オフィスの増床とは?種類やメリット・デメリット・注意点を解説!

従業員の増加や事業の拡大に伴い、「今のオフィスが手狭になってきた」と感じた場合、選択肢に挙がるのが「オフィスの増床」です。しかし、オフィス増床と一口に言っても、内部増床や分室増床、移転、建て替えなどの方法があり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。

当記事では、オフィス増床の種類や特徴、メリット・デメリット、検討時の注意点、自社に最適な選択肢を見極めるポイントを解説します。席数不足という目先の問題だけでなく、今後の成長戦略に応じて適切な増床方法を検討しましょう。

1. オフィスの増床とは?

オフィスの増床とは、既存のオフィスの床面積を拡張し、スペースを広げることを指します。主な目的としては、従業員数の増加に伴う席数不足への対応、快適な職場環境の確保、部署やチームの連携強化、来訪者に与える印象の向上などが挙げられます。

単なるオフィス面積や作業スペースの拡大ではなく、企業の成長や働き方改革にあわせて戦略的に選択されるケースも多いため、従業員満足度や生産性向上を促す、重要な施策と言えるでしょう。

2. オフィス増床のメリット・デメリット

オフィス増床は、従業員の増加や業務効率化に対応できる一方、コストや手続きなどの課題も伴います。ここでは、企業がオフィス増床を検討すべきか判断する際に把握したいメリットとデメリットを解説します。

2-1. オフィス増床のメリット

オフィス増床には、従業員の働きやすさを確保しながら事業拡大に対応できる、といった多くの利点があります。主なメリットは以下の3点です。

2-2. オフィス増床のデメリット

オフィス増床には多くの利点がある一方で、見落とせない課題も存在します。以下のようなデメリットを理解することで、増床後のトラブルを未然に防ぎやすくなります。

3. オフィス増床の種類

オフィス増床にはいくつかの方法があり、それぞれ特徴や適した場面が異なります。ここからは、「内部増床」「分室増床」「移転による増床」「ビル建て替えによる増床」の4種類について詳しく解説します。

3-1. 内部増床

内部増床とは、現在の建物内で未使用の区画や別フロアを新たに借りることで面積を拡張する方法です。移転が不要なため従業員の通勤環境に変化がなく、引っ越し費用や手間を抑制できます。また、大規模な工事や新たな建築許可も必要なく、既存のオーナーとの交渉でスムーズに契約を進められる点もメリットです。

ただし、建物内に空き区画がなければ実現できず、希望するフロアや広さが確保できないこともあります。さらに、フロアが分かれる場合は部署間のコミュニケーションが減り、業務効率が下がる可能性もあります。

3-2. 分室増床

分室増床とは、現在のオフィスを維持しながら別の建物や区画を追加で借りてスペースを拡張する方法です。同じ敷地内や隣接する建物を利用する「隣接増床」もこの一形態に含まれます。現在のオフィスの機能を残したまま新しい環境を構築できるため、従業員に刺激を与え、モチベーション向上にもつながります。

一方で、物件探しや入居審査、契約などの手間が発生し、内部増床に比べて準備に時間を要する点には注意が必要です。また、内部増床と同じく、距離が離れすぎると部署間の連携やコミュニケーションが低下し、業務効率に影響するリスクも伴います。

3-3. 移転による増床

移転による増床とは、現在のオフィスからより広い物件へ引っ越すことでスペースを拡張する方法です。建物内に空き区画がなく内部増床が難しい場合でも対応できます。移転先では最新の設備やインフラを導入でき、レイアウトの自由度も高まるため、業務効率の向上が期待できます。さらに、利便性の高い立地を選べば従業員の通勤環境が改善され、取引先にも好印象を与えることが可能です。

ただし、移転には物件取得費用や内装工事費用、引っ越し費用などのコストがかかり、準備や手続きの手間も増えます。また、新しい立地が必ずしも従業員や取引先にとって利便性が高いとは限らないため、移転先は慎重に選定する必要があります。

