ファシリティ業務とは?総務部の役割・仕事内容・役立つ資格を徹底解説

紙の削減やリモートワークの広がりなど、働き方が変わる一方で、空調の故障や防犯体制の不備といった施設面の課題は後回しにされがちです。しかし、長期的な目で見て企業価値を高めるには、総務部が担うファシリティ業務が欠かせません。

ファシリティ業務は、什器の管理からBCP対策まで幅広い視点でオフィスを守り、従業員の生産性や企業の社会的責任を支える、総務部主体で行う業務です。経年劣化を防いでコストを抑え、フリーアドレスや省エネを進める施策は、組織文化の刷新にも直結します。

この記事では、総務が行うファシリティ業務の内容や、ファシリティ業務にかかわる資格、KDDI まとめてオフィスの支援による成功事例について解説します。

1. 総務のファシリティ業務とは

ファシリティ業務とは、企業内の建物や設備、オフィス空間などを管理・運営する総務部門の業務を指します。なお、この記事では、部門を横断する大規模な戦略的施策ではなく、総務が日常的に担う業務レベルのファシリティマネジメントを「ファシリティ業務」と定義します。

ファシリティ業務の内容としては、オフィスのレイアウト変更や什器の管理、空調・照明設備の修理手配などが代表例です。

会社の人材が最大限に力を発揮できる環境を整える役割を担う総務部にとって、ファシリティ業務は業務の基盤となります。

1-1. ファシリティ業務と施設管理業務の違い

施設管理業務が不動産の維持・修繕など「現状維持」を目的としています。一方、ファシリティ業務は、将来的な活用や最適化を視野に入れた「環境づくり」を目的としています。

したがって、施設管理が設備そのものに着目するのに対し、ファシリティ業務は利用者の働きやすさや企業の将来像までを含めて考える点に違いがあります。

例えば、施設管理業務は空調設備の点検や照明の修理などを行います。対して、ファシリティ業務ではこれに加えて、なぜその設備が必要かを検討し、より効果的な配置や省エネ対策を講じるといった戦略的判断まで行います。

	ファシリティ業務	施設管理業務
目的	経営戦略と連動し、オフィスや工場などの環境を最適化して組織価値や資産価値を高める	不動産や固定資産を安全かつ快適に保ち、稼働を継続させ、資産管理を行う
業務内容	土地・建物・設備・インフラ・利用環境・BCPなども含む幅広い範囲	建物本体・空調・電気・消防・清掃など設備や物件を中心とした範囲
視点	経営者レベルで、「経営資源の創出」「将来の価値」を重視	現場・担当者レベルで、「今の状態の維持や改善」を重視

2. 総務が行うファシリティ業務の主な内容

ファシリティマネジメントには、「経営レベル」「管理レベル」「日常業務レベル」の3つのレベルがあります。そのうち、総務が行うファシリティ業務は「管理レベル」と「日常業務レベル」にあたります。

以下では、総務が行うファシリティ業務の主な内容を解説します。

2-1. 什器の管理と最適化

オフィス内の什器の在庫や状態を把握し、老朽化や不具合が見られた際には、速やかに更新や修繕の手配、あるいは自身で対応を行うのは、ファシリティ業務の基本です。

オフィスに設置されている机や椅子、キャビネットといった什器は日々の業務に直接関わる設備であり、見落とされがちですが、業務効率に大きく影響する要素です。老朽化した什器を放置すれば、故障による業務中断が起きやすくなります。また、椅子やデスクが身体に合わない状態での作業が続くと、肩こりや腰痛などの健康被害を引き起こし、従業員の集中力やパフォーマンスにも影響をおよぼすでしょう。

したがって、総務部では什器の使用状況を常に把握し、劣化や破損といった異常があれば、速やかに修繕や入れ替えの判断を行います。また、計画立てて定期的な交換をすることによって、修繕による突発的な出費を減らせ、コスト最適化にもつながります。

2-2. 定期的な修理・修繕計画の作成と手配

空調・給排水・照明・電源・床材などの各設備の使用頻度や耐用年数を把握、点検周期に応じた管理台帳を作成し、必要なタイミングで業者に発注・調整が行えるよう体制を整えるのもファシリティ業務の1つです。

