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オフィス内の取捨選択『残業をやめる』。専門家に賢くアウトソースして業務の効率化を。

生産性向上

オフィス内の取捨選択『残業をやめる』。専門家に賢くアウトソースして業務の効率化を。

2018年08月28日

ワークライフバランスの重要性が叫ばれている昨今、残業の削減は企業にとって大きな課題の一つ。
そこで検討したいのは、業務のアウトソース。本来の業務ではないあれこれをプロに一任することで労働時間の削減が期待できます。

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左から、KDDI まとめてオフィス株式会社 プロジェクト営業本部企画部 大高勇人、営業本法人営業2部 中村宗人、営業本部法人営業3部 今村周平

目次

簡単に頼める『ヘルプデスク』サービス

――最近、アウトソースというキーワードをよく耳にしますが、どんな業務から見直していくといいでしょうか。

KDDI まとめてオフィス 大高(以下、KMO 大高):担当部署がないため、専門ではない社員が対応し、時間的にも精神的にも負担になっていた仕事を専門家にまかせてみることから始めてみるのはいかがでしょうか。
たとえば、KDDI まとめてオフィスでは、パソコンの初期設定ができない、印刷がうまくいかないなどのトラブル解決を専門家がサポートする「まとめてオフィスPCサポート」を提供しています。

KDDI まとめてオフィス 今村(以下、KMO 今村): 特に中小企業ではヘルプデスクを担当する専任がいないため、こうした業務を慣れない社員がカバーし、本来の業務を圧迫しているケースがあります。

――アウトソースを利用したくてもコストが気になって躊躇している企業も多いのでは。

KDDI まとめてオフィス 中村(以下、KMO 中村):たとえば、パソコンのトラブル解決や各種設定、基本操作の方法をリモートアクセスでサポートする『リモートサポート』はパソコン20台分で月額2,980円からメニューがあります。サポートデスクがお客さまのパソコン画面を見ながらトラブルを解決するので、理解がしやすいとご好評をいただいています。オプションで訪問を付けたり、都度払いにすることもできます。

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KMO 大高: Excelの操作方法がわからない、Googleカレンダーの設定がわからないなど、「G Suite」「Office 365 with KDDI」関連の操作方法については、クラウドサービスのリモートサポートのコースも20IDまでで月額1,780円からご用意しています。

――その価格であれば、専任の社員を用意する必要がないですね。

KMO 中村:サポートを受けるための専用のアプリケーションやセットアップも必要ありませんので、気軽に始めていただけます。ご契約いただいている企業の満足度も高く、弊社としてもぜひ利用してほしいサービスです。

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リモートワークやツールの活用でさらに効率化を

――業務のアウトソースのほか、残業を減らすコツはありますか?

KMO 大高: 「G Suite」と「Office 365 with KDDI」などのクラウド型グループウエアがあれば、場所を選ばず仕事ができるので、外出先から会社に戻り文書を作成すると定時を過ぎてしまう...という場合でも、リモートで作業をしてそのまま帰宅できます。
また、社内の連絡・共有方法を、メールではなく『LINE WORKS』に変えてみてはいかがでしょうか。「お疲れ様です」などの挨拶文や礼儀の問題で文章がかしこまりがちなメールに比べ、要件を端的に伝えられるので、メッセージの作成にかかる時間も圧縮できると好評です。

KMO 今村:クラウドサービスやビジネスチャットは、最初は使い慣れないかもしれませんが、業務の効率化、生産性の向上の手助けになってくれると思います。専門家のサポート体制も整っていますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【結び】

専門家がいない分野は積極的にアウトソースし、本来の業務に集中できる環境づくりが労働時間短縮には大切です。「まとめてオフィスPCサポート」を賢く利用して最新のソフトを習得すれば、さらに業務効率化が図れます。

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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。