経費精算のワークフローとは｜テレワークにおけるあり方や効率化する方法を解説
経費精算をするときは、定められたワークフローに沿って一連の手続きを進めるのが一般的です。テレワークで経費精算を滞りなく進めるためには、ワークフローも検討しておく必要があります。この記事では、テレワークにおける経費精算をスムーズに進めたいと考えている企業に向けて、経費精算のワークフローについて解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
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経費精算のワークフローとは？
経費精算のワークフローとは、経費精算の申請から承認、経費処理に至るまでの一連のプロセスのことです。基本的には、社員が経費を立て替え、後から経費精算の申請を行います。承認の権限をもつ担当者が申請内容を確認し、問題がなければ承認が下されます。さらに、経理の担当者が会計処理を進め、経費を立て替えた社員へ払い戻しが行われる流れです。
経費精算は、月ごとや四半期ごとに定型的な決算業務が必要となります。経費精算は決算にも影響を与える可能性があるため、正しく申請して適切に処理しなければなりません。
テレワークにおける経費精算のワークフローのあり方
経費精算の申請や承認は、紙の書類を使用して対応しているという企業も少なくありません。しかし、テレワークが普及しつづける昨今、紙の書類による経費精算のままではどうしても不便になります。未だに、紙の書類で経費精算を進めるためだけにわざわざ出社しているという声も、ちらほら聞かれます。
テレワークにおいても経費精算をスムーズに進めたいなら、経費精算のワークフローを電子化する必要があります。メインの業務だけでなく、経費精算についても電子化できるよう社内の体制を整えましょう。
経費精算のワークフローを効率化する方法
経費精算のワークフローを効率化するためには、システム導入が効果的です。通信環境とパソコンやスマートフォンなどの端末があれば、場所を問わずどこからでも経費精算の申請や承認などを行えます。内容に不備がある場合も、画面上で簡単な操作をするだけで差し戻せますし、申請者は申請の進捗をシステムから即時に確認できます。テレワークをしている社員が、経費精算のためだけにわざわざ出社する必要もなくなります。
経費精算のワークフローを電子化できるシステムとしては、経費精算に特化しているものだけでなく、経費精算以外のさまざまなワークフローにも対応しているものもあります。
経費精算にワークフローシステムを活用するメリット
経費精算にワークフローシステムを活用すれば、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的なメリットについて解説します。
提出忘れや承認漏れを防げる
システムには通知（リマインド）機能がついていることが多く、さまざまなタイミングにあわせて通知を出せます。たとえば、経費精算の書類が提出されていなかったり承認漏れが発生したりしている場合、対応が必要な人に対して通知することが可能です。わざわざ目視でチェックしなくても自動的にリマインドされるため、手間をかけずに提出忘れや承認漏れを減らせます。
効率化により生産性が向上する
紙の書類で経費精算を進めていると、さまざまな手間がかかります。経費精算が発生するたびに個別で承認を依頼したり、不備があれば書類を差し戻したりする必要があるからです。また、承認者が承認できない場合は、代理承認の処理も必要になる可能性があるでしょう。
ワークフローシステムを導入すれば、このような手間のかかる作業も端末上で簡単に管理できます。すべての作業は画面上で進行するため、必要な作業もひと目でわかります。
コストの削減につながる
ワークフローシステムを導入すると紙の書類による申請が必要なくなるため、ペーパーレス化を推進できます。それまでかかっていた印刷代や紙代の削減も可能です。
また、経費精算の作業を画面上で管理できるようになれば、申請や承認もスムーズに進みます。社員が経費精算のために費やす手間や時間も少なくなり、メインの業務に集中しやすくなるでしょう。結果として残業代の削減につながる可能性もあります。
セキュリティに配慮できる
紙の書類で経費精算を行っている場合、紛失するリスクがあります。しかし、ワークフローシステムで経費精算を行えば、途中で書類を紛失する可能性はありません。
また、ワークフローシステムではあらかじめ承認者を設定できるため、申請する相手を間違えることもありません。IPアドレスの制限も設定できるので、経費精算の内容を確認できる社員を限定できます。ワークフローシステムを活用すれば、セキュリティにも配慮して経費精算を進められるでしょう。
