バックオフィスのデジタル化がDXの最初の一歩として事業規模を問わず効果的な理由

働き方改革、コロナ禍への対応、ESG経営の推進、長期目線では労働人口減少への対応とさまざまな観点から必要性を迫られているのが、業務のデジタル化を含めた全社的なDX（デジタルトランスフォーメーション）です。
DXは、既存業務のデジタル化から始まり、デジタルをベースに業務プロセスを改善し、最終的にはデジタル化により得られるデータをもとにビジネスモデルや組織を変革することで実現します。その一歩目として効果的なのが経理・財務、人事・労務、総務・庶務、法務といったバックオフィス業務のデジタル化です。

バックオフィス業務のデジタル化は効果が実感しやすい

DXやデジタル化の話は、大企業の事例がニュースなどで語られることが多いため、中小・中堅企業には関係ないように思いがちですが、会社の規模に関係なく効果が実感できるものです。

前述のバックオフィス業務には、紙の領収書や申請書、承認のための押印などいまだにデジタル化されていない作業も多いのではないでしょうか。これまでは行政への申請書が紙であったり、法律で紙での保管が義務付けられていたりと仕方がない面もありましたが、それも現在では法改正等により徐々に改善されつつあります。

アナログでのやり取りが中心になっていた、各種の申請や押印をデジタルで完結できるようにすることで、バックオフィス担当者のチェックや会計システムなどへの転記、保管の手間が目に見えて削減できるため、効果が実感しやすいのがバックオフィス業務の特徴です。

全社員が毎日申請するものこそデジタル化の効果は大きい

加えて、勤怠や経費精算などの申請をデジタル化すると、バックオフィス担当者だけでなく、申請をする側の従業員の手間も削減できます。特に勤怠においては、雇用形態関係なく全ての従業員が毎日、最低2回（出勤と退勤）は使用するため、一度の手間は数分だとしても、以下のように年間かつ全社単位で考えると、大きな効果が得られます。

従業員数×打刻に要する時間（数分）×2回（出勤・退勤）×240日（出勤日数）

勤怠に限らず、経費申請や人事評価、稟議や各種申請手続きなど多くの従業員にデジタル化の恩恵をもたらせることもバックオフィス業務の特徴です。

経営に直結するデータ収集と活用が容易になる

バックオフィス業務は企業の収支やリスク、事業の成長などにも直結します。 勤怠は従業員への給与支払いに関係し、経費は収支に、契約書管理はリスクやガバナンス、人事評価や採用は事業の成長へとつながります。

これらの業務をデジタル化することにより、リアルタイムでの可視化やデータでの管理、検索が可能になると、日々の経営にも役立つものになります。DXの実現は難易度が高いものの、早く実現できた企業の先行者メリットも大きいものです。裏を返すと、DXの実現において競合に遅れを取ってしまうと、それだけで競争優位性が低下することにつながります。

バックオフィス業務のデジタル化はＤＸの第一歩として直近で取り組むべき経営課題と言えるかもしれません。

バックオフィス業務のデジタル化を成功に導くには

最後に、バックオフィス業務のデジタル化をスムーズに進め、全社DXにつなげるための３つのポイントをお伝えします。

１つ目は、基本はクラウドシステム（SaaS）を活用することです。業務をデジタル化する場合、クラウドシステムを利用するか、オンプレミスのシステムを自社独自でカスタマイズして利用するかの選択肢が存在します。オンプレミスシステムの場合、サーバーに社外からアクセスする際のセキュリテイが問題になったり、法改正等でツールの修正や改修が必要な場合に追加の開発費用が必要になったりとデジタル化のメリットを最大化できないケースが散見されます。そのため、バックオフィス業務をデジタル化する際は、クラウドシステムを導入する前提で検討を開始するのがいいでしょう。

２つ目は、経営陣まで巻き込み長期的な視野で計画を立てつつも小さな単位で始めることです。まずは、バックオフィス業務のデジタル化は、効果が実感しやすく、影響範囲が大きいことを経営陣に理解してもらうのが効果的です。また、自部署の業務に限ってデジタル化を進めるのではなく、他の部署まで巻き込むこみ全体を設計しつつ、デジタル化に抵抗がある企業の場合は、取り組みやすい部署やチームから小さく始めるとスムーズです。 デジタル化はクラウドシステムなどのツールを導入して終わりではなく、社内ルールや承認フローまで見直していく必要があるため、短いサイクルでトライアンドエラーを繰り返しながら自社に最適な形を見つけましょう。

３つ目は、全社員がどこからでもアクセスできる環境を整えることです。デジタル化の効果を最大化するために、社用スマートフォンを1人1台ずつ持てば、どこからでもあらゆる申請や承認、業務が可能になります。また、ICカード連携やチャットによるデータ連携など、スマートフォンの最新機能を活用することで、専用のシステムを開発しなくても実現できることが増えます。なお、プライベートのスマートフォンからツールを操作すると利便性は高まりますが、同時にセキュリティの事故リスクも高まってしまいますので、社用スマートフォンをおすすめします。端末管理ツールMDM（モバイルデバイス管理）によって複数のモバイルデバイスを一括管理すれば、遠隔でデバイスにロックをかけたり、アプリの利用制限を設けて不正利用を防止したりすることが可能です。

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