ホームソリューション・商品いますぐはじめる ステップアップ!「デジタル化」
基本のデジタル化:STEP 02 オンラインサービスの導入

基本のデジタル化:STEP 02

オンラインサービスの導入

スマートデバイスと通信環境が整ったら次は、オンラインサービスの活用がおすすめ。
場所を制限することなく業務ができたり、データの共有や自動化など、
これまでの仕事を効率化して、コストを削減しましょう。

オンラインサービスとは?

パソコン (PC)の処理能力の向上と高速なインターネット環境の普及は、これまで一般的だったPCへのインストール型の
ソフトウェアからブラウザ内で利用可能なオンラインサービスへの変化を大きく推し進めています。
これらはSaaS(サース:Software as a Service)と呼ばれ、
従来のソフトウェアに比べ容易なセットアップや柔軟なライセンス管理などのメリットがあります。

  • ・PC毎にソフトウェアのインストールが必要
  • ・購入したライセンスは利用者の有無に関わらず一定
  • ・バージョンアップなども個別に対応が必要
  • ・ブラウザからログインすればすぐに利用可能
  • ・利用者の増減に応じて支払金額も柔軟に変化
  • ・バージョンアップに伴う作業は不要
  • ・さまざまなデバイスに対応

オンラインサービス1

Web会議を用いた商談で業務のスマート化を実現

インターネットを利用したWeb会議・商談は、お客さま先に訪問しなくてもマイクやカメラが搭載されたスマートフォン (スマホ)やPCがあれば簡単に開催できるので、2020年のコロナ禍以降、急速に導入されるようになりました。

Web会議ツールを活用することで、今まで移動にかかっていた時間を新しい商談にあてられるため、商談の機会も増え結果的に成約数の底上げも期待できます。これまでの対面営業の重要性もありますが、Web商談は、感染対策の枠を超えてこれからの時代にはますます必要とされていくでしょう。

商談における業務のスマート化のためのポイント

課題

対面での打ち合わせで
他の業務が滞る

先方への訪問がある日は、移動時間と打ち合わせを合わせて数時間は外出。その間は他の業務ができないため、帰社して対応するとどうしても作業時間が足りず残業してしまうことも。

解決

打合せもほかの業務も
遅滞なくスムーズに

オンラインでの打ち合わせなら、物理的な移動にかかっていた時間や交通費が不要に。時間を無駄にすることなく他の業務を進めることができるため、残業の抑制にもなります。

課題

会議室が不足して
打ち合わせの場所が確保できない

限られた会議スペースを社内外のメンバーで取り合っている状態のため、打ち合わせの調整が難しく急な変更などへの対応ができない。予約されているのに使われていない会議室があるなどスペースの有効活用ができていない。

解決

自席からでも会議や商談ができ
スペースが不要に

打ち合わせは、会議室の予約確保やお客さま先へ訪問をしなくても会社の自席から参加が可能に。お客様とこれまで電話で会話していた感覚で、資料を画面で共有しながら商談を行えるようになり業務のスピードもアップします。

課題

感染症対策が足りず
打ち合わせができない

対面での打ち合わせに向けた感染症対策の整備が整っておらず、お客様との打ち合わせができない。また、出社人数の制限により、出社している社員と在宅勤務の社員が混在し社内外の打ち合わせの調整が難しい。

解決

オンラインで
感染リスクを回避して打ち合わせ

オンラインなら対面での感染症対策が不要に。また、1つの場所に集まらなくても会議や商談への参加が可能。業務を止めずに従来通りに仕事ができるので、柔軟な働き方への対応も行えます。

課題

打ち合わせに参加できないと
情報の共有が難しい

急用などで欠席した会議の内容は、参加者に直接ヒアリングするか議事録でチェック。当日の会議の温度感がわからないので情報量が足りないことも。

解決

ファイルや録画データで
会議の振り返りも安心

録画ができるWEB会議ツールを使えば、不参加だったメンバーに録画データを渡して会議の様子を共有。記録を目的とした議事録作成の時間も不要になるほか、使用したファイルもすぐに閲覧ができるので情報の伝え漏れも防げます。

オンラインサービス2

労務管理・経理業務をオープンにして業務の効率化

従来の労務管理や経理業務は、専門性が高くどうしても担当者に任せきりに。そのため、担当者は月末に集計作業が集中して残業が常態化してしまう、という側面がありました。また、会計ソフトなどは会社のシステムに入っているため出社をしなければ作業を進められず、感染対策にも課題がありました。

