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「資料の手直し」外出先から、帰社しなくても解決できたら...

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「資料の手直し」外出先から、帰社しなくても解決できたら...

2020年03月17日

目次

たった一行の変更のために、会社に戻って作業しなければ...?

Bさんはじめ、忙しい営業担当の人が、突然出先から戻ってきて、あわてて作業して飛び出していく。こんな風景、ありがちですよね。出先で取引先から連絡があり、資料のわずかな修正をするためだけに往復の時間を割いて、会社に戻る。なんともムダな時間です。Bさんが言うには、「提案書の中の、たった一行の修正のために、会社に戻ったこともある」そうです。

その原因は、会社のパソコンにデータを保存しているから。ファイルサーバーには、確定した書類しか保存しないルールになっているので、作業中や商談中のものは営業担当それぞれのパソコンに保存されていて、修正は、帰社して自分でやるしかない状況...でも、そうとう負担ですし、非効率ですよね。

とにかくDriveに書類を保存して共有。
その時、手が空いているひとが作業すれば、ムダがなくなる!

ほとんどの書類をDriveに保存するようになると、誰もが書類のチェック、修正ができるように。外出先からでも「あの書類、お客さまに送っておいて」という連絡にもすぐ対応できます。その時、手すきの人が対応しておけば、急な依頼でもすばやく修正して送ることができるようになりました。

なによりも、帰社する移動時間がなくなり、相当の効率化を実現しています。営業担当の負担も軽くなっただけでなく、お客さまを待たせないので、評判がいいそうです。加えて、書類の作成中でも、課長や部長が目を通して、レビューすることがカンタンになり、提案の質が上がりました。

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