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会社用スマートフォンで実現する、在宅勤務の円滑な社内コミュニケーション

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会社用スマートフォンで実現する、在宅勤務の円滑な社内コミュニケーション

2021年01月14日

テレワークのイメージ

緊急事態宣言以降に本格的に広まった在宅勤務。しかし、「在宅勤務・テレワークを導入したことで、社内共有やコミュニケーションの質が低下している」と感じている企業さまも多いのではないでしょうか。

対面で顔を合わせられない在宅勤務において、社内共有やコミュニケーションを円滑に進めるための対策は必須です。

そこでぜひご検討いただきたいのが、社内用スマートフォンの有効活用です。この記事では、会社用スマートフォンを活用するメリットや、スマートフォンだからこそ可能な業務効率アップ術をご紹介します。

目次

在宅勤務の課題は『社内コミュニケーションの低下』

2020年7月にKDDI まとめてオフィスが行った調査(※1)のうち、「今後テレワークを拡大していくための課題」としてもっとも多くの声が挙がったのが「社内の働き方・業務の進め方・コミュニケーション方法の見直し(40.6%)」でした。

在宅勤務になったことでコミュニケーションが減少し、このことが業務上のミスやトラブルにつながった、スケジュール共有がうまくいかず、「誰が何をしているか分かりづらい」「社員の管理がむずかしい」--といった声が挙がり、テレワークを導入した企業において社内コミュニケーションにまつわるさまざまな問題が発生していることが分かりました。

ところで、新型コロナウィルスの感染拡大対策として急速に拡がった在宅勤務ですが、コロナ禍が収束したら在宅勤務も下火になるのでしょうか。

答えは「否」です。
コロナ禍以前から一定の企業は労働力人口減による恒常的な人手不足という課題へ対処するため、社員の働きやすい環境づくりや業務効率化・生産性アップを目的に、柔軟な働き方であるテレワークを推進してきました。コロナ禍が拍車をかけた形となりましたが、一定の企業におけるテレワーク推進はコロナ禍以前からスタートしていたといえます。

今後、在宅勤務が新しい働き方として企業に広く根付くためにも、今課題となっている社内コミュニケーション不足やこれに伴う業務の停滞・ミスの発生を改善することは、企業にとって火急の課題といえます。

(※1:KDDI まとめてオフィス株式会社 アンケート調査
    調査対象:企業のIT機器・オフィス機器に関する決裁者・決裁関与者
    調査機関:KDDI まとめてオフィス株式会社
    調査時期:2020年7月17日(金)~2020年7月18日(土)
    有効回答数:824サンプル)

円滑な社内コミュニケーションのカギは、会社用スマートフォンの活用

在宅勤務における社内コミュニケーションの活性化には、会社用スマートフォンの導入・活用がおすすめです。スマートフォンならではの機能を生かすことで、以下のようなメリットが期待できます。

  • 通話だけでなくテキストチャットが可能なので、気軽にコミュニケーションがとれる
  • ビデオ通話も可能なので顔を見ながら会話ができ、細やかなコミュニケーションにつながる
  • クラウドサービスのカレンダー活用で社員同士のスケジュール管理も簡単にできる

スマートフォンの機能を活用することで、社内コミュニケーションの活性化はもちろん、それにともなう業務効率のアップにもつながります。

『会社用スマートフォン』×『SNS・チャットツール』の活用でさらに便利に!

会社用スマートフォンを導入・活用するのであれば、以下のようなSNS・チャットツールもあわせて活用してみましょう。

Microsoft 365 with KDDI
Microsoft 365 with KDDIは、スマートフォンからもMicrosoft Officeのアプリケーションを利用できるサービスです。WordやExcel・PowerPointなどの業務に欠かせないツールを利用できるほか、50GB のメールボックスを備えたメールシステム、文書や資料などのファイルを保管・管理できるクラウドストレージ・社内SNS、在籍情報・オンライン会議やチャットができるMicrosoft Teamsなどスマートフォンで気軽にコミュニケーションが取れるツールも備わっているので、在宅勤務時でも情報共有をスムーズに行えます。

また、Office 365を入れておけば、移動中に文書を作成・編集したり、商談などの際にスマートフォン端末で資料を見せてプレゼンをしたりすることも可能に。在宅勤務時以外にも、業務効率アップに役立ちます。

【例えばこんなコミュニケーション】
●不動産業界:物件写真・動画の共有をはじめ、オンライン商談による活用まで
大容量ストレージによる膨大な物件資料(画像・動画)の一元管理・共有によりお客さまへ最新の物件情報をスピーディーに提案できるほか、コロナ禍によりニーズが高まっているオンライン会議にも対応。Office 365は物件商談におけるさまざまな場面で幅広く活用できます。

