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オフィス内の取捨選択『オフィス環境の固定観念を捨てる』。発想を変え、交流が生まれる無駄のない空間を。

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オフィス内の取捨選択『オフィス環境の固定観念を捨てる』。発想を変え、交流が生まれる無駄のない空間を。

2018年08月28日

コミュニケーションの活性化やコスト見直しの観点から、オフィス空間を一新させたい企業も多いはず。その時に捨てたいのは「オフィスはこうあらねばならない」という固定観念。発想を変えれば、社員の交流が生まれ、床面積を賢く節約できるかもしれません。最新のトレンドを含めてお伝えします。

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左から、KDDI まとめてオフィス株式会社 プロジェクト営業本部企画部 大高勇人、営業本法人営業2部 中村宗人、営業本部法人営業3部 今村周平

目次

複合機やコーヒーメーカーを『マグネットスペース』に

――これからオフィスをリニューアルしたい企業にアドバイスはありますか?

KDDI まとめてオフィス 今村(以下、KMO 今村):まずご提案したいのが、レイアウトの自由度が上がる社内のフリーWi-Fi化。まだ整備されていない企業はまずはここから検討されることをおすすめします。

KDDI まとめてオフィス 中村(以下、KMO 中村):最近のオフィス空間のトレンドのひとつに、マグネットスペースの配置が挙げられます。
マグネットスペースとは、人が集まり交流が生まれる場所のこと。
例えば、いままで部署ごとにばらばらに置かれがちだった複合機や自動販売機、コーヒーメーカーなど人が集まる機能を持つ設備をオフィスの中心などにまとめ、社員同士の自然発生的なコミュニケーションを生まれやすくするレイアウトが注目されています。また、分散していたオフィス機器やコーヒーメーカーなどを一箇所に集中させることにより省スペース化が図れたり、導線がスムーズになることから空間にゆとりができるなどの効果も期待できます。
テーブルなど立ち話ができる家具を置いてもすぐにはじめることができますよ。

KDDI まとめてオフィス 大高(以下、KMO 大高):リモートワークやノマドワーク(注)の環境を整備している企業の中には、在籍者の7割分の席しか用意せず、固定費を上手に削減するケースもあります。

注)ノマドワークとは...ノマド(nomad)は英語で遊牧民の意味。IT機器を駆使しオフィスの決まったデスクだけでなくさまざまな場所で仕事をする新しいワークスタイルを指す。

――仕事はオフィスで、という固定観念も変わりつつあるかもしれませんね。

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『会議室』や『会議のあり方』も見直しを

――社員の固定席を減らす以外に、省スペース化のアイデアはありますか?

KMO 大高:最近は会議室の数を減らし、オープンスペースをうまく活用する企業も増えてきました。フリーWi-Fiの普及により、パソコンを持ってどこでも打ち合わせができるようになったことも要因のひとつです。

KMO 今村:会議室の予約が取れず、時間調整の手間がデメリットになっているケースも多い。個室で行う必要性のない会議ならオープンスペースで十分と考える企業も増えてきました。

KMO 中村: 今は『Skype』や『Googleハングアウト』を使えば、インターネットを通じて、どこでもオンラインミーティングが可能です。さらに「Chromebox for meetings」という小型の端末をモニタ―などに接続すれば、「Google ハングアウト」を使って簡単にテレビ会議も始められます。
従来のような高価な大型モニターや参加者全員分のマイクなど大規模な設備を持ったテレビ会議室でなくてもオンラインミーティングができる環境が整備され、かつ参加者はスマートフォンやタブレットを使って、どこからでも参加できるようになりました。

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――必ずしも会議は全員顔を突き合わせて、という固定観念もなくなっていっていますね。

KMO 今村:また、会議のために長時間移動したり、出張する必要がなくなれば、交通費・宿泊費・拘束時間の削減も見込めます。
会議で共有する資料も、「G Suite」や「Office 365 with KDDI」などのクラウド型グループウエアで共有すれば、郵送費やコピー代などもかかりません。

KMO 大高:会議室、固定席を減らすことは、勇気がいることかもしれません。しかし、マグネットスペースを設けて社内の活性化を図ったり、会議室を減らして拘束や移動時間をスリム化すれば、生産性が向上するなど、メリットも大きいと思います。

【結び】

マグネットスペースやオンラインミーティング、リモートワークなど、新たなトレンドで様変わりするオフィスのあり方。自然と人が集まる交流スペースを設けたり、上手にリモートワークを取り入れることで社員のモチベーションアップにもつなげられそうです。オフィスのリニューアルを検討しているなら、まずはオフィス環境の常識を捨てることから始めてみてはいかがでしょうか。

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