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【ウェビナー運営の流れ】事前準備からアフターフォローまで成功させるポイントを解説

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【ウェビナー運営の流れ】事前準備からアフターフォローまで成功させるポイントを解説

2021年03月05日

ウェビナー中のノートPCの写真

新型コロナウイルス感染症の流行に伴ってさまざまな分野でオンライン化が進むなか、セミナーにおいても開催場所を会場からオンラインで行うウェビナーへと切り替えるニーズが高まっています。

この記事では、運営に必要な情報を、ウェビナーの開催を検討している情報システムや総務の担当者、経営者に向けて詳しく解説します。準備や当日の進行、後日の対応などについて具体的に紹介しているので参考にしてください。

目次

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ウェビナーの意味とタイプ

ウェビナーはウェブ(Web)とセミナー(Seminar)が結びついてできた言葉で、英語ではWebinarと書きます。もとの2つの言葉が意味するとおり「インターネット上で開催するセミナー」を表し、オンラインセミナーやWebセミナー、eラーニングなどと呼ばれることもあります。

一方向配信と双方向配信

ウェビナーの配信方法には配信側が一方的に発信する「一方向配信」と、配信者と参加者の両者が発信側にも聞く側にも回る「双方向配信」があります。

一方向配信は基本的に参加者から発信することはないため、聴講だけで目的が果たせる社内研修やeラーニングなどで利用されるケースが多い方法です。直接対面して話を聞くことに迷いがある人などでも参加しやすいため、参加者を広く集めて見込み客の獲得につなげ、商品の購入や契約に結びつけることもできます。

双方向配信はチャットなどを利用しながら双方間でやりとりができる方法で、グループワークや参加型の研修などに適しています。営業活動としては、接点を持った既存客などをターゲットにして購入意欲が高まるようなアプローチを行うことが有効です。

リアルタイム配信とオンデマンド配信

配信方法は配信と撮影のタイミングによっても2種類に分けられます。ひとつは既定日時に撮影と同時配信を行う「リアルタイム配信」です。コミュニケーションが大切となる質疑応答などを行うときの利用に適しています。

もうひとつは事前に撮影した録画を配信する「オンデマンド配信」です。瞬時の理解が難しい話や、見聞き逃しをしたくない内容が含まれていて、繰り返し見る可能性があるものを配信するときなどに向いています。

講義タイプとスライドタイプ

配信方式には「講義タイプ」と「スライドタイプ」があり、講義タイプは講師が話をしながら進めていくスタイルです。講師と参加者の表情や反応がお互いに伝わるため、コミュニケーションを重視したいときの利用に適しています。対して、スライドタイプは図表や写真などを表示しながら配信する方法です。伝えたい情報を視覚化できるため、わかりやすさを重視したいときに向いています。

ウェビナー運営の進め方【集客編】

ウェビナーは会場へ足を運ぶ必要がなく参加しやすい一方、参加しない判断も気軽に出せる点に注意が必要です。当日の参加者を確保するためには計画的な集客活動が求められます。適切な集客方法はウェビナーの内容により変わるため、方法はひとつに決めず適宜複数取り入れましょう。

申し込みフォームの作成

最初に参加の申し込みフォームを作成しておくと集客活動が効率的に進み便利です。たとえば、メルマガに申し込みフォームのURLも載せてウェビナーの案内を送る際などに使えます。

申し込みフォームの項目は氏名や参加理由、開催日が複数ある場合には参加希望日時などを掲載しましょう。申し込みを受けたら参加URLが自動返信されるように設定しておくと、送付漏れを防げるうえ、すぐにメールが届くため参加者も安心できます。

メルマガ

ウェビナーの参加者を効率的に多く募りたいとき、メルマガは利便性の高い方法です。送る相手が何人いても作成は一通分で済み、一斉送信できるため手間がかかりません。さらに、コストも配信システムの利用料だけなので負担を抑えられます。既存の会員に限定せず、これまで何らかの接点があった顧客も送信先に含めて一斉送信で案内を送るとよいでしょう。

個別メール

個別メールはウェビナーの参加率を上げたいときに有効な集客方法です。ウェビナーの趣旨にあう人に狙いを絞り、個別に案内を送ると興味を示してもらいやすくなります。ターゲットを絞れる少人数での開催時や、できるだけ確実に商品の購入や申し込みに結びつけたい場合などに利用するのがおすすめです。手間はかかりますが、送る相手にあわせてメールの内容を変えると、より参加率を上げられます。

自社サイト

ウェビナーの案内を自社のWebサイトに掲載するのも集客方法のひとつです。自ら検索などをして自社のWebサイトを訪れた人は、会社や取扱商品など自社に対して何かしらの興味を持っている可能性が高く、ウェビナーへも興味を示しやすくなります。