Google Workspace (TM)
Google Workspace は、Googleが運営するクラウド型グループウェアです。大容量のメールボックス・社員同士で共有可能なオンラインカレンダー・クラウドストレージ・ビデオ会議ができるGoogle Meet・気軽にSNSのように連絡が取れるChatなど、さまざまなツールを利用できます。在宅勤務で離れた場所にいても、社内と同じような感覚で情報共有やコミュニケーションができるようになります。

不動産業界のコラムはこちらから>>

【例えばこんなコミュニケーション】
●医療・介護業界:シフト管理をカレンダーアプリケーションで"見える化"
日勤、夜勤といったスタッフのシフトをスケジュールアプリケーションで管理。リアルタイムで共有されるのでシフト管理のコストを削減できました。

LINE WORKS with KDDI
LINE WORKS with KDDIは、日本国内で幅広い世代に利用されているLINEのビジネス版です。LINEの使いやすさ・便利さはそのままに、ビジネスでも安心して使える管理機能とセキュリティを備えています。

プライベートでLINEを使用している人は非常に多いので、無理なく社内に浸透させることが可能です。LINE WORKS with KDDIでは、通常のLINEと同様のトーク機能やビジネス用に使いやすいアドレス帳・社内の周知事項を掲載できる掲示板・メンバー間の予定を共有できるカレンダー・複数人での音声通話・ビデオ通話などが利用できます。
また、通常のLINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーとの連携も可能です。ユーザー管理やセキュリティ設定もできるため、お客さまや取引先ともスムーズかつ安全に連絡がとれます。

【例えばこんなコミュニケーション】
●電子部品業界:モバイル上に"対話の場"を作る
スマートフォンと『ビジネス版LINE』の活用で、社外にいることが多い営業同士の情報交換、技術系スタッフとの連絡を密に。常に最新の情報をお客さまに提供できる環境を作りました。

在宅勤務だけじゃない!会社用スマートフォンで業務コミュニケーションUP

会社用スマートフォンは、在宅勤務時以外でもコミュニケーション改善ツールとして有効に機能します。コロナウィルスによる現在の状況に対する一時的な策ではなく、今後の見通しをもって会社用スマートフォンを導入しましょう。例えば、以下のようなケースで会社用スマートフォンが有効活用されています。

【建設業】
多くの人が関わる業界。スマートフォン活用で、抜け漏れのないコミュニケーションを実現

現場監督は状況の変化を的確に把握し、関係者全員に情報共有をしておく必要があります。しかし、現場の実態は、黒板に書かれている周知事項をわざわざ確認しに行かないと当日の流れがわからないなど、足を運んで情報を得るような場合が多いのが現実です。

そこで役立つのが会社用スマートフォン。
スマートフォンにインストールした掲示板アプリを使えば、関係者全員に作業進捗や周知事項など細かい指示もタイムリーかつ円滑に連絡できます。また、音がうるさい建設現場という特性上、音声通話での連絡はしづらいこともありますが、テキストでのやりとりなら問題なく行えます。

店舗のコミュニケーション改善・お客さまからの予約受付にも会社用スマートフォンを活用

現在、飲食店やアパレルショップ・サロンなどのサービス業全般では、契約社員やパート・アルバイトなどの非正規従業員の比率が増加傾向にあります。そんな中問題になるのが、店舗内でのコミュニケーションの取りづらさです。
非正規従業員は、それぞれがシフトの時間帯や出勤日が異なるため、連絡事項がうまく伝わらない場面もあるでしょう。そんな現場でも、会社用スマートフォンは役立ちます。会社用スマートフォンにビジネス版のLINEである『LINE WORKS』を入れ「外部トーク連携」機能を使えば、非正規従業員の個人スマホのLINEとトークができるようになります。これにより、シフトや出勤日がバラバラでも、従業員全員に同じタイミングで連絡事項を周知させることが可能になります。

アプリとの併用の他にも、会社用スマートフォンを導入することで、店舗間や従業員同士の通話とお客さまとの通話を明確に分けることができます。例えば、店舗の電話しかない場合、本社や従業員とのやり取りで電話がふさがってしまったため、お客さまからの問い合わせや予約の電話がつながらないということになりかねません。会社用スマートフォンの導入は、こういった事態の回避にも役立ちます。

まとめ

会社用スマートフォンを導入・見直し、SNSツールやチャットツールを活用することで、在宅勤務時のコミュニケーション低下は大幅に改善されます。

また、社内共有や各従業員のスケジュール管理もしやすくなり、業務効率のアップ・効率化にも役立つでしょう。今後ますます働き方が多様化していく現代。このタイミングでの会社用スマートフォンの導入・見直しを検討してみてはいかがでしょうか。

※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。