ハイブリッドワークとは?必要性やメリット・デメリット、導入方法などを解説
ハイブリッドワークとは、従来のオフィスワークとテレワークを組み合わせた新しい働き方です。この記事では、ハイブリッドワークの概要や必要性、メリット・デメリット、ハイブリッドワークに必要な環境、導入方法、成功のポイント、導入事例などを解説します。ハイブリッドワークの導入に向けてぜひ参考にしてください。
目次
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ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、複数の働き方を組み合わせ、状況に応じて働く場所を選べるようにする柔軟なワークスタイルのことです。従来のオフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方は、ハイブリッドワークの代表例です。近年は、勤務制度としてこの働き方を取り入れる企業もあり、今後さらに多様な業界での浸透が予想されています。
ハイブリッドワークの取り入れ方
ハイブリッドワークの取り入れ方はさまざまです。たとえば、育児や介護などで毎日の出社が難しい従業員が、状況に応じてテレワークとオフィスワークを使い分ける方法が挙げられます。
また、テレワークを希望する人を募り、希望した従業員のみテレワークを行うことも可能です。どのような取り入れ方も、従業員の事情や考え方にあわせ、働く場所を自由に選択できることを目指します。
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ハイブリッドワークの必要性
新型コロナウイルスの流行により、企業全体でテレワークの導入が進みました。しかし、実際にテレワークに取り組んでみると、コミュニケーション不足や環境・設備の課題、セキュリティ対策、従業員の健康状態の管理などの課題が見つかり、オフィスワークのメリットの再認識にもつながりました。
このような背景を踏まえ、各従業員が状況に応じて最適な働き方を選択できる、ハイブリッドワークのニーズが高まっています。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ハイブリッドワークの代表的なメリットを解説します。
幅広い人材の確保につながる
柔軟なワークスタイルを取り入れると、多様な人が働けるようになり、優秀な人材を確保できる機会が増えます。多様性を認める考え方が企業価値につながるという認識は、企業間で広まりつつあります。
労働力を確保することができれば人手不足の解消も可能です。従業員が長期的に働ける環境整備は、企業の安定的な成長にも寄与します。
企業の生産性が向上する
ハイブリッドワークは、業務内容にあわせて働く環境を変えられます。たとえば、ほかの従業員と対面で直接話し合いながら進めたほうが取り組みやすい業務はオフィスに出社して行い、自宅において1人で進めたほうが効率的な業務はテレワークで行うというような選択が可能です。
業務に相応しい環境を従業員自身が選択できれば生産性が向上します。また、従業員の主体性の醸成にもつながります。
オフィスの最適化ができる
オフィス運用はオフィスの賃貸料や敷金礼金、光熱費、備品購入費など、定期的に支払うコストが発生します。その点、ハイブリッドワークを導入すれば出社する従業員の数が減るため、オフィスが最適化されてコストの削減が可能です。オフィススペースを節約できれば、休憩やミーティングなどの際に空いているスペースを活用できます。
緊急時でも対応しやすい
オフィス出社の働き方に限定していた従来の勤務形態では、災害や事故などで交通機関が止まると業務に支障が生じていました。しかし、ハイブリッドワークを取り入れれば、出社せずとも業務の継続が可能です。ハイブリッドワークができる基盤を構築しておけば、緊急時に柔軟な対応ができるようになります。
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ハイブリッドワークのデメリット
メリットの一方で、ハイブリッドワークにはデメリットもあります。ハイブリッドワークの代表的なデメリットを解説します。
勤怠管理の手間が増える
ハイブリッドワークは従業員がさまざまな場所で働くため、勤怠管理が複雑で難しくなります。勤怠管理の問題を解決するには、勤怠管理ツールやグループウェアを導入するのもひとつの手です。たとえば、弊社が提供する「Microsoft 365 with KDDI」は、日々の業務に不可欠なビジネスツールがオールインワンで使えるサービスとなっており、いろいろな勤怠管理のケースに対応できます。
関連製品資料：Microsoft 365 with KDDI
評価での有利・不利が生じやすい
予定外の業務が生じた場合、オフィスに出社している従業員にその業務が任されるケースが多く、テレワークの従業員よりも、オフィスワークの従業員の評価が高くなる傾向にあります。また、オフィス出社とテレワークとでは情報取得スピードに格差が生じるため、結果的にオフィス出社の従業員のほうが成果を上げやすくなる点に注意が必要です。
コミュニケーションにおける課題
オフィスワーク・テレワークが混在していると、従業員同士で顔をあわせる機会が減り、社内コミュニケーションが不足する可能性があります。コミュニケーションが不足すると、意思疎通の食い違いや、チームワークに支障をきたす可能性があります。
社内コミュニケーションツールを導入したり、定期的なオンライン会議を行うなど、場所にとらわれずコミュニケーションする場面を意識的に増やすことが大切です。
ハイブリッドワークに必要な環境
ハイブリッドワークを実現するには、何が必要なのでしょうか。ハイブリッドワークの環境構築に必要なものを解説します。
