クラウドを有効活用することで セキュリティがより強固に！！

USBメモリの持ち出しによる紛失も、いまだ個人情報流出事故において顕著な原因のひとつです。USBメモリの使用を禁止するのも一案ですが、どこからでも安心して情報にアクセスできる便利さは、業務の効率化においても損ないたくないところです。その解決策として有効なクラウドサービスについて今回は触れてみましょう。

目次

• 『どこでも情報にアクセスできる』便利さと強固なセキュリティを備えたクラウドサービス
• 従業員が『情報の重要性』を再認識するセキュリティ対策を

『どこでも情報にアクセスできる』便利さと強固なセキュリティを備えたクラウドサービス

データの持ち運びによく使われるUSBメモリ。何かと重宝するツールではありますが、当然ながら『紛失するリスク』を伴うものです。

以下は、個人情報の漏洩媒体・経路を示したデータです。

1位はインターネット経由。続く2位が『USB等可搬記録媒体』からの流出となっています。ちなみに経年データでは減少傾向にあるのですが、業種別でみると教育・学習支援業と医療・福祉における『USB等可搬記録媒体』からの流出は、高止まりのまま。2017年度も、複数の大学で学生氏名や出席状況、成績評価の一部などが流出。入試出願者の個人情報が流出したケースもあります。

こうした事故を防ぐために『USBメモリは使わない』『個人情報をUSBメモリに記録することを禁止』といったルールを敷いている企業や団体もあります。これはこれで、正しい措置でしょう。

しかし、オフィス内の自分のパソコンの前でしか情報を閲覧・入力できない状況は、何かと不便が生じることも事実です。業務の効率化が妨げられるだけでなく、近年奨励されている自宅勤務などのテレワークが実現しづらい状況が生まれ、働き方の自由度も狭まってしまいます。

そこで活用したいのが、クラウドサービスでのデータ管理です。一般的に、データはパソコン内部に保存されていますが、クラウドサービスはインターネット上にデータが保存され、サービス提供者が管理を行っています。つまり、パソコンが壊れたり紛失した場合でも、インターネットにつながる他の端末からデータにアクセスでき、利用（閲覧・編集・保存）することができるようになります。

さらに法人・ビジネス向けのクラウドサービス「Office 365 with KDDI」なら、キャリアであるKDDIのセキュリティ体制で、クラウドを安全・便利に使えるうえ、ビジネスの定番Microsoft Officeをどこでも利用可能です。

メールやスケジュールなどのグループウエアも使用でき、業務効率化にもつながります。

また、スマートフォンやタブレットなど、どのデバイスからでも利用できるのは便利な反面、もしIDやパスワードが漏れたら一大事です。そこで、利用するデバイスやアクセスする場所をあらかじめ制限設定しておいたり、その場1回限りで通用するワンタイムパスワードを着信で知らせるなど、さまざまな認証機能を追加することができます。

セキュリティ対策であると同時に、業務効率化にも大きく貢献するクラウドサービスをぜひ活用してみてはいかがでしょう。

従業員が『情報の重要性』を再認識するセキュリティ対策を

企業が保有する個人情報は、どこから漏れるのでしょうか？　全5回の当コラムでは、『オフィス環境』と『ネットワーク』、双方の観点から流出の原因や対応策についてお伝えしてきました。今後もネットワーク上に新たな脅威が生まれてくることは、これまでのインターネットの歴史を振り返ってみても容易に想像できます。その一方で、オフィス環境の不備による流出事故もゼロになることはないと思われます。オフィス環境とネットワーク、双方からセキュリティを強固にするアプローチが必要です。

そのためにはまずルールを作り、オンラインとオフラインそれぞれで『重要な情報の置き場所』と『アクセス権限』を設けたうえで、適切なツールを導入していくべきでしょう。

ツールや設備の導入はセキュリティを強固にするだけでなく、従業員一人ひとりが『自ら扱っている情報の大切さ』を再認識し、気を引き締める好循環にもつながります。当コラムの第一回目で『流出要因として最も多いのは人為的な管理ミス』だとお伝えしましたが、このリスクを軽減させるためにも、セキュリティ設備の充実は重要となってきます。

KDDIまとめてオフィスでは、オフィスの入退室管理をはじめとした物理的なオフィスセキュリティと、ネットワーク上の脅威から情報を守るネットワークセキュリティ、双方の包括的なご提案ができる点が大きな特長です。窓口が一本化することも業務効率向上につながります。中小企業においても、いまや必須の命題となったセキュリティ対策。ぜひこの機会にご検討ください。