基本のデジタル化:STEP 01

仕事道具のデジタル化

お使いの仕事道具の見直しはデジタル化への最初の一歩です。
ガラケーからスマートフォンへ切り替える。通信環境をデジタル化に耐えうるように
整備する。といった「道具の変更」から、
デジタル化の足腰を鍛えていきましょう。

いまお使いの道具を見直しましょう

従来の仕事道具・・・ガラケー・紙 ファイリング・判子など ⇒ デジタル化 ⇒ 新しい仕事道具・・・スマホなど

仕事で利用しているさまざまな道具。特に不自由を感じていないかも知れませんが、これを変えるだけでも業務が効率化することをご存じでしょうか? まずは身の回りの道具を見直すことから「デジタル化」をはじめましょう。

仕事道具1

ガラケーからスマートフォン

電話機はどれも同じだと思っていませんか?スマートフォンはただの電話機ではありません。持ち運べる小さなコンピューターとして通話以外にも柔軟にあなたの仕事を支えてくれます。移動中のメールチェックや資料の確認、デジカメとしても活躍します。さらにクラウドサービスと連携すると高度なデスクワークも可能です。

外出中にお客さまへの返事が遅れて失注 日報提出のために帰社。直帰できない 外出先や自宅で会社の仕事ができない
大事な要件を伝えたいのに電話がつながらない 定期的な会議などのために出社しなければならない
お客さまに提示したい資料が手元にない 経費精算などで紙の書類の提出が必要 ハンコを押すためだけに出社する
この悩み、全部スマートフォンで解決できます! 経費精算 電子契約 顧客管理 情報共有 ファイル・案件管理 チャット・コミュニケーション 勤怠・給与 テレワーク 何が変わるの? たとえば・・・
[従業員]交際費 領収書 レシートなど スマホで申請 ⇒ [管理職] スマホで承認 ⇒ 仕訳データの自動生成
経費精算などで紙の書類の提出が必要

経費精算はスマホから都度申請して自動集計

社員は月末に領収書やレシートと申請用紙を経理部に持参。担当スタッフは月末処理で毎回残業するのが当たり前。スマートフォンなら領収書を写真で撮影してその場で申請、都度オンラインで自動集計されるので集計作業にかかっていた残業時間もカットできます。

ここがポイント!

いつでも申請 / 負荷を分散して残業を抑制

サービスの紹介はこちら「ジョブカン経費精算

ビジネスに役立つ機能 メール・動画・画像・チャット 外出先でも即応答 お客様への情報の共有がスムーズに
大事な要件を伝えたいのに電話がつながらない

スマホを活用した返答で業務スピードをアップ

外出時にお客さまからメールで問い合わせがあったと社内スタッフから連絡を受けた。利用しているガラケーでは社用メールが確認できず、結局社へ戻り残業して対応した。スマートフォンなら出先から社用メールの確認や、チャット機能で迅速なレスポンスが可能。業務が滞ることがありません。

ここがポイント!

資料や画像もすぐに確認 / 電話以外の手段で返答

サービスの紹介はこちら「Microsoft 365 with KDDI」「Google Workspace™ 」「LINE WORKS with KDDI

仕事道具2

紙の資料は電子化してクラウドへ保存

たとえば、紙のカタログや資料はすべてデジタル化してスマートフォンやタブレット、PCで持ち運びできます。
軽量かつ、いつでも必要な資料を用意することができるようになります。また紛失による情報漏洩のリスクも軽減できます。

資料の電子化で
生産性が大幅アップ!

紙の資料がたまり、オフィス空間が圧迫されていませんか?すべてスキャンしてデジタル化すれば資料のファイリングが不要になり、オフィスはスッキリ。さらにオンラインストレージに保存すれば、いつでもどこでもアクセスができるので外出先で急に必要が生じたときでも安心です。打ち合わせや商談前にプリントアウトの必要もありません。

紙媒体 ⇒ デジタルファイル化 ⇒ スマホ / パソコン タブレット
どこからでもデータが取り出せる

ファイリングが必要な紙資料もデジタル化でストック。キーワードで検索をかければ、欲しい資料にすぐたどりつけます。

時間とコストのムダをカット

打ち合わせ資料の事前印刷がなく、印刷コストカットができるほか、事前準備にかかる人的工数も軽減できます。

デジタル化で
仕事の質が変わる

オンラインストレージに格納した資料はキーワード検索で即座に見つけられます。紙の資料を手作業で探すよりも格段に効率的です。タブレット端末と組み合わせれば、商談資料の準備の手間や持参忘れのトラブルからも開放され安心です。さらに商談中に必要になったカタログや写真、動画などもオンラインストレージから取り出して提案に活用することも可能。デジタル化で時間を有効に活用して仕事の質を向上させましょう。

