい点が特徴です。

電子署名と電子印鑑の違い

電子署名は、電子文書の本人性と確実性を証明する役割があります。画像データに識別情報が付与されており、電子署名が本物であることを確実に証明できるのが特徴です。

電子印鑑とは、印鑑を単に画像データ化したものを指します。WordやPDFなどで比較的手軽に利用できます。また、作られた電子印鑑は簡単にコピー&ペイストができるため、電子署名ほどの証明力はありません。

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電子署名の仕組み

電子署名は、どのような仕組みで成り立っているのでしょうか。送信側・受信側の仕組みをそれぞれ解説します。

電子署名の送信側

送信側は、認証局に電子証明書の発行申請をした後、電子証明書を取得します。電子署名を入れる契約書に、秘密鍵で暗号化されたハッシュ値(ハッシュ関数で電子文書を計算し、求められる文字列)と電子署名を付与し、公開鍵と電子証明書を添付して受信者に送信します。

秘密鍵とは、自社が保有する非公開パスワードです。一方の公開鍵とは、秘密鍵とペアで作成して第三者に公開されるパスワードを指します。

電子署名の受信側

受信側は送信者から電子証明書と契約書を受け取った後、認証局のリポジトリと呼ばれるデータベースに対して電子証明書の有効性を確認します。さらに、ハッシュ値の一致を確認し、改ざんや偽装がないか確かめることも必要です。

受信側が公開鍵を使い、送信側から送られてきた情報を解読できれば、電子データの信憑性が確保されます。

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電子署名のメリット

電子署名には、どのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なメリットを解説します。

電子書類の信憑性が増す

従来の電子書類は簡単にコピーできるため、その書類が本当に本人の作成物かという信頼性の確保が困難でした。

しかし、電子署名ができたことで、電子書類の作成者が証明され、電子書類の信憑性が増しました。先述したとおり、電子署名は暗号化された公開鍵が使われており、内容を改ざんできないからです。

契約がスピーディになる

これまでの契約の流れでは、作成した契約書を印刷、押印、封入して郵送した後、相手方が押印して返送するなど数多くの手順を踏む必要がありました。

しかし、電子署名による電子契約が実現し、手順が簡単になったことで契約までの期間を短縮できます。契約までの流れがスピーディになれば、顧客・取引先の満足度のさらなる向上も期待できます。

ペーパーレス化につながる

電子署名を利用すれば書類を電子データ化できるため、ペーパーレス化につながります。ペーパーレス化が進むと、文書検索や情報の共有が簡単になります。書類の管理もデータ化によってシンプルになり、紙の文書のように保管スペースを確保する必要がありません。

また、印刷代やインク代のコスト削減が実現するため節約にもつながります。環境保護や SDGsの観点から、企業イメージの向上にも寄与するでしょう。

収入印紙代を節約できる

印紙税は契約書や領収書など、書面で締結する身近な経済取引にともなって課される税金です。課税文書作成は用紙への記入に関して定義されているため、基本的に電子契約書に印紙税は必要ありません。

規模が大きい企業や取引が多い企業は、印紙税が高額になる傾向にあります。しかし、電子契約を導入すれば大幅なコスト削減につながります。

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電子署名のデメリット

電子署名にはメリットだけでなく、当然ながらデメリットも存在します。代表的なデメリットを解説します。

顧客・取引先の理解が必要

電子署名を利用するには、受信側・送信側双方の同意が必要です。しかし、従来の紙媒体の書類に慣れている個人・企業も少なくありません。

電子署名を利用した経験がなければ、仕組みがわからず不安に感じたり、新しいやり方を手間に感じたりするかもしれません。スムーズな電子署名の導入には、顧客・取引先双方の理解が不可欠です。

電子契約ができない契約もある

企業が交わすほとんどの文書・契約は電子契約で締結できます。しかし、一部の契約は電子契約が利用できないため注意が必要です。たとえば、2022年現在、以下の契約は電子契約できません。

・事業用定期借地契約
・企業担保権の設定または変更を目的とする契約
・任意後見契約書

ただし、今後は電子署名が利用できる取引が拡大していくと予想されています。

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電子署名の導入方法

電子署名はどのように導入できるのでしょうか。以下で導入の流れを解説します。

電子署名の目的を明確にする

電子署名を利用するには、電子決裁・電子契約サービスの導入が必要です。電子署名を使う予定の書類の種類や、対象となる社内外の関係者を洗い出しながら、電子署名を導入する目的や意義を明らかにします。同時に、該当の書類や関係者が実際に電子署名を利用できるか否かの確認も重要です。

利用するサービスの決定

電子決裁・電子契約サービスは複数あります。自社に最適な特徴をもつサービスを選ぶには、サービス内容の比較検討が必要です。たとえば、比較の際に押さえるべきポイントとして次のような事柄が挙げられます。

・電子契約したい書類に対応しているか
・操作性や視認性はよいか
・ほかのシステムとの互換性があるか
・トラブル発生時のサポート体制は整っているか

導入目的にあわせて、サービスを比較検討したうえで決定しましょう。

社内外への周知

電子署名の目的が明確になり、導入するサービスが決まったら、利用に関して社内外にサービスの導入をアナウンスします。その際、契約や業務のフローを事前に説明しておくと、導入後の運用がスムーズになります。

先述したとおり、電子署名の導入には顧客・取引先の理解が不可欠です。周知の際には、導入メリットを伝えると理解を得やすくなるでしょう。

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電子署名の活用方法

電子署名は、どのような場面で活用できるのでしょうか。以下で電子署名の活用方法を解説します。

電子署名を活用できる場面

電子署名は、さまざまな場面で活用されています。たとえば、見積書や設計図書などに電子署名の付与が可能です。

また、開発中のシステムに電子署名機能を追加したり、電子署名に必要な機能一式をAPI連携し、理想の電子署名環境を構築したりできます。そのほか、電子化した契約書や議事録を電子化して署名することも可能です。

電子署名の活用例

電子署名は、多くの企業で活用が進んでいます。たとえば、利用者に向けたメガバンクの配信メールは、金融犯罪を防ぐために電子署名が付与されています。

また、ビットコインをはじめとした暗号資産の取引では、セキュリティの担保を目的とし、暗号資産の送金時に電子署名が活用されています。そのほか、給付金のオンライン申請時には申請者の電子署名が必要です。

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まとめ

電子署名とは、データ化した電子文書に対して付与される署名です。署名者本人が本当に署名しているか、内容が改ざんされていないかを証明する役割があります。電子署名を活用すれば、契約がスピーディになるほか、ペーパーレス化やコスト削減が可能です。

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