オンラインサービスを導入すれば、データはクラウド上で一括管理・最新の状態に自動反映されるので作業の手間が省け、さらに、データは複数の担当者間で簡単に共有できるため、大幅な業務効率化が期待できます。また、業務がインターネット上で行われることでどこからでも作業できることも大きなメリットです。

労務管理・経理業務で業務効率化するためのポイント

課題

経費精算や各種計算で
残業が常態化

月末に集中する経費精算や給与計算。社員から提出されるデータを経理スタッフが手作業で処理するため、どうしても業務量のバランスが悪くなり月末の残業が常態化してしまう。

解決

集計や計算の自動化で
残業を抑制

経理業務をオンラインサービスに切り替えて、各自がデータを入力する方式に変更。作成されたデータはそのまま自動処理されるので、月末の手作業が不要になり残業を前提としない業務管理が可能になります。

課題

作業のためには
出社や勤務の調整が必要

経理や労務の業務が専用PCとソフトウェアで行われており、感染症のリスクや時短勤務であっても担当社員には調整して出社してもらう必要がある。もしものときに業務が止まってしまうリスクが不安。

解決

テレワークで
どこからでも作業が可能に

インターネット環境下で利用できるオンラインサービス型なら、スマホなどのデバイスからでも作業ができるので社員の安全を確保しながらどこからでも通常の業務を実現。多様な雇用形態に対応できるだけではなく災害時を予期したBCP対策にもなります。

課題

負担が大きく
法改正の対応が後手に

経理や労務関連の業務は、法律の改正時にしっかり対処を行わなければならないが、担当者はその対応方法の確認、システム改修などにかかる手間や負担が大きく、リスクも抱えている状態。

解決

オンラインサービスで
最新の法改正にも対応

税制改正や労働基準法改正等があった場合も、サービス側で自動対応。最新の状況に合わせてアップデートされるため、会社側でソフトを買い直したりする手間や費用の必要がなく、対応不備のリスクも軽減できます。

課題

システムごとに
仕様が異なり作業が煩雑に

Excelで給与計算をしている場合、勤怠管理システムから出力したデータをCSVで出力して別で手集計する・・・などそれぞれのデータを複雑な手順で処理をしなければならず、ミスにつながりやすい上、担当者の負担が大きい。

解決

自動でデータ集計も。
システム連携で業務効率化

オンラインサービスなら、簡単に連携できるシステムが豊富。たとえば、給与計算サービスと勤怠管理サービスをシステム連携することで勤怠データを自動で給与計算してくれるので、チェック作業や集計作業にかかっていた時間を大幅に削減できます。

オンラインサービス3

採用管理をクラウド化してリスクと負担を軽減

採用管理は、応募者の膨大な個人情報の取り扱いと社内のスケジュール調整が求められるデリケートな業務です。情報の流出やブッキングのミスなどのトラブルは会社の信用失墜にもつながるため慎重な作業が求められます。オンラインサービスはこのような負担の軽減を実現します。

採用業務の負担を減らすためのポイント

課題

面接の
スケジュール調整が大変

面接担当社員のスケジュールの確認と会議室の確保を行い、その結果を連絡することが必要なためとにかく大変。一日の業務の大半が予定の調整とメールの連絡で終わってしまうことも。

解決

オンラインのカレンダーで
予定を確認し自動連絡

オンラインのカレンダーサービスを利用することで、会議室と担当者の予定が可視化されて空きが一目でわかるように。予定の確保や変更の度に相手に自動メールを送ることもできます。

課題

応募者の情報が
知りたいときにわからない

応募者の履歴書や採用の進捗などの情報は人事の担当者がそれぞれに管理していて、本人以外は状況がわからない。急な休みやトラブル時のフォローができずに困る。

解決

クラウド上で
応募者の情報とステータスを共有

面接担当と人事担当がクラウド上で選考状況を共有。面接時に必要なデータもすべてクラウド上で管理しているため、人事担当者が急な不在となった場合も確認でき、トラブルに発展することなく安心です。

課題

郵送や書類管理による
時間の消費と漏洩リスク

応募者から郵送された書類の管理や、保存場所の確保に時間を取られてしまう。面談実施後の書類送付時の誤配送による情報漏洩のリスクがあるほか、担当社員が適切な対応をしているのか不安。

