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お使いのグループウェアに満足していますか?働き方に合ったグループウェアの選び方

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お使いのグループウェアに満足していますか?働き方に合ったグループウェアの選び方

2021年07月07日

グループウェアとは、情報の共有や意思の疎通をスムーズにし、仕事を効率的に進めるために有効な複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。グループウェアにはさまざまな種類があり、自社の働き方にあったグループウェアを見つけることが大切です。この記事では、グループウェアの選び方のポイントをご紹介します。

目次

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グループウェアを利用しているから安心、でも実は...

2020年にキーマンズネットが行ったグループウェアの利用状況における調査によると、すでにグループウェアを導入しているという回答は90.6%と非常に大きな割合でした。しかし、導入率が高い一方、利用の満足度を尋ねた質問では、『満足』を選択したのは27.8%のみです。満足以外の『やや満足』『やや不満』『不満』を合わせると、72.2%の方は何らかの問題や課題を感じている結果となっています。

この調査結果を見ても、グループウェアを導入したものの、必ずしも利用に関しては『満足』と感じているわけではなく、十分に活用されていない可能性が考えられます。

グループウェアに満足と感じられない理由

グループウェアを満足に活用できていないと感じる場合、その原因はどこにあるのでしょうか。よくある課題の例をご紹介します。

  1. 社外から社内の情報にアクセスができず、かえって作業効率が下がってしまった。
  2. 報告書やワークフローをクラウド化したものの、依頼や報告は対面のままになっている。
    そのため、紙がデジタルに変わっただけで便利さを体感できていない。
  3. メールやファイル保管庫の容量に上限があり、整理の手間が増えてしまった。
  4. 機能が複雑で限られたツールしか活用できていない。

このような例に心当たりがある場合、適切なグループウェア選びができていない可能性があります。

課題の共通点

先に紹介したさまざまな課題はいずれもオフィスを起点とした従来の働き方では気にならなかったことばかりでしょう。しかし、時代の経過に応じて働き方は変化しています。少子高齢化がますます進むことが予測される日本では、子育てや介護など従業員個々の事情にあわせて柔軟に働ける環境が求められています。そのため、働く場所を問わず円滑に情報共有ができ、かつ社内浸透しやすいグループウェアを選ぶことが大切です。

働き方にあわせたグループウェア選びのポイント

グループウェアを選ぶ際、押さえておきたいポイントを5つご紹介します。

・時間や場所に制限されない自由な働き方ができる
外出先や移動途中の少しの空き時間も有効に使えます。

・従業員同士が離れていてもチームの仲間と簡単に連携を取って仕事ができる
日頃からコミュニケーションをきちんと取れるようにしておくことは伝達ミスや業務の抜け漏れなどを防ぐためにも大切です。グループウェアの掲示板やチャット機能などを活用し、離れていてもコラボレーションできる環境にしておくことが業務をスムーズに進めるためには重要です。

・情報が一つに集約されており、社外からでも欲しい情報にすぐにアクセスできる
メールのやりとりやファイルを共有し、いつでも情報を取得できるようにしておくと、在宅勤務時や外から取引先と連絡を取り合うときなどでも迅速な対応ができます。

・ユーザーに浸透しやすく、かつ管理者側の負担が少ない
情報をデータ化することは紙などを使う場合と比べて管理者の負担が少なくなるうえ、コストの削減にもなります。さらに、データ探しなどに無駄な手間や時間をかけずに済み、ユーザーに浸透しやすく業務の効率化にもつながります。

・社外におけるセキュリティ管理もしっかりと行われている状況で安心して働ける
社内の重要なデータは特定の端末やメンバーのみが閲覧できるよう、アクセス制限機能が必要です。社外で利用する場合の不安要素となる情報漏えいなどの事故の発生を防ぎます。

ユーザ満足度の高い Google Workspace™ で実現する働き方

先述した5つのポイントを押さえて利用できる、満足度の高いグループウェアとして Google が提供する Google Workspace が挙げられます。
Google Workspace は提供するサービスの100%をクラウド上で行うことを想定して作られた新しいインフラです。外出先からでも使える各種クラウドツールの活用により場所に縛られない新しい働き方を実現できます。

「誰にでもわかりやすく利用できるUI(ユーザーインターフェイス)」が特徴のGmail™ は、世界中でおおよそ15億人が利用しています。 (2019年10月時点)

そのほかにも情報の共有や保管、ファイルの作成などができ、オンライン上で利用可能な各種サービスもあり、上手く活用すればチームでの仕事を効率的に進められ、生産性の向上にもつながります。さらに、豊富なセキュリティ機能として2段階認証システムや不審なアクセスを検出する機能も搭載されています。管理者がユーザーや各種端末、データを安全の確保を行いながらかつ簡単に一元管理できることも魅力のひとつです。

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まとめ

KDDIまとめてオフィスなら、Google Workspace の導入前から導入後までを、ワンストップでサポート。ご利用状況にあわせた最適な端末や接続環境をまとめてご提案します。現在お使いの環境からのスムーズな移行と、その後の快適な Google Workspace の活用をご支援します。

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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。