テレワークにおけるチームマネジメントとは？課題を解決するためのポイントを解説
テレワークの導入にあたっては、その特徴を考慮したうえでチームマネジメントを実施する必要があります。この記事では、テレワークにおけるチームマネジメントについて、重要性や課題を解決するためのポイントについて解説します。テレワークをスムーズに進めるために、ぜひ参考にしてください。
目次
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テレワークにおけるチームマネジメントの重要性
テレワークでは、チームマネジメントが特に重要です。ここでは、テレワークにおけるチームマネジメントの重要性について具体的に解説します。
テレワークが増加している背景
政府が推進している働き方改革の一環として、テレワークにも注目が集まるようになりました。また、新型コロナウイルスの感染拡大が懸念されるようになり、感染防止を目的として、テレワークを導入する企業が急激に増えています。テレワークには、感染防止以外にもさまざまなメリットがあるため、以下でくわしく解説します。
テレワークのメリット
ここでは、テレワークにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
働き方の幅が広がる
社員には、さまざまな状況の人がいます。たとえば、育児や介護で忙しい人や、自宅での家事に追われている人も少なくありません。テレワークを導入することで、そのような状況でも柔軟な働き方を実現しやすくなります。今後ライフスタイルが変化しても、すべての社員にとって働きやすい環境を提供できます。
チーム内の個人が自立できる
オフィスで働いていると、わからないことは周りの人などに質問できます。しかし、テレワークでは社員同士が離れた場所で業務を進めるため、質問してもすぐに答えを得られるとは限りません。社員が自力で疑問を解決する習慣が身につき、自立を促す効果が期待できます。
災害時にも業務を継続できる
テレワークを導入していると、災害の発生によりオフィスが被災した場合にも、そのまま業務を継続できます。災害時に出社せずに済むため、社員の安全も守られます。大雨、台風、地震などの災害はいつ起こるかわかりません。日頃から備えておくことで、どのような状況にも対応しやすくなります。
テレワークにおいてチームマネジメントが重要な理由
すでに触れたとおり、テレワークにはさまざまなメリットがあります。しかし、社員がそれぞれ別の場所で働くため、クリアすべき課題があることも事実です。たとえば、コミュニケーションが不足しやすく、それぞれの仕事の状況も管理しにくくなります。社員のモチベーション管理が困難になる点にも注意が必要です。
テレワークの導入が進んでいる状況であるからこそ、チームマネジメントにも力を入れなければなりません。
テレワークにおけるチームマネジメントの課題
ここでは、テレワークにおいては、チームマネジメントにどのような課題があるのかを解説します。
意思疎通しにくい
テレワークでは、主にチャットやメールを使って社員同士がやり取りをします。直接顔をあわせて話す機会が減るため、細かい意思疎通が難しくなります。また、同僚が働いている様子がわからないことで連携がしにくくなり、業務をスムーズに進められないケースもあります。
新入社員に対するマネジメントが難しい
スキルや経験を多く積んでいる社員であれば、テレワークで個別に業務を進めることに問題は生じません。しかし新入社員は、まだ仕事に対するスキルや経験が少ないため、サポートが必要です。業務に関する具体的な指導は、離れた場所からでは難しい部分もあるでしょう。新入社員の成長するスピードが遅くなる可能性もあるため、対策が必要です。
→こちらも併せて読みたい「新人教育もオンラインで！テレワーク下の新人研修成功のポイントと注意点」
テレワークのチームマネジメントにおけるそれぞれの役割
ここでは、テレワークのチームマネジメントにおいて、個々の社員がどのように行動すべきであるかを解説します。
マネージャー
マネージャーは、社内の交流を活発にする機会を、多く作る必要があります。仕事に直接関係のない交流の機会も積極的に設けて、社員同士が気軽にやり取りできる雰囲気を作りましょう。また、チーム内のルールを定めることも大切です。たとえば、情報をドキュメント化して、チームのメンバー全員が、同じ認識をもてるようにする必要があります。
さらに、毎日ミーティングを行って、業務や会社の方向性について確認しましょう。ミーティングでは、社員からの質問に答える時間を作ることが重要です。このような取り組みにより、社員の意識を統一し、同じ目標に向かって業務に取り組めるようにしてください。
チーム内の個人
チーム内の個人に、マネージャーから働きかけて、テレワークをスムーズに進めるための行動を促す必要があります。たとえば、それぞれの業務内容を可視化したうえで、チーム内に共有させましょう。コミュニケーションにおいては、明確なリアクションにより、相手に意思を伝えやすくすることも重要です。