建物や設備は時間の経過とともに劣化し、思わぬ故障や事故につながるリスクがあります。総務部はトラブルを未然に防ぐため、修理・修繕の定期的なスケジュールを立て、計画的にメンテナンスを実施する役割を担います。

また、緊急性のある修理対応だけでなく、予防的な修繕を計画的に行い、施設の長寿命化とコストの平準化を進めるのも総務部の仕事です。

2-3. 防犯・BCP対策

企業活動を安全に継続するためには、防犯対策およびBCP（事業継続計画）の整備が欠かせません。総務部では、オフィスの安全性を確保するため、防犯カメラや出入口の施錠管理、入退室履歴の記録といった物理的な対策を講じます。

また、BCPの観点から、大規模災害などが起こったときに素早く対応し、事業が継続できるように普段から備えておくのもファシリティ業務の1つです。感染症の流行や大規模停電など、さまざまなリスクに備えた対応マニュアルや連絡網の整備を行い、出勤できない状況でも事業が継続可能な状態を維持することなどがBCP対策として挙げられます。

2-4. 省エネ対策

総務部はファシリティ業務の一環として、日常的に使用する空調・照明・OA機器などのエネルギー消費状況を把握し、無駄の削減を進める役割を担います。

電力消費量の多い照明をLEDに交換する、人感センサーで照明を制御する、空調の設定温度を適正に保つなどの施策で、エネルギー消費量を最適化するのも総務部の仕事です。

さらに、近年では企業のCSRやSDGsの観点からも、省エネへの取り組みが重要視されています。設備更新のタイミングにあわせて高効率機器を導入する、環境対応製品を積極的に選定するといった判断も、総務部門が主導して進めるべき重要な業務です。

2-5. 改修・レイアウト変更

オフィス環境は、組織の成長や働き方の変化に応じて、定期的に見直す必要があります。総務部では、増員や部門再編に対応するレイアウト変更、老朽化した設備の改修工事など、施設の運用改善に関する計画・調整を担います。

レイアウト変更では、生産性向上につながる動線の最適化、部署間の連携を促進する配置、静かな作業スペースの確保など、働きやすさを重視した設計を行います。また、近年はリモートワークやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）への対応として、フリーアドレス席や集中ブースの設置を総務部主導で行うケースも増えています。

改修にあたって建物の使用状況や費用対効果を踏まえ、必要な部分への予算配分を行い、施工業者との調整や工程管理を行うのも総務部の役割です。

3. 総務がファシリティ業務を行うメリット

ファシリティ業務の内容は多岐にわたります。総務部門がファシリティ業務を担うことで、オフィス環境の整備を通じてさまざまな面でプラスの効果が期待できます。

総務がファシリティ業務を行うことで得られる主なメリットは、以下のとおりです。

3-1. 建物利用者の満足度や生産性が上がる

快適で機能的なオフィス環境は、従業員の満足度と業務効率に大きく影響します。空調・照明・什器などの管理が行き届いた職場では、身体的ストレスが軽減され、集中力や意欲の向上が見込まれます。また、整備されたオフィス空間は、来客に対しても好印象を与える要素の1つです。

最新設備の導入や使い勝手のよいレイアウトによって、建物全体の利便性が高まれば、従業員の定着率やモチベーション向上にもつながります。加えて、感染症対策やセキュリティ対策など、時代の要請に応じた施策を講じることで、安全性や快適性をさらに高められます。

3-2. 設備の無駄を洗い出しやすい

総務部門は日常的に施設や設備の利用状況を把握しているため、継続的なモニタリングと改善活動を通じて、無駄のない効率的な資産運用が可能になります。

例えば、稼働していない機器や使用頻度の低い会議室、過剰に設置されたプリンターなど、見過ごされがちなコスト要因を早期に発見し、適切な見直しを行えます。

実際に設備の削減や統合によって、メンテナンス費用・電気代・更新コストなどの抑制効果が得られるケースも多く、設備投資の最適化にもつながります。過去の使用状況についてデータを残していれば、将来的な設備計画にも活かせるでしょう。

