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かしこまらず、スピーディー。 『チャット』をビジネスにも活用し、コミュニケーションをスムーズに。

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かしこまらず、スピーディー。 『チャット』をビジネスにも活用し、コミュニケーションをスムーズに。

2017年04月21日

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『かつてはメール、今ではLINE』そんな方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。家族や友人とのコミュニケーションツールとしてLINEなどのチャットサービスが浸透していますが、ビジネスの世界では現在もなお、メールが主流になっています。しかし、実はビジネスシーンでも、チャットツールの活用が有効となるケースが多々あります。今回はメールとチャット、それぞれの使い分けについてご紹介します。

目次

メール1通作成に平均7分。感情やニュアンスを文章で伝える難しさも

仕事で日々使用しているメール。電話や直接会うことに比べ、相手が今、何をしているかにかかわらずコミュニケーションが取れるツールとして便利さは健在です。

ここで、一般社団法人日本ビジネスメール協会が公表した「ビジネスメール実態調査2016」のデータをいくつかご紹介しましょう。

『仕事で1日に送受信しているメールの平均通数』は、送信通数が約12通、受信通数が約55通です。そのうえで『仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間』は以下のグラフの通りです。

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メール1通作成するのにかかる平均時間は"5分"が最多。1日の平均送信通数が約12通なので、1通につき5分だとしても約61分かかります。全体の平均は7分です。また、1通作成しているのに10分かけている人も多く、その場合は10通送るだけで100分(1時間40分)を要していることになります。個々のパソコンスキルや文章作成能力に左右されるため、なかなか可視化されませんが、時間を無駄にしている可能性も否めません。

また、メールのやりとりをする中で『不快に感じた内容(複数回答可)』を示したのが以下のグラフです。

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1位は『文章が曖昧』な点です。何を言いたいのかが分からないから「こういうことですか?」と問い合わせを繰り返していると、やはり時間の無駄が生じます。何度もやりとりするうちに『文章が失礼』になったり『文章が攻撃的』にとられることも...。また、失礼ではないけれど『文章が冷たい』印象となり、慇懃無礼に感じた経験のある方も多いのではないでしょうか。

国内で普及する『LINE』のスピード感をビジネスに

メールの代わりになるITツールは、クループウエアやビジネスチャットなど多種多彩。ただ、導入しても、使い方が分からずに利用が進まないケースもかなりあります。

その中で『LINE』は、2016年12月の時点で国内6,400万人のユーザが利用しているメジャーなコミュニケーションツールです。ほとんどの人が使い方を理解している状況にあるといっても過言ではありません。

ご存じの通り、『LINE』はメールのような定型文でのやりとりではなく、フキダシ状の枠にコメントが飛び交い、スピード感のあるやりとりが展開されます。ビジネスにおいても、このスピード感をうまく利用すれば業務の効率アップにつながることでしょう。

ただ、これもケース・バイ・ケースです。お客さまとのやりとりは、やはり定型文を添えたメールが一定の礼儀だともいえるでしょう。ほかにも、資料を添付したい時や、とりわけ返事を求めない、社員に対しての一斉通知などにおいては、メールは有効なコミュニケーションツールです。

その一方で、気心の知れた社員や上長間とのコミュニケーションなら、『LINE』など会話形式のチャットサービスは業務効率化に直結することでしょう。意思伝達のスピード感と、改めて使い方を習得せずに済むこと、さらに営業職など外回りが多い社員とも情報共有を図りやすい点が魅力です。

ただし、社員がプライベートのアカウントで『LINE』を利用している場合は注意が必要です。会社の重要な情報を含む連絡を、誤って友人など別の人に送ってしまうケースや、紛失時などのセキュリティ対策を施していない個人携帯をなくした際、情報漏えいのリスクが生じるためです。

ビジネスに耐えうる機能とセキュリティを備えた『LINE WORKS』に注目

「『LINE』のように使えつつ、ビジネスに耐えうる機能やセキュリティ対策が施されたチャットツールがほしい」。そんな要望に応えるのが、『LINE』の兄弟会社であるワークスモバイルジャパン株式会社が提供している『LINE WORKS』です。KDDIでも「LINE WORKS with KDDI」のリリースを行っています。

『LINE』の機能や画面を踏襲しているため、ITツールに不慣れな方でもスムーズに利用することができることに加え、使い慣れたLINEスタンプも利用可能です。メールの文面では伝えづらい感情やニュアンスもスタンプで伝えることができます。「お疲れ様です」「よろしくお願い致します」といった定型フレーズを用いる慣習もないため、スピーディーに会話のやりとりができる点も魅力です。

ビジネスツールとして欠かせないセキュリティ機能も充実しています。第三者にのぞき見されないよう、ログインする際にはパスワード入力が求められることに加え、スマートフォンの紛失時も想定し、アプリケーションそのものを遠隔で削除できる機能も搭載されています。

また、トーク履歴は保存され、出力することも可能です。プライベートで使うLINEとは違い、社内の管理者によってやり取りの履歴確認などもでき、ビジネスシーンでも安心して利用することができます。

顧客や社員などに『周知』を図る場合にはメール、社員などのチーム間で『会話』をする場合には「LINE WORKS with KDDI」などのチャットがおすすめです。それぞれの特長を生かしつつ、コミュニケーションツールを使い分けて業務の効率化、ひいては働き方の改革を図りましょう。

次回予告

次回のテーマは、会議の効率を高める『ITを活用したテレビ会議システム』。機能や特長についてご紹介します。

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