解決

応募から採用までを
オンライン上で一括で管理

採用応募をオンライン化すれば、書類の郵送が不要になり迅速な運用が可能に。自動化できる領域が増えることで不用意なトラブルなどのリスクを防ぐことができます。

課題

内定者フォローアップが
難しい

内定者には、入社までの不安に寄り添う丁寧な対応が重要だが、電話やメールだけではタイミングが合わず一方通行になりがち。多くの労力をかけて採用してもフォローが疎かになった結果、信頼関係が築けず辞退の連絡が入るケースも。

解決

密なコミュニケーションで
しっかりフォロー

オンラインチャットを導入すれば、内定者も電話よりずっと気軽にコミュニケーションがとれるように。また、WEB会議ツールを活用して社員との座談会といったイベント開催するなどいろいろな手段で接点が持て、内定辞退を防ぐ効果を期待できます。

基本からスタート!
デジタル化ステップ

基本的なデジタル化の進め方をわかりやすく段階にわけてご用意させていただきました。
ご自身の状況に合わせてご参照ください。

STEP01

こんな方にオススメ

まだガラケーを使用、紙の資料が中心

仕事道具のデジタル化

お使いの仕事道具の見直しはデジタル化への最初の一歩です。ガラケーからスマートフォンへ切り替える。通信環境をデジタル化に耐えうるように整備する。といった「道具の変更」から、デジタル化の足腰を鍛えていきましょう。

  • ガラケーからスマートフォンへ
  • 紙の資料は電子化してクラウドへ保存
  • インターネット回線を高速化
  • 複合機をデジタル化にフル活用
もっとくわしく
STEP02

こんな方にオススメ

スマホは導入済み、クラウド未体験

オンラインサービスの導入

スマートデバイスと通信環境が整ったら、次はオンラインサービスの活用を検討しましょう。場所を制限しない業務の実現や、データ共有の自動化など、これまでの仕事を効率化しつつ、コストを削減しましょう。

  • オンラインサービスとは?
  • 会議・商談
  • 労務管理・経理業務
  • 人材採用
もっとくわしく
STEP03

こんな方にオススメ

内線の取り次ぎが多い、社内管理が煩雑

デジタルを活用した働き方の見直し

近年、われわれの労働をとりまく環境は大きく変化し、オフィスに出社する拠点集中型の働き方からテレワークなどの個別分散型への移行が急速に進んでいます。 働く場所を選ばず、仕事を止めない。ワークスタイルの見直しにはデジタル化がおすすめです。

  • 会社の代表電話や内線もスマートフォンに転送
  • クラウド型で場所を選ばず勤怠データを連携
  • 空いたスペースのフル活用で、「今」に合わせた活気あるオフィスに
  • オンライン管理でリスク対策を徹底
もっとくわしく

デジタル化・DXならKDDIグループ

KDDIグループでは、お客さまの課題を解決するためにビジネスの共創を行うパートナーとして
企業規模によらず最適なソリューションのご提案とその実現をサポートしています。

KDDI まとめてオフィスおまかせください

KDDI まとめてオフィスなら、働く「場」を繋ぐスマートフォンや通信機器・クラウドサービスの取り扱いはもちろん、
オフィスの縮小や分散、リニューアルなどに必要な什器や設備もご用意。
導入からアフターサポートまでをワンストップで提供できます。オフィスの課題は、KDDI まとめてオフィスにおまかせください。

通信と端末

スマートフォン・ネットワーク・通信・PC・タブレットなど

オフィス

リニューアル・什器・設備・衛星用便など

サービス

WEB会議・クラウドサービス・セキュリティ

01

お客さまの悩みに寄り添ったご提案

導入にあたりなにを準備すればよいかお悩みではありませんか?
まずはご要望をお聞かせください。
お客さま課題を解決する、最適な機器やサービスをご紹介します。

02

ワンストップですべてをご用意

端末と通信回線、オフィス什器や設備などを複数の事業者と個別に契約するのは煩雑で時間がかかります。
KDDI まとめてオフィスならすべてをまとめてひとつの窓口で承ることが可能です。

03

アフターサービスもおまかせ

導入後はもちろん運用で生じるさまざまなトラブルも、しっかりサポート。
お客さまの業務遂行を全力で応援します。

導入は簡単!
KDDI まとめてオフィスの営業がフルサポート

ご相談・
お問い合わせ

スタッフから
ご連絡

ご要望に応じた
コーディネート

ご利用スタート・
サポート開始

デジタル化KDDI まとめてオフィスにおまかせください