ただし、サイトへの訪問者を待つという受け身の方法だけに頼ることはリスクがあるため、自社側から働きかけるほかの方法と組みあわせて実行しましょう。

SNS

SNSで情報を発信する方法は費用がかからず、拡散力があるためコストパフォーマンスのよい集客方法です。拡散されれば自社アカウントのフォロワー以外にも認知してもらえるため、新規の集客も見込めます。興味を持っている人がたまたまSNSを見たときのチャンスを逃さないためにも、投稿にはウェビナーの内容やコンセプトについて明確な記載をしておきましょう。

セミナー・ウェビナーポータルサイト

セミナーやウェビナーの情報がまとめられていて、閲覧者が簡単に情報を探せるようになっているポータルサイトを利用するのもひとつの方法です。もともとセミナーやウェビナーへの関心が高い人が訪れるため、興味を持ってもらいやすく反応率の高さに期待が持てます。

ただし、ほかにも多くのウェビナー情報が掲載されていてライバルが多いため、この方法だけに頼るのではなく、ほかの集客方法との併用が必要です。

オフライン集客

従来から行われているオフラインでの集客方法でも一定の結果を期待できます。たとえば、顧客へのDMの送付や直接電話を掛けるテレアポなどは定番の集客方法です。11で話せる電話であればウェビナーのコンセプトをじっくりと紹介でき、質問に答えながら参加に迷う理由の解消もできます。ただし、突然の電話は迷惑がられる場合もあるため相手の反応を意識しましょう。

ほかにも、オフラインでイベントを開催し、ウェビナーのチラシを配る方法もあります。イベントなどでウェビナーの参加前に実際の商品を見せる機会を持てれば購入してもらえる可能性も高まります。

リマインドメールの配信

開催日が近づいたらリマインドメールを申し込み者に配信するのも効果が期待できる手段です。再度ウェビナーのお知らせを送ることが欠席者を出さないための防止策となる場合があります。特に、申し込み日と開催日の間に日が空く場合は参加者が忘れている可能性があるため有効です。

配信のタイミングは1週間前と前日を目安とし、メールにはウェビナーの日時とURLに加えて新情報も載せると参加者の期待値を上げられます。

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ウェビナー運営の進め方【準備編】

ウェビナーの開催が正式に決まったら当日に向けた準備に入りましょう。ここでは、具体的な準備内容を順に解説します。

ウェビナーの配信方法を決める

先述したとおりウェビナーの配信方法は複数あります。どのような方法で配信するかにより準備すべきことが変わるため、まずは、内容やコンセプトにあった配信方法を選ぶことが必要です。配信方法が決まったら、それにあったコンテンツ作りや資料作成の作業に入ります。

機材やツールの選定・準備

配信に必要な機材やツールを選定し、環境を整えておくことも必須の準備です。具体的には、パソコンやウェブカメラ、三脚、インターネット回線などを準備します。加えて、音質を上げるために、パソコンに内蔵している場合でも別にマイクを用意しましょう。

また、ウェビナーの内容や規模、参加人数などにあわせた配信ツールの選定と契約も必要です。おすすめのツールには、たとえば、Cisco Webex MeetingsGoogle MeetZoomなどがあります。

運営スタッフの業務フローを作成

それぞれの運営スタッフが担う業務の内容や、当日の動きは明確に決めておきましょう。誰が何を行い、どのように動くかを具体的に書き出してチェックリストにまとめておくと、当日に大事なことを漏らすことなく、スムーズな進行ができます。

入念なリハーサル

事前にリハーサルを重ねておくことは、当日滞りなく進行するために欠かせない準備です。リハーサルの回数は3回を目安とし、1回目はだいたいの流れをつかむために、2回目はより本番に近い形で、3回目は本番と思って実施します。

2回目のリハーサルでは従業員に参加者役を務めてもらうとよりリアルな練習ができます。生じた問題はその都度課題として挙げ、必ず次回までに解決・改善しておくことが大事です。

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ウェビナー運営の進め方【当日編】

ウェビナーで行うことは実施する会社によって異なります。ただし、基本としてやるべきことは主に次の6つです。

開催前の最終確認

ウェビナーの開催日当日を迎えたら本番前の最終確認を行います。最終確認として必ずしておくべきことは映像と音声のチェックです。複数の従業員に参加者の立場で実際に視聴してもらい、参加者が問題なく視聴できるかを入念にテストします。視聴者側ではなく配信者側の原因で起きた問題があった場合には必ず本番までに改善しておきましょう。