ミスやトラブルを減らせる
ワークフローシステムで経費精算を行うと、申請内容にミスがあっても差し戻しが簡単です。差し戻された社員も、システム上で修正を加えるだけで再度申請し直せます。ワークフローシステムには申請のフォーマットや過去の文書も登録されており、検索して参考にすれば必要な書類を正しく作成しやすいです。
また、システム上では、申請や承認の進捗状況もわかります。どこで確認が止まっているかもすぐにわかるため、トラブルを減らせます。
【目的別】経費精算のワークフローシステムの選び方
経費精算のためにワークフローシステムを選ぶときは、自社の目的にあわせたものを正しく選定する必要があります。目的別の選び方について解説します。
入力作業を効率化したい
経費精算の入力作業の手間を減らしたいなら、交通系ICカードと連携できるワークフローシステムがおすすめです。経路や交通費などのデータを自動で取得できるため、いちいち確認して手入力する必要がありません。また、領収書やレシートの写真をスマートフォンで撮るとデータを読み取れるシステムも便利です。
経費精算の流れをスムーズにしたい
経費精算をスムーズに行いたい場合は、チェック機能が充実しているシステムが適しています。たとえば、交通費が最短かつ最安のルートで計算されているかについて、自動で確認できるシステムがあります。
また、規定違反をチェックできる機能がついていれば、承認者や経理担当者の手間をさらに減らすことが可能です。承認の遅延についてアラートを出せる機能がついているシステムもあります。
手間や時間を減らしたい
経費精算の手間や時間を削減したければ、自動でデータを取り込んだり、自動仕訳ができたりするシステムを選びましょう。振込データを作成できるシステムも便利です。経理担当者のミスの削減につながるため、経費精算にかかる手間やコストも少なくできます。
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経費精算にワークフローシステムを導入する際のポイント
経費精算にワークフローシステムを導入するうえでは、意識したいポイントがあります。具体的に解説します。
自社に必要な機能を搭載しているシステムを選ぶ
新しいシステムを導入するためには、まとまったコストがかかります。また、システムにはたくさんの種類があり、どれを選ぶかによっても利用できる機能は異なります。システムを選ぶ前に自社に必要な機能について洗い出しておくと、本当に役立つシステムを選びやすくなるでしょう。機能性だけでなく、費用対効果も考慮することが大切です。
決裁権限や承認ルートを確認しておく
同じ経費精算でも、具体的な内容によって承認者が異なるケースもあります。システムを導入する前に、条件ごとの決裁権限や承認ルートの違いを把握しておきましょう。それぞれを把握していれば、システムの導入後に正しく決裁権限や承認ルートを設定できます。
差戻しの基準を明確にする
ワークフローシステムを導入すると、システム上で申請内容を自動的にチェックできるようになります。チェックの精度を高めるには、差し戻しの基準を明確に定める必要があります。システムのチェックにより正しく差し戻しができれば、経理担当者にかかる負担を大幅に削減することが可能です。
セキュリティの設定を確認する
システムで経費精算を行うと、紙の書類を使用する場合よりもセキュリティを高められます。ただし、システムの使い方によっては、かえってセキュリティ上のリスクにつながる可能性もあるでしょう。特に、セキュリティに対する意識の低い社員がいるなら注意が必要です。システムのセキュリティに配慮するには、社員の意識を改革したりパスワードを設定したりして対策する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。経費精算をより確実で快適なものにするためには、ワークフローシステムの導入をぜひご検討ください。特に昨今のテレワーク普及に比例して、よりその需要も高まっています。ワークフローシステム導入は、会社としての経費精算の効率化のみならず、経費精算のためだけの不要な出社を削減したり、人的ミスを防止し社員負荷を軽減したりと、社員満足度の向上にもつながります。自社の経費精算に必要な機能を備えるワークフローシステムでより快適なビジネスを実現してみてはいかがでしょうか。
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