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「ワークフロー」を見直して生産性を高める
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ワークスタイル変革を模索する、中小企業の現在

あなたの会社では、ワークスタイル変革に取り組んでいますか?
2018年、KDDI まとめてオフィスが企業の皆さまに行った「IT成熟度診断アンケート」によると、ワークスタイル変革で実現したいことの第一位は「生産性向上」。人手不足や残業削減の波を受け、社員一人ひとりの生産性向上が差し迫った課題であることがうかがえます。とはいえ、変革に取り組む企業の多くが明確な数値目標を設定しておらず、本格的に着手しているとは言いがたい実情も見えてきました。
「確かな成果を出すには何をすればいい?」そんな疑問をお持ちの皆さまに、ここでは成功事例の一部をご紹介します。

ワークスタイル変革を模索する、中小企業の現在 グラフ
CASE STUDY
01

クラウド導入で
業務スピードが大幅アップ

「ワークフロー」の見直しで生産性を高める

精密部品メーカーのH社では、稟議書や申請書などの書類を手書きで作成し、何人もの上司の承認を得る必要がありました。回覧に時間がかかるため、他社に遅れを取ることも多く、ときにはビジネスチャンスを逃してしまうことさえあったそうです。
変革にあたっては、ワークフローを改善するとともに、社員全員にスマートフォンを支給。クラウド型グループウエアも導入して、組織内の情報共有の仕組みを抜本的に見直しました。その結果、業務スピードが飛躍的に上がるとともに、社員間の意志疎通もスムーズになり、業務全体が滞りなく流れるようになりました。

申請手続きにかかる平均日数 概要図
プロフィール
H社 精密部品メーカー 社員250名
電子部品や腕時計に使われる小型部品においては定評の高い、創業50年の精密部品メーカー。
本社のほか、2つの工場と3つの事業所を構える。独自の製造システムと熟練の職人技が、高い品質を支えている。
課題
01

決裁プロセスが原因で、
タイムリーな営業活動ができない

営業担当は、さまざまな申請書をすべて紙で作成するために、出先からわざわざ社に戻る必要がありました。また、決裁権を持つ管理職も会議や出張など外出が多いため、手続きが滞りがちに。承認には1週間以上かかるのが当たり前でした。

改善の結果

ワークフローの
クラウド化で、
業務速度が大幅アップ

課題01 改善の結果 イメージ図

いちいち紙で稟議書などを作成していた営業の負担が減るとともに、管理職は出先からLTE対応パソコンやスマートフォンでラクに決裁できるように。今回、決裁の流れを全面的に見直したことも功を奏して、稟議の大幅なスピード化を実現しました。

課題
02

社員間の情報連携のムダとトラブルが頻発

事業所の社員は外出が多いことから、業務連絡や情報共有が滞りがちで、二重に作業をしたり、行き違いが生じるなどして、トラブルや遅延が発生することもしばしばでした。また最近、中堅・ベテランクラスの女性社員が立て続けに育児や親の介護を理由に離職するケースが続き、優秀な社員の流出にも頭を悩ませていました。

改善の結果

グループウエアの導入で、
スピーディな連携と
多様な働き方を実現

課題02 改善の結果 イメージ図

グループウエアを導入することで、時間に縛られない迅速な情報共有が可能に。今まで起きていた「ムダ」を解消できました。また、これを機会にテレワークを採用し、制度面の改革も行いました。グループウエアのタスク管理やスケジュール管理、Web会議機能を駆使し、在宅勤務者も安心して働ける環境を整備しました。

課題
03

若手社員の育成が進まず、
作業効率の悪さが目立っている

2つの工場は、ベテラン社員から若手社員への、技術継承に関する同じ悩みを抱えていました。ベテラン社員の高齢化により、技術の継承は急務の課題とされていましたが、通常の業務をこなしつつ、若手社員の育成を平行して行うのは、実際のところ至難の業でした。ベテラン社員が口頭で説明し、若手社員は作業を見ながらメモを取るのですが、同じところでつまづいたり、同様の質問を繰り返すなど、なかなか思うように進みませんでした。

改善の結果

スマートフォン動画の
活用で、ベテラン社員の
技術を継承

課題03 改善の結果 イメージ図

工場内の全社員へスマートフォンを支給。ベテラン社員が作業する様子を動画で撮影し共有することで、いつでも作業手順や方法を再確認できるようになりました。これにより、若手社員の育成はもちろん、中堅社員の技術レベル向上にもつながりました。また、ビジネスチャットツールを入れることで、2つの工場の社員間のコミュニケーションを活性化させることにも成功。気軽なやり取りの中で、業務の不明点を質問すると誰かが答えるという使い方で、業務スピードも改善しました。

ワークスタイル変革で、
会社はこんなに変化した

ワークスタイル変革によって、H社にはさまざまな好ましい変化が訪れています。
決裁プロセスにまつわる無駄な時間と作業が一掃されたおかげで業務スピードが上がり、商機をいち早くつかめるようになったこと。組織の情報共有体制を整えたことで営業社員が直帰できるようになり、労働時間の短縮につながったこと。テレワークの導入で、女性社員の離職率が低下したこと。ベテラン社員のノウハウ共有で、若手社員のレベルアップと世代を超えたつながりが育まれていること。
あなたは、ご自身の会社にどんな変化を生み出したいですか?

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