3-3. CSR活動に活かせる

ファシリティ業務は、企業の社会的責任（CSR）を果たす上でも重要な役割を担っています。省エネ機器の導入やLED照明への切り替え、空調の適正運用などは、環境負荷の軽減と経費削減の両立を図れる施策です。

また、バリアフリー設備の整備や防災・防犯体制の強化といった取り組みも、社会への配慮として評価される対象です。施設面からのCSR実践は、企業のイメージ向上やステークホルダーからの信頼構築にも寄与します。

総務部が中心となってファシリティの運用を見直すことで、持続可能なオフィスづくりや地域社会への貢献といった、企業価値を高める活動につなげられます。

3-4. より柔軟な働き方を実現できる

働き方改革や育児・介護休業法の改正などにより、テレワークやハイブリッドワークへの対応が企業に求められています。従来の固定席中心のオフィスレイアウトでは、多様な働き方を十分にサポートできないケースも少なくありません。

ファシリティ業務を担う総務部が中心となって、フリーアドレス席やWEB会議用ブース、集中スペースなどを導入すれば、柔軟な働き方に向けてオフィス環境を整備できます。

例えば、在宅勤務と出社勤務を組みあわせるハイブリッド型の働き方では、出社率に応じた座席数の見直しや、業務に応じたスペースの最適化が重要です。多様な働き方に応じた柔軟な空間設計は、従業員の業務効率だけでなくワークライフバランスの実現にも関わります。

また、オフィスの再設計は従業員に対するメッセージ性も強く、企業が現代の働き方に即した環境づくりを行っているという安心感を与え、従業員エンゲージメントを高める効果もあります。

4. ファシリティ業務に活かせる資格

ファシリティ業務は、法的には資格がなくても行える業務です。しかし、建物や設備の管理だけでなく、従業員の安全や快適性を確保するための知識と判断力が求められる分野のため、資格取得は信頼性向上につながります。

以下では、ファシリティ業務に活かせる代表的な資格を3つ紹介します。

★KDDI まとめてオフィスは、ファシリティ業務に関連する各種資格取得を支援するサービスの提供などは行っておりません。

4-1. 認定ファシリティマネジャー

認定ファシリティマネジャー（CFMJ=Certified Facility Manager of Japan）は、ファシリティマネジメントの企画・戦略立案から現場での運用・改善に至るまで、幅広い知識と実務力を持つ専門家として認定される資格です。公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会などが共同で実施しています。

試験は学科試験のみで、公式ガイド「ファシリティマネジメント」から出題されます。論述問題も含まれるため、単なる知識だけでなく実務的な思考力も問われます。

合格率は例年44%前後で推移しており、2024年度の合格率は44.6%でした。

出典：JFMA 公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会「認定ファシリティマネジャー(CFMJ)　資格者統計データ（受験者数・合格者数・資格登録者数）」/

合格率から見れば中程度の難易度ですが、実務経験を持つ受験者が多く、内容も応用的であるため、しっかりとした準備が必要です。

施設管理や総務の業務に深く携わる方には、基本的な知識を体系的に習得できるこの資格が特におすすめです。

4-2. 建築・設備総合管理士

建築・設備総合管理士（通称：ビルライフサイクルマネジャー）は、施設の長寿命化とライフサイクルコストの最適化に貢献することを目的とした資格です。公益社団法人ロングライフビル推進協会が実施しており、主に維持管理・補修・改修などの業務に携わる人に向いています。

受験には5年以上の実務経験と、指定された建築系資格または学歴が必要です。講習（3日間・計17.5時間）を受講後、修了考査（択一式・論述式）に合格することで資格を取得できます。

講習で試験範囲を丁寧に解説してくれるため、2024年の修了考査合格率は82.4%と高く、受講者の多くが合格している資格です。

出典：ロングライフビル推進協会「建築・設備総合管理士」

4-3. オフィスセキュリティコーディネータ

オフィスセキュリティコーディネータは、物理的なセキュリティ体制を整備・運用するスキルを有することを証明する資格です。「オフィスセキュリティマーク認証」の取得支援を行う、一般社団法人ニューオフィス推進協会が主催しています。

25歳以上であれば受験可能で、筆記試験（選択式および論述式）を通じて、セキュリティ計画や導入・点検、関連法制度などに関する知識と実務能力を評価されます。受験者には試験範囲を網羅するテキスト「オフィスセキュリティなるほどガイド」が無償配布されるため、独学でも対策しやすい資格です。

