ABWとは、社員が自分の意思で働く場所を選べるワークスタイルのことです。ABWに注目が集まっており、実際に導入している企業も出てきました。
この記事では、ABWを導入したいと考えている企業向けに、ABWの概要や特徴を解説します。また、ABWの導入の流れについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
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ABWとは？
ABWとは、社員が状況にあわせて最適な場所を選んで仕事に取り組む働き方のことです。「Activity Based Working」を略してABWとよばれています。社員はその日の都合や仕事内容にあわせて働く場所を選べます。
新型コロナウイルスの感染対策のためにリモートワークを導入する企業が増えて以来、ABWにも注目が集まるようになりました。ABWにはメリットが多く、自社への導入を検討する企業が増加しています。
ABWとフリーアドレスの違い
ABWはフリーアドレスとどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、ABWとフリーアドレスの違いについて解説します。
ABWの特徴
ABWは、社員本人が自分の仕事内容を考慮して働く場所を選ぶ方法です。オフィス以外にも、サテライトオフィス、図書館、自宅、カフェなどのあらゆる場所を仕事場にできます。働く場所は日によって替えても構いません。ABWは仕事場として選べる場所の種類が多く、社員にとって高い自由度があります。
フリーアドレスの特徴
フリーアドレスは、仕事内容にあわせて働く場所を自由に変えられるわけではありません。固定席が決まっておらず、社員がオフィス内で自由に席を選んで仕事に取り組む方法をフリーアドレスとよびます。そのときの状況にあわせて席を替えられますが、働く場所はあくまでもオフィス内です。そのため、ABWの特徴と比べてみると、フリーアドレスの自由度はそこまで高くないといえるでしょう。
ABWを導入するメリット
ABWを導入するとさまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるか解説します。
コミュニケーションが活性化する
ABWを導入すれば、社内においても自席以外のさまざまな場所で仕事に取り組めます。チームや部署が異なる人の近くで働く機会も増えるため、それまで接点がなかった相手とコミュニケーションをとりやすくなります。偶発的な交流も活発になり、ビジネスに役立つ新しいアイデアも生まれやすくなるでしょう。
コストを削減できる
ABWを導入するときは、オフィス環境を見直す絶好の機会です。ABWの導入後はオフィスの外で働く社員も増えるため、スペースを縮小できる可能性があります。社員がオフィスで働きたいときにスムーズに仕事に取り組める環境を残しながら、必要な機能を厳選しましょう。オフィス環境を見直せば、コストの削減にもつながります。
社員のモチベーションがアップする
ABWを導入すると社員にとって最適な場所を自由に選んで働けるようになります。そのため、社員の仕事に対するやる気も高めることが可能です。働きやすい環境を実現できれば、社員の会社に対する愛着心もアップするでしょう。また、仕事内容にあわせて働く場所を選択すると、生産性も向上させられる可能性があります。
働き方改革やテレワークに対応できる
ABWなら働く場所の選択肢をオフィス以外にも増やせるため、社員にとって働きやすい環境を提供しやすくなります。自宅やカフェなどで働いても構わないので、テレワークにも対応できます。社員は自分自身の状況にあわせて臨機応変に働けるようになるでしょう。ABWは社内の働き方改革の推進にもつながります。
ABWを導入するデメリット
ABWを導入するうえではデメリットもあります。ここでは、ABWのデメリットについて具体的に解説します。
セキュリティ上のリスクが発生しやすくなる
ABWの導入後は社員がオフィスの外で働く機会も増えるため、情報漏洩のリスクが高くなります。たとえば、デバイスを社外へ持ち出す必要があるので、紛失する可能性もあるでしょう。デバイスを紛失した場合、自社の重要な情報が社外へ漏れる恐れがあります。
ABWを導入するうえではセキュリティに関するルールを設定し、社員に徹底させる必要があります。
慣れるまでに時間がかかる
