ウェビナーツールはどうやって選ぶ？選び方のコツやおすすめツールを紹介
新型コロナウィルス感染症の影響により、密集、密接、密室の3密を回避が推奨されています。セミナーは屋内に数多くの人集まるため、どうしても3密にちかい状況になってしまうでしょう。しかし、Web上で行うウェビナーであれば、同じ場所に多くの人を集めずに開催できます。
この記事では、ウェビナーについてメリットやデメリット、ツールの選択方法などをくわしく解説します。
目次
ウェビナーとは？
ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）をあわせた造語で、Web上で行うセミナーをウェビナーと呼びます。ウェビナーのためのツールはオンラインでセミナーを行うだけではなく、Web上で行う採用面接などの目的でも使用できます。
ウェビナーにはおもにライブ配信と録画配信の2種類です。ライブ配信は講師のセミナーをリアルタイムで視聴できるため、参加者は対面で行うセミナーのような臨場感を味わえるでしょう。
録画配信では何度でも同じウェビナーを提供可能で、参加者の都合が良いときに視聴してもらえます。ウェビナーの開催にはウェビナーに特化したウェビナーのためのツール、いわば「ウェビナーツール」の利用がおすすめです。
ウェビナーツールとテレビ会議のためのツールは違う？
ウェビナーではテレビ会議でも利用されるツールを使用しての開催も可能です。ただ、ウェビナーツールとテレビ会議のツールは搭載されている機能に違いがあります。テレビ会議は少人数で双方向のコミュニケーションを想定されています。一方、ウェビナーツールは一対多数で使用されるため、チャットツールや聴衆が質問できるなどの機能が豊富です。
ウェビナーが必要とされる背景とは
2021年現在、ウェビナーの必要性が高まっています。それには以下のような背景があるとされています。
感染症対策
2020年、新型コロナウィルス感染症が世界的に拡大し、人と人の接触を減らさなければならなくなりました。そのため、今まで対面で行えたことができなくなり、大人数が一度に集まるセミナーの開催は難しくなっています。しかし、ウェビナーであれば人同士の接触を回避可能です。説明会や面接などの採用活動にウェビナーツールを活用する企業も増えています。
場所を選ばず集客できる
オフラインのセミナーはその場に足を運ばなければならず、開催会場から遠い地域に住んでいる人は参加しにくいです。しかし、ウェビナーはインターネット環境があれば自宅からでも参加できるため、住んでいる地域に関係なく誰でも参加できます。
実際にセミナーに参加するのはハードルが高いという人でも参加しやすく、幅広い人を集めるためにもウェビナーは必要とされています。
ウェビナーツールを使用するメリット
ウェビナーツールの使用にはさまざまなメリットがあります。そのなかから代表的なものについて解説します。
気軽にどこからでも参加できる
ウェビナーはインターネット環境とパソコンやスマートフォンさえあれば、場所を選ばず誰でも参加可能です。そのため、参加者は会場までの移動に時間やお金をかけなくても済みます。また、参加するために会場まで行くことが面倒だ、という理由の不参加も防げます。
実際に会場に行かなくても参加できるとなると、セミナー参加の心理的ハードルも大きく下がります。「少しだけ興味がある」というような人が参加してくれるかもしれません。
そのため、対面式のセミナーとは違ったタイプの人の参加がみられ、新しい層の顧客の獲得につながります。
聴講者が発言しやすく、双方向のコミュニケーションを取りやすい
オフラインのセミナーでは大勢の人が参加しているため、疑問点があっても質問しにくいという人は多いのではないでしょうか。しかし、ウェビナーではチャットツールや質問機能などを活用できるため、人の目を気にせず発言できます。アンケート機能があるものもあり、対面式のセミナーよりも発言しやすい環境といえるでしょう。
参加者が発言しやすくなれば、双方向のコミュニケーションが取りやすくなります。従来のセミナーとは違った活発な空気になるかもしれません。
コスト削減が期待できる
ウェビナーツールを活用したウェビナーは、開催側が負担するコストの大幅削減が期待できます。オフラインでのセミナーでは会場の使用料、会場設営日、当日の案内スタッフにかかる人件費などが必要です。しかし、ウェビナーではそのような会場にかかる費用がかからないため、対面式セミナーと比べ低コストで開催できるでしょう。
ウェビナーツールのデメリット
ウェビナーツールにまつわるデメリットとそれにまつわる解決方法について解説します。
参加者の反応が分かりづらい
ウェビナーでは直接参加者の顔や様子を確認できません。参加者の様子が分かりづらく、気がつけば離席者が多くでる可能性もあります。そこで、アンケート機能やチャットツールを活用し、参加者を飽きさせない工夫をしましょう。
通信環境にトラブルが起こるリスク