3-4. ビルの建て替えによる増床

ビルの建て替えによる増床は、自社所有のオフィスビルを解体し、新たに建設することで床面積を拡張する方法です。設計段階から業務内容や将来の成長にあわせて自由にレイアウトを考案できます。最新設備やデザインを導入することで、企業のブランドイメージ向上にもつながります。

一方で、建て替えには多額の解体・建築費用がかかり、工事中は仮オフィスを準備する必要があります。一時的な業務の混乱や追加コストが発生しやすいため、長期的な視点で緻密な計画を練ることが求められます。

4. オフィス増床を行う際の注意点

オフィス増床は業務効率や快適性を高める一方で、コストや立地、将来の成長戦略との整合性を慎重に検討する必要があります。ここからは、オフィス増床を検討する際の主な注意点を解説します。

4-1. 今後の成長戦略・人材戦略にあうかを確認する

オフィス増床を検討する際は、目先のスペース不足だけでなく、将来の事業計画や採用計画に対応できるかを見極めることが重要です。たとえば、大幅な増員を見込む場合、内部増床ではすぐに再び手狭になる可能性があります。

そのため、新規事業の立ち上げを見据えるなら、移転のような大規模な選択肢も有効です。現住所もしくは移転先が顧客や取引先、採用ターゲットにとってアクセスしやすいかも確認し、長期的な成長と人材確保を踏まえた計画を立てる必要があります。

4-2. 立地や周辺環境の利便性を確認する

増床の効果を十分に発揮できるかどうかは、立地や周辺環境にも左右されます。スペースが広がっても、最寄り駅から遠いなど通勤に不便な場所では、期待したような従業員満足度の向上には至らないかもしれません。

反対に、駅近などの利便性の高いエリアへ移転すれば、従業員の通勤ストレスを軽減でき、モチベーションの向上にもつながります。また、周辺の飲食店や生活インフラも働きやすさに影響するため、従業員の生活動線全体を意識して利便性の高い立地を検討することが大切です。

4-3. 増床にかかるコストを確認する

オフィス増床には、賃料や内装工事費、什器の購入費、引っ越し費用、ITインフラやセキュリティの再構築費用など、多様なコストが発生します。内部増床や分室増床は比較的安価に抑えられますが、移転の場合は高額な初期費用が必要です。

そのため、長期的な投資対効果を見据えた上で、適切な予算を設定しましょう。

4-4. オフィスの使い方や働き方のスタイルを見直す

オフィス増床を機に、オフィスの利用方法や働き方を見直すことも有効です。たとえば、ペーパーレス化を進めれば書類保管スペースを減らし、空いた面積を会議室や集中ブースに活用できます。

また、ABW（Activity Based Working）やフリーアドレス制を取り入れれば固定席を減らし、必要な床面積を抑えられます。物理的な増床に頼らず柔軟に働ける環境を整えたい場合は、テレワーク制度の導入やコワーキングスペースの活用も一案です。

まとめ

オフィス増床は、従業員数の増加や事業拡大に伴い、快適な職場環境を整えるのに有効な手段です。内部増床、分室増床、移転、建て替えなどの方法にはそれぞれ特徴があり、メリットと同時にデメリットも存在します。そのため、短期的な課題解決だけでなく、今後の成長戦略や人材戦略を見据えて最適な方法を選ぶことが重要です。

オフィス増床は企業にとって大きな投資となるため、費用対効果を慎重に見極めることが求められます。KDDI まとめてオフィスでは、オフィス増床や移転におけるオフィス家具や什器、LANやWi-Fiなど通信環境の構築、内装工事、入退室管理システムやサイネージ、モニターなどの各種機器の手配まで、豊富なサービス・商品をワンストップで提供しています。また、自社内のみで計画をする負荷を軽減する、PMの役割もサポートしています。ご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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