経費の申請、日報の提出のためだけに会社に戻らないといけないの？

目次

• メールやグループウェア、チャットも使っているのに、経費申請は今も手書き？
• 「必要事項を入力するだけ」にして、スマホで入力、提出できるように
• 資料ダウンロードのご案内

メールやグループウェア、チャットも使っているのに、経費申請は今も手書き？

経費や交通費の申請は、毎月発生するもの。お金が絡むものだけに、期日を守ること、きちんと申請書を作ることは必須なのですが、実は、交通費の申請書は今でも手書き。経費申請も、営業日報も毎日提出で、基本は手書きだそう。日報を何日かまとめて出して注意されている人をよく見るけれど、そうなってしまうのも仕方がないかもと思ってしまうことも。

日報のために毎日30分も使っていたり、経費申請のためだけに外出先からわざわざ戻ってきていたりと、負担が多いとBさんは、ため息。申請書をLINE WORKSで共有して、必要事項だけ入力するようにすればいいのでは？と部長に相談すると「経理部と相談してみてほしい」と。

「必要事項を入力するだけ」にして、スマホで入力、提出できるように

経理部に相談すると、別に紙での提出にこだわってないということで、申請書をデジタル化することはすんなりOK。一緒に、いままでの申請書をベースにした雛形を作って、必要事項だけ入力すればいいことに。次に、経理部と営業部長と一緒になって、申請の確認の流れを整理することに。記入された申請書は共有のフォルダにアップ。アップされると営業部長にプッシュ通知がきて確認ができて、確認のチェックを書類にすること、それを見た経理部が受け付けるという流れに。営業部長のチェックもスマートフォンでできるので、主張中でもチェックできるようになると、部長も喜んでいました。

このやり方を始めたところ、営業担当からは「申請が楽になった」、経理部からは「遅れることが減ったので助かる」とどちらからも喜びの声が !

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