インターネット回線のトラブルやカメラや通信機器の故障などが起こるとウェビナーは開催できません。開催当日にトラブルが起きないように、事前にテストや、何かしらトラブルが起きたときのシミュレーションなどの準備が必要です。
ウェビナーツールの選び方
ウェビナーをとどこおりなく開催するためには、自社にあったウェビナーツール選ぶようにしましょう。ここでは、選び方を解説します。
開催規模・参加人数にあったツールを選ぶ
まずは、どの程度の規模のウェビナーを行うのか、参加人数がどのくらいなのかを明確化しましょう。ウェビナーツールによって最大利用人数は違います。想定参加者数があいまいだと、希望者全員がウェビナーに参加できなくなるかもしれません。ウェビナーツールでは基本的に最適参加人数の説明が掲載されています。自社の規模にあったものを選びましょう。
企業が利用するときは有料のツールが望ましい
ウェビナーツールには無料で使えるものも多々あり、コスト削減のために無料のウェビナーツールを活用する企業もあるかもしれません。しかし、無料のウェビナーツールは画質や音質があまり良くないものも多く、できれば有料のツールを利用しましょう。有料のウェビナーツールはウェビナーのための機能が豊富である場合が多く、参加者の反応も良くなります。
スムーズに導入できるか、操作できるか確認する
ウェビナーツールはそれぞれ使用方法が異なります。そのため、新しいウェビナーツールでウェビナーを開催するときは、必ず事前に操作性を確認しておいてください。ログインや資料の共有などを一通り操作してみて、問題なく開催できそうか確認しましょう。そうしておくと当日にまごつかずに済みます。
ウェビナーツールを選ぶコツとは
ウェビナーツールを選ぶときには、以下のコツを参考にしてみてください。
必要な機能がそろっているか
開催するウェビナーにはどのような機能が必要なのかを確認し、その機能がすべて備わっているものを選びましょう。機能を選ぶポイントは、対応可能人数、チャット機能、録画機能、アンケート機能、参加者への通知機能などです。どのような機能がついているのかはウェビナーツールによって異なるため、自社に必要な機能がそろっているものを選びましょう。
どのようなサポートがあるのか
ウェビナーツールによっては、ただツールを提供するだけではなくサポート体制が整っているものもあります。使い方がわからないときやトラブル発生時に対応をしてくれるものや、ウェビナー開催にスタッフが立ちあってくれるものまで、サポート方法はさまざまです。ウェビナー開催に関して不安がある企業はサポート体制も重要視するといいでしょう。
おすすめのウェビナーツール4選
ウェビナーツールとしておすすめのものを4つ紹介します。自社にあったものがあれば、ぜひ活用してみてください。
Cisco Webex Meetings （Cisco Webex with KDDI）
Cisco Webex Meetingsはインターネット環境さえ整っていれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、接続する機器は選びません。電話設備をクラウド化しており、テレワークにも適しています。映像は高品質であるため、スムーズなテレビ会議を開催可能です。
チャット機能、ファイル転送、画面共有、ホワイトボード機能など、ウェビナーでも使える機能も充実しています。
Google ハングアウト Meet(G Suite)
最大25人まで参加できるビデオ会議のツールで、小規模なウェビナーを開催するときにおすすめします。パソコンの画面や資料をリアルタイムで共有し、複数人でドキュメントの編集も可能です。そのため、開催側だけではなく参加者も活発に議論に参加でき、躍動感あるウェビナーが期待できます。リモートワークでも大いに活用できるでしょう。
Google ハングアウト Meet(G Suite)はこちら
Zoom
利用者がかなり多いツールです。高データの圧縮技術が優れており、モバイル回線を介していても品質が高い画質や音声を利用できます。ポケットWi-FiやLTEなどの狭帯域の回線でも問題なく使用できるため、外出先でセミナーを聴講したい人にも参加してもらえます。
接続デバイスのリソース状況の監視もリアルタイムで行われていて、映像が途切れる、送れるといった心配が必要ありません。
Cocripo
Cocripoは操作性が良く、とにかく簡単にウェビナーを開催できます。開催側がウェビナーのタイトル、内容についての概要、開催日時を入力すれば、自動で集客や予約募集のページが作成されます。誰でも簡単に操作できるため、ウェビナーツールの扱いに慣れていない企業にもおすすめです。操作マニュアルやサポートも丁寧にできており、国産ツールの良さが現れています。
まとめ
ウェビナーは感染症対策に有効であるほか、新しい顧客獲得の機会にもなります。ウェビナーツールにはさまざまなものがあり、自社にとって必要な機能があるものを選ぶようにしましょう。
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