ABWを導入すれば、それまでと働き方が大きく変化します。働く場所を自分の意思で自由に選べるのは社員にとってメリットですが、慣れないうちは迷う社員もいるはずです。ABWを社内に定着させるには単に制度を整備するだけでなく、社員に対するフォローにも力を入れる必要があります。
社員を管理しにくくなる
ABWを導入すると、社員がどこにいるかわかりにくくなります。オフィスに固定席を設けていれば社員の状況を簡単に把握できますが、ABWの導入後は社員の様子がつかめなくなる恐れがあります。社員を管理する方法をあらかじめ検討しておくことが大切です。勤怠管理や人事評価の方法についても見直し、ABWにあわせる必要があります。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの勤怠管理は大丈夫？管理のポイントやツールの選び方まで解説」
ABWの費用対効果は？
ABWを導入するとオフィスを縮小しやすくなり、賃料や電気代なども削減できる可能性があります。また、書類のペーパーレス化も進める必要があるため、印刷代や管理にかかるコストも減らせるでしょう。
ABWの費用対効果を検討するには、自社にABWを導入するためにかかる費用を試算したうえで、削減できるコストと照らし合わせる必要があります。
ABWが適している職種や企業の特徴
ABWはどのような職種や企業に向いているのでしょうか。ここでは、ABWが適している職種や企業の特徴について解説します。
職種
ABWが向いているのは、頻繁に社員が出入りしている職種です。たとえば、営業や企画などの職種が当てはまります。営業は外回りが多く、企画は打ち合わせが多い傾向があります。固定席を設けていても使用率が低く、日中は常に空席があるケースが多いです。そのような職種であれば、スムーズにABWを導入できます。
企業
ABWは新しいワークスタイルです。そのため、意識改革や制度改革にも積極的で柔軟な社風の企業は、ABWを導入しやすいです。また、ABWを導入するにはITツールも活用する必要があるため、すでに多くのITツールを使用している企業にも向いているでしょう。社員の考え方によっても、ABWの導入のしやすさは変化します。
ABWを導入するまでの流れ
ABWを導入するためにはさまざまな準備が必要です。ここでは、ABWを導入するまでの具体的な流れを解説します。
オフィスの現状を把握する
まずは自社のオフィスの現状を把握しましょう。単にオフィス環境をチェックするだけでなく、現場の社員に直接話を聞いて具体的なニーズを確認する必要があります。全社向けにアンケートをとるのも効果的です。オフィスの現状を把握すれば、自社にどのような課題があるかについても明らかになります。
ABWの導入による効果を確認する
オフィスの課題を把握できたら、ABWの導入により課題を解決できるか検討しましょう。オフィスの状況によっても、ABWの導入によりどの程度の効果を期待できるかは異なります。ABWを導入すると自社にどのような変化が起きるかイメージし、費用対効果を確認してください。それほど高い効果を期待できないなら、ほかの方法も検討すべきです。
ABW導入後のレイアウトを決める
ABWを導入すると決めたら、具体的にどのようなオフィスにするか考えましょう。現在のオフィスを見直し、どのようにレイアウトを変更するか決定します。
また、ABWの導入後は社員がオフィスの外で働く機会も増えます。ICTデバイスの支給についても検討し、必要な備品を用意しましょう。
ABW導入のコツ
ABWを導入する際は、自社の目的を明確にしておくことが大切です。目的を意識しながら、どのようなツールや設備が必要か検討しましょう。また、ABWを導入するうえでは新しい制度も必要になる可能性が高いです。自社のオフィスの現状を踏まえ、社員の目線から見て何が必要か考える必要があります。
ABWを導入するうえでの注意点
ABWを導入すると社員の状況がわかりにくくなるため、勤怠管理や人事評価の方法についても見直しが必要です。情報漏洩のリスクも高まるので、セキュリティを強化するための対策も講じましょう。
また、いきなりABWを導入しても、すぐに社員が受け入れられるとは限りません。社員がスムーズに働けるよう、会社がサポートする必要があります。
まとめ
ABWを導入すれば、社員にとって働きやすい環境を整備できます。コミュニケーションの活性化やコストの削減にもつながるため、自社の状況を考慮しながらABWの導入を検討しましょう。
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