参加者の認証確認

参加者の入室が始まったら、認証確認の担当者は参加者名簿と入室者を照合し、確認できたら承認します。認証確認は出席者と欠席者を正しく把握するために大事な作業です。参加者名簿と異なる名前があった場合にはチャット機能を使って本人確認を行いましょう。

ウェビナーツールの使い方を説明

参加者のなかにはウェビナーの参加が初めてで使い方がわからない人がいる可能性もあります。本格的な話に入る前に、メッセージの送り方やボリューム調節の方法など、ツールの基本的な使い方を説明しておくと参加者が安心できます。説明を聞くだけではきちんと使えるか不安な場合もあるため、実際に試す時間も設けておくとより万全でしょう。

参加者の反応を見ながら進行

進行はその時々の状況やチャットなどから見られる参加者の反応などにあわせて柔軟に対応することが大切です。ただし、途中で進行を止められないよう、質疑応答などは途中に専用の時間を設けるか、最後にまとめて受け付けるようにし、その旨は事前に参加者に伝えておきましょう。

質疑応答

質疑応答は進行中にチャットで出た質問なども含めて、まとめて対応します。質疑応答の時間になったら、挙手機能を使って参加者から直接質問を受け付けるのもよいでしょう。当日の時間が限られている場合には、ウェビナーの開催日前に質問を受け付けておき、当日は多く集まった質問に対して回答する方法などもあります。

終了後のアンケート

ウェビナーが終了したら、ウェビナーの内容や自社の商品・サービスに関するアンケートのURLをチャット機能で参加者に送付します。多くの人から回答をもらえるように、ウェビナーの最後の挨拶の時間などを使って講師からもお願いしておくとよいでしょう。また、当日の資料や追加コンテンツのプレゼントなどを用意したアンケートにするなどの工夫も必要です。

ウェビナー運営の進め方【アフターフォロー編】

ここでは、ウェビナーの開催を無駄にしないために実行しておきたい3つのアフターフォローについて解説します。

フォローメールの送信

ウェビナーは開催すること自体が直接利益につながるわけではありません。ウェビナーを商品の購入や申し込みにつなげるためには、フォローメールでその後も参加者とコンタクトを取ることが必要です。フォローメールはお礼の言葉も添えて、遅くとも翌日までに送りましょう。ツールによって自動配信できるものもありますが、機能がない場合は手動で送らなければならないため、送信担当者や文言を決めておくとスムーズです。

アンケートの分析

ウェビナーの終了後に実施したアンケートは参加者の分析に活用します。分析で行うことは、どのような参加者がいて、それぞれの関心度はどれくらいあるかのリサーチと、参加者が抱く疑問の明確化です。さらに、分析をもとに各参加者に対する適切な施策を具体的に検討します。

ウェビナー内容の改善

次回のウェビナーに向けて社内で当日の振り返りを行い、アンケート回答の分析結果をふまえて改善すべき点を洗い出します。複数の参加者から出た質問があったら、次回は質問が重なって出ないよう、より詳細な説明に変えましょう。

また、視聴率や離脱ポイントを分析できるツールを使用している場合は、参加者が視聴を止めてしまった理由を探り、より魅力ある内容となるように見直します。

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ウェビナー運営の3つのポイント

ウェビナーを運営するにあたり押さえておきたいポイントが3つあります。各ポイントをしっかりと把握してウェビナーを成功に導きましょう。

ウェビナーの開催時間は60分程度に

ウェビナーの開催に適した時間は60分程度です。実際に60分前後で実施しているケースは多く、これより短すぎると参加者に視聴価値が低いと思われる可能性があります。反対に、長すぎると参加者が飽きてしまったり、そもそも時間が確保できなかったりする場合があります。

質問をしやすい雰囲気を大切に

双方向配信型のウェビナーを利用する場合は、配信者と参加者の両者から発信できる特徴を活かした、コミュニケーションを大切にした環境作りが大切です。質問したいのに発言が苦手で言い出せない参加者が出ないようにチャットを使用するなど複数の手段を用意しましょう。

適切なインターネット環境を整える

ウェビナーはインターネット環境があれば開催できますが、あればいいというわけではなく安定していることが重要です。ウェビナーを行っている最中に映像が途絶えてしまったり、音質が悪くて話が聞きにくかったりしては参加者が離れてしまいます。

実際の環境次第で、数値上ではわからない品質の劣化が生じる可能性もあるので、確実に安定したインターネット環境を整備するためにも専用回線の導入を適宜検討しましょう。

まとめ

ウェビナーは新型コロナウイルス感染症対策として推奨されているテレワークを行うにあたり、活用度の高いセミナーの開催手段です。安定したインターネット環境のもとで、適切な方法により上手に運営すれば営業利益につなげることもできます。

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