また、テレワークを行うときは、集中できる環境を確保させましょう。オンとオフをしっかり切り替えるための工夫を取り入れさせることも大切です。
テレワークのチームマネジメントのポイント1：業務の可視化
ここでは、テレワークのチームマネジメントのポイントとして、業務の可視化について解説します。
仕事の進捗状況を可視化する
テレワークでは、各社員の仕事の進捗状況を可視化する必要があります。業務シートを作成し、担当者や現状をこまめに記載すると効果的です。このようにすると、業務シートを閲覧するだけで全体の状況を把握できるため、連携しやすい状況になります。
→こちらも併せて読みたい「在宅勤務時の業務報告書の作り方と効果的に活用するポイント」
顧客との連絡を共有する
顧客に対する連絡は、こまめに共有しないとサービスの質を低下させる原因になります。テレワークで社員同士が離れて働く場合、より確実に情報共有を行わなければなりません。たとえば、顧客にメールを送る際には、必ず上司をBccに入れるようにすると、確認や指導もスピーディに行えるため安心です。
テレワークのチームマネジメントのポイント2：プラットフォーム作り
ここでは、テレワークのチームマネジメントのポイントとして、プラットフォーム作りについて解説します。
情報を一元化する
業務に必要な書類やデータは一元化し、シートにまとめてわかりやすく管理しましょう。たとえば、テレワークを行う日程、問い合わせ先の一覧、システムを利用する際のルールなどを、まとめておくと便利です。情報を一元化していると、知りたいことをすぐに確認できるため、生産性の向上にもつながります。
業務を切り分けてルール化する
テレワークを始めるときは、業務全体の流れを見直したうえで、ルールを決めることも大切です。ルールが明確になると、社員同士が離れた場所で働いていても、業務を円滑に進められます。工程を切り分けて作業できる体制を作り、誰が何をすべきであるかを、わかりやすくしましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのルール作りのポイント｜導入に必要な手順を解説」
テレワークのチームマネジメントのポイント3：認識のすり合わせ
テレワークでは、他のメンバーが個別にやり取りしている内容がわかりません。そのため、指示するポイントを役職ごとに決めておかないと、部下は同じ指示を複数の上司から、何度も受ける可能性があります。業務の効率化により生産性を高めるには、そのような状況は避けるべきです。
マネージャーからは連絡や共有を行う、リーダーからは具体的な数字について指示するといったルールを決めるとよいでしょう。
テレワークのチームマネジメントのポイント4：コミュニケーションスキルの向上
ここでは、テレワークのチームマネジメントのポイントとして、コミュニケーションスキルの向上について解説します。
価値観を共有する
テレワークでは、心理的安全性を確立して、コミュニケーションをとりやすい状況を作ることが大切です。心理的安全性とは、他者からの反応を恐れず、ありのままの姿をさらけ出せる状態です。たとえば、社員同士が率直な意見を出しあって、価値観を共有できる場面を設ける必要があります。どのようなことも話しやすい環境を作ると、テレワークにおいてもコミュニケーションをとりやすくなります。
伝え方を工夫する
テレワークにおいては、社員の問いかけ方や、提案の仕方も工夫させる必要があります。重要なのは、相手に正確に伝わっているかを意識させることです。離れて働くからこそ、意思疎通のためには、根拠まで明確に伝えなければなりません。質問や提案の内容を工夫させるだけではなく、伝え方にこだわる必要性についても理解させましょう。
テレワークのチームマネジメントのポイント5：モチベーションの維持
テレワークでは一緒に働く社員が近くにいないため、仕事に対するモチベーションが下がりやすくなります。そのような状況を防ぐには、常にチームの仲間と一緒に働いていることを実感できるような工夫が重要です。たとえば、Web会議システムを活用して朝礼を行ったり、チャットを通して業務の終了報告を実施したりするだけでも、一定の効果が期待できます。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク中にモチベーションを上げるには？具体的なポイントを解説」
テレワークのチームマネジメントのポイント6：チームワークの向上
テレワークで社員同士がスムーズに連携するには、仕事に直接関係ないコミュニケーションも大切にしましょう。たとえば、ランチミーティングやイベントなどを企画することで、離れていても社員同士が楽しく盛り上がれます。業務においても、気軽に連絡しやすい雰囲気になり、やり取りを円滑に進めやすくなるでしょう。
まとめ
テレワークの導入を進めるには、チームマネジメントにも力を入れる必要があります。その結果、テレワークのメリットを活かして、円滑に業務を進めやすくなります。離れていても社員同士が連携しやすい環境を構築しましょう。
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