合格率は公表されていませんが、試験難易度は比較的低いとされています。

出典：一般社団法人ニューオフィス推進協会「オフィスセキュリティコーディネータ資格」

5. ファシリティ業務を通じてオフィス環境を改善した成功事例

KDDI まとめてオフィスでは、オフィス環境の改善をサポートするさまざまなサービスを提供しています。

以下では、KDDI まとめてオフィスのサービスを利用し、ファシリティ業務を通じてオフィス環境の改善に成功した企業様の事例を紹介します。

5-1. UAゼンセン人材サービスゼネラルユニオン様

UAゼンセン人材サービスゼネラルユニオン様は、本部が入居するオフィスビルの老朽化と業務スタイルの変化に対応するため、オフィスの移転・リニューアルを実施しました。従来のオフィスでは、物理的な区切りや什器配置の影響で、職員同士のコミュニケーションや業務効率に課題がありました。

移転にあたっては、什器・通信設備・レイアウトの全面的な見直しを行い、フリーアドレス化や多様な作業スペースの導入により柔軟な働き方が可能な環境を構築しました。休憩スペースやWeb会議ブース、音声通話環境の整備も行い、利便性と快適性の両立を実現しています。

新しいオフィス環境では、業務効率が向上しただけでなく、職員の雰囲気も改善されました。また、働きやすく快適なオフィス環境を実現したことは、人材獲得時の訴求ポイントにもつながるだろうと期待しています。

5-2. 小池産業株式会社様

化学品専門商社として事業を展開する小池産業株式会社様は、手狭になった営業フロアと、固定席・固定電話による業務の硬直化が、小池産業様の課題でした。

そのため、従業員数の増加と多様な働き方への対応を目的として、本社オフィスの全面的なリニューアルを実施しました。

KDDI まとめてオフィスのサポートのもと、フリーアドレス化と「Webex Calling」を導入した結果、通話環境が刷新され、社内外を問わずスムーズな連絡が可能になったことで、物理的制約のない柔軟な働き方が実現しました。

また、オフィスレイアウトを曲線的なものに改善したことで、部門間の垣根が取り払われ、会話から新たなビジネスの芽が生まれる場として機能しています。オフィスの再設計は単なる物理的更新にとどまらず、企業文化や働き方改革を推進する有効なファシリティ施策となりました。

5-3. 株式会社エイエヌオフセット様

株式会社エイエヌオフセット様のオフィスでは、老朽化した照明・空調設備による光量不足や空調効率の低下が課題であり、働きやすさや安全性にも影響を及ぼしていました。

LEDや無電極ランプを取り入れ、オフィス・工場・休憩室などの設備を刷新したことで、照明の電気代を50%以上削減しつつ、作業効率と検品精度が向上する明るい環境の構築に成功しました。

さらに、名古屋事業所では空調設備も最新機器へと更新し、製本作業フロアの快適性を大幅に改善、空調コストも60%以上削減されました。

まとめ

ファシリティ業務は、企業の生産性最大化や快適な労働環境を支えるために欠かせない業務です。単なる設備管理にとどまらず、将来を見越したオフィスづくりや、柔軟な働き方への対応、CSR施策への貢献といった観点からも重要性が高まっています。

什器や空調の更新計画、防犯対策、省エネ施策などを通じて、日常的な快適さと安全性を確保することは、従業員のエンゲージメント強化とモチベーション向上にもつながります。また、ファシリティ業務の専門性を高めるためには、資格取得による知識の強化も有効です。

KDDI まとめてオフィスでは、企業ごとに異なるオフィス環境の課題やニーズに対応するため、設備の入れ替えからオフィスの移転・リニューアルまでを一括で支援しています。プリンターや空調設備の交換といった個別の対応はもちろん、レイアウトの設計や内装工事、電気・通信工事といった複数業者との調整もワンストップで行うことが可能です。

ファシリティ業務を通じて業務の効率化やコストの削減・最適化、企業の本業に集中できる質の高いオフィス環境と体制づくりを実現したいとご検討中であれば、ぜひ一度ご相談ください。

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