仕事道具3

インターネット回線を高速化

オンライン会議が快適に

途中で会話が聞こえなくなったり、画像が粗くなったりすることがなくなります。

通常業務が高速に

業務で発生する調べ物やファイル送受信の待ち時間短縮になります。

ストレスの元凶を取り除きましょう

調べ物をしていても画面の表示が遅い、取引先からのファイルのダウンロードが終わるまで待つといった何気ないストレスも累計すると業務時間における大きなムダにつながっています。社員が快適に仕事ができる環境の要件としてインターネット回線の見直しは急務です。

仕事道具4

複合機をデジタル化にフル活用

紙文書をスキャン ⇒ デジタルファイル化 ⇒ E-mail・FTPサーバー・共有フォルダ

複合機をデジタル化にフル活用

紙資料のデジタル化はおまかせ

複合機を印刷とコピーだけに使用していませんか?紙資料のスキャンはもちろん、取り込んだデータを共有フォルダへ自動保存したりメールを送信するなど複合機にはデジタル化に便利な機能がたくさん。データ化のためのデバイスとしてぜひ活用しましょう。

※機種により機能は異なります。くわしくはお問い合わせください

基本からスタート!
デジタル化ステップ

基本的なデジタル化の進め方をわかりやすく段階にわけてご用意させていただきました。
ご自身の状況に合わせてご参照ください。

STEP01

こんな方にオススメ

まだガラケーを使用、紙の資料が中心

仕事道具のデジタル化

お使いの仕事道具の見直しはデジタル化への最初の一歩です。ガラケーからスマートフォンへ切り替える。通信環境をデジタル化に耐えうるように整備する。といった「道具の変更」から、デジタル化の足腰を鍛えていきましょう。

  • ガラケーからスマートフォンへ
  • 紙の資料は電子化してクラウドへ保存
  • インターネット回線を高速化
  • 複合機をデジタル化にフル活用
もっとくわしく
STEP02

こんな方にオススメ

スマホは導入済み、クラウド未体験

オンラインサービスの導入

スマートデバイスと通信環境が整ったら、次はオンラインサービスの活用を検討しましょう。場所を制限しない業務の実現や、データ共有の自動化など、これまでの仕事を効率化しつつ、コストを削減しましょう。

  • オンラインサービスとは?
  • 会議・商談
  • 労務管理・経理業務
  • 人材採用
もっとくわしく
STEP03

こんな方にオススメ

内線の取り次ぎが多い、社内管理が煩雑

デジタルを活用した働き方の見直し

近年、われわれの労働をとりまく環境は大きく変化し、オフィスに出社する拠点集中型の働き方からテレワークなどの個別分散型への移行が急速に進んでいます。 働く場所を選ばず、仕事を止めない。ワークスタイルの見直しにはデジタル化がおすすめです。

  • 会社の代表電話や内線もスマートフォンに転送
  • クラウド型で場所を選ばず勤怠データを連携
  • 空いたスペースのフル活用で、「今」に合わせた活気あるオフィスに
  • オンライン管理でリスク対策を徹底
もっとくわしく

デジタル化・DXならKDDIグループ

KDDIグループでは、お客さまの課題を解決するためにビジネスの共創を行うパートナーとして
企業規模によらず最適なソリューションのご提案とその実現をサポートしています。

KDDI まとめてオフィスおまかせください

KDDI まとめてオフィスなら、働く「場」を繋ぐスマートフォンや通信機器・クラウドサービスの取り扱いはもちろん、
オフィスの縮小や分散、リニューアルなどに必要な什器や設備もご用意。
導入からアフターサポートまでをワンストップで提供できます。オフィスの課題は、KDDI まとめてオフィスにおまかせください。

通信と端末

スマートフォン・ネットワーク・通信・PC・タブレットなど

オフィス

リニューアル・什器・設備・衛星用便など

サービス

WEB会議・クラウドサービス・セキュリティ

01

お客さまの悩みに寄り添ったご提案

導入にあたりなにを準備すればよいかお悩みではありませんか?
まずはご要望をお聞かせください。
お客さま課題を解決する、最適な機器やサービスをご紹介します。

02

ワンストップですべてをご用意

端末と通信回線、オフィス什器や設備などを複数の事業者と個別に契約するのは煩雑で時間がかかります。
KDDI まとめてオフィスならすべてをまとめてひとつの窓口で承ることが可能です。

03

アフターサービスもおまかせ

導入後はもちろん運用で生じるさまざまなトラブルも、しっかりサポート。
お客さまの業務遂行を全力で応援します。

導入は簡単!
KDDI まとめてオフィスの営業がフルサポート

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