ハイブリッドワークのためのICT環境
ハイブリッドワークのためには、テレワークをスムーズに行うためのICT環境が必要です。たとえば、メールや電話、チャットなど、情報共有を円滑にするICTツールが欠かせません。また、社外から社内情報へセキュアにアクセスするための環境づくりも重要です。
そのほか、例えば社内研修や取引先との商談などでも利用できるようなWeb会議システムへのアップデートや、オンラインで行える従業員の勤怠管理、経理システム、健康確認ができるツールなどの導入により環境を充実させることが求められます。
最適な評価基準の制定
ハイブリッドワークでは、従業員それぞれの仕事の場が異なるため、従来に比べて人事評価が難しい傾向にあります。オフィスワークとテレワークで評価に差が出ないよう、評価基準を明確に定めることが必要です。たとえば、評価方法を成果主義から能力主義にする、もしくは成果主義に統一するなど、ルールを明確にしておくと公平な評価につながります。
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ハイブリッドワークの導入手順
ハイブリッドワークをスムーズに導入するには手順を踏む必要があります。以下で導入手順を解説します。
オフィス環境を整備する
ハイブリッドワークを導入する際には、オフィス環境の整備が必要です。以下のようなツールを導入し、オフィス環境を整備します。
・リモートアクセスツール
・コミュニケーションツール
・勤怠管理システム
・セキュリティツール
・ペーパーレス化ツール など
特に大切なのは、ICTツールの用意です。テレワークをする従業員とオフィス出社をする従業員、どちらの業務にも支障が出ない職場環境を整えましょう。
ハイブリッドワークのルール制定
ハイブリッドワークは新しい働き方なので、導入当初は戸惑う従業員もいるかもしれません。しかし、具体的なルールがあればスムーズに取り入れやすくなります。
たとえば、勤務時間のどれだけの割合でリモートワークを選択できるのか、情報共有やコミュニケーションをどのようにとるかなど、事前に決めておきます。ただし、ルールを厳密にしすぎると働き方の自由度が低下してしまうため注意しましょう。
ハイブリッドワーク導入後に見直しを行う
ハイブリッドワークは導入して終わりではなく、その後の定期的な見直しも大切です。改善点が見つかった場合、職場環境やルールをその都度ブラッシュアップします。最初から完璧な環境の構築を目指すのではなく、運用しながら改善し、自社にあった制度として整えると効率的な導入が可能です。
ハイブリッドワークを成功させるポイント
ハイブリッドワークを成功させるには、いくつかポイントを押さえる必要があります。以下で具体的なポイントを解説します。
業務を属人化させない
取引先から問い合わせがあった際、特定の従業員しかわからない業務が存在する状態になると、担当する従業員がテレワークで不在の場合、対応が遅くなる可能性があります。業務担当者がオフィス出社していなくても業務が進められる状態にしておくことが大切です。
担当者が不在でもスムーズに業務できるようにマニュアルを作成したり、業務内容を共有する仕組みを構築したりするなど、業務の属人化を防ぐ必要があります。
フリーアドレスへの移行
フリーアドレスとは、オフィスで固定席を作らずに、席を自由に選ぶワークスタイルです。フリーアドレスを導入すると従業員が柔軟に働きやすくなります。ただし、どの従業員がどこにいるか把握しづらくなる点がデメリットです。解決策として、座席の利用状況を把握できるツールの導入が挙げられます。
→こちらも併せて読みたい「フリーアドレスのレイアウト例種類や導入するメリット、よくある失敗なども解説」
ハイブリッドワークの導入事例
ハイブリッドワークは、さまざまな企業で導入が進められています。以下で代表的な導入事例を解説します。
日本マイクロソフト株式会社
日本マイクロソフトでは、リモートワークとオフィスワークそれぞれの良さを組みあわせ、ハイブリッドワークを導入しています。
たとえば、週勤4日週休3日の導入や勤務制度の改善、ICTツールの活用促進、オフィスの改修などを進め、多様性のある働き方の実現に取り組んでいます。場所に依存しない新しい働き方は、環境負荷の軽減や雇用の柔軟性にもつながっています。
参考：リモート ワークから、ハイブリッド ワークへ｜Microsoft for business
Google LLC
Google社では、2021年5月にハイブリッドワークの導入を発表し、1週間のうち3日はオフィス、2日は自由な場所で勤務できる形態を可能にしました。また、1年のうち4週間はマネージャーの承認を条件に、従業員がどこからでも業務に入れるほか、休暇シーズンに従業員が勤務地を自由に選択できるなど、働き方を柔軟に選べる体制が整っています。
参考：A hybrid approach to work｜Google
まとめ
ハイブリッドワークとは、従来のオフィスワークとテレワークを組み合わせ、状況に応じて働く場所を選べるようにする柔軟なワークスタイルです。幅広い人材の確保や生産性の向上、オフィスの最適化、緊急時のスムーズな対応などのメリットがある反面、新しい職場環境の整備にはツール導入やメンテナンスなどの手間がかかります。
KDDI まとめてオフィスでは、ハイブリッドワークの導入をはじめ、オフィスのレイアウト変更や移転などに必要なオフィス什器・備品、通信環境構築、スマートフォン・タブレット・パソコン（PC）などのデバイス、クラウドサービスからセキュリティまで、あらゆるサービス・ソリューションをワンストップでご用意しています。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
