STAGE03

危機管理や事業継続の実現と
デジタル化を
前提とした
ワークスペースの再構築

デジタルデバイスとクラウドサービスの導入によって業務のデジタル化が進んだその先にあるのが、このステージです。自然災害など、もしものときに業務をどうやって継続するのか、経理や総務、人事といったバックオフィスの業務は大丈夫か?データは安全なのか?といった、備えに必要となるソリューションと、新しい働き方にあわせたオフィスの形について確認しましょう。

Point 06

バックオフィス業務の効率化

Check
すでに対応している内容にチェック!

合わせて見られているPoint

Point 02 複数のコミュニケーション手段を用意する
Point 04 働く場所を選択できる
Point 07 有事下の事業継続

例えばこんなことがありませんか?

ハンコのための出社が正解なのか悩ましい

経理担当者として契約書や請求書などの書類のチェックを行うAさん。これまでは当然のこととして業務をこなしてきましたが、リモートワークが中心となった現在、捺印・輸送された各種書類をチェックしてハンコを押し、返送するために毎月出社が必要な状況に疑問を感じ始めています。自宅で商談やファイルのやり取りができるのに、なぜ毎月手作業で不在がちな担当者や上司を捕まえて、直に押印しなければならないのか、デジタル化が進むといわれている昨今において自分だけが取り残されている気分です。

機密情報、そのルールは本当に必要なもの?

Bさんの会社では、社内の重要な情報はすべて機密事項として社外からのアクセスが禁じられています。セキュリティに対する正しいアプローチであると信じていましたが、実際に業務で必要が生じると印象が一変。なにをするにも出社が必要で自宅や社外からのテレワークに制限がかかり業務に遅延が発生することも少なくありません。お客さま対応も、オフィスの外ではすれ違いや遅延の発生が目立ち始めています。このままでは業務効率が下がり今期の目標クリアも厳しいのではないかと心配です。

長年勤めたスタッフが急に退社で大騒ぎ

古株の経理担当者Cさんは、営業部のDさんが入社した頃からずっと経理部で働いています。つい先日急に退職するとのアナウンスがあり社内で話題になりましたが、現場の混乱は相当なものだったようです。引き継ぎに必要な情報が不足しており、これまでどのように業務を行っていたのか誰も分かっておらず、退職済みのCさんからは一切のフォローもありません。事態を甘く見ていた担当上長はけん責処分を受け、フロアには重苦しい雰囲気が漂います。「事前にCさんの業務を可視化することができていたら、この状況を回避できたかも知れないな」とDさんは思いました。

バックオフィス業務を
クラウド化して効率化しましょう

月末に業務が集中、経理処理には出社が必要といったこれまでのバックオフィス業務は、
クラウド化によって改善することが可能です。透明性が高く、効率の良いバックオフィス運営は業務効率化につながります。

「クラウド経費精算」で残業を抑制

「クラウド経費精算」で残業を抑制

経費精算の申請・承認・その他業務をクラウド管理できる「経費精算サービス」をご利用ください。紙による経費精算の提出が月末に集中し、入力業務によって局所的に発生する残業時間を削減することが可能です。申請情報から仕訳・振込データを自動作成することもでき、面倒な経理業務も大幅に効率化できます。負荷軽減のほか、クラウド化されたデータは組織の意思決定の高速化にも貢献します。

「クラウド会計サービス」で経理業務をクラウド化

「クラウド会計サービス」で経理業務をクラウド化

クラウド会計ソフトの導入で、バックオフィス全体のシステム効率化を図る機能・サービスをおすすめします。クラウド化によって膨大な紙の書類はすべて電子化、作業場所や紙資料の管理にとらわれない、ペーパーレスな環境を実現します。オフィス、自宅、移動中、海外でも。インターネット環境さえあれば、コミュニケーションが取れます。さまざまな業務ツールを集約することで、経理に必要なデータを自動で帳簿に取り込むことも可能。入力工数の人的作業ミスの低減にも寄与します。

承認フローをデジタル化する「電子署名サービス」

承認フローをデジタル化する「電子署名サービス」

「紙と印鑑」の契約書の締結から、契約書の管理まで可能なクラウド型の電子契約サービスのご検討はいかがでしょうか。印刷物への直接押印による承認作業は、業務のボトルネックとされています。電子署名なら、遠隔でも対応できるため、効率よく承認フローを進めることができます。また、「認定タイムスタンプ」を採用しているサービスを使えば、法的にも安心してご利用いただけます。

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