STAGE03

危機管理や事業継続の実現と
デジタル化を
前提とした
ワークスペースの再構築

デジタルデバイスとクラウドサービスの導入によって業務のデジタル化が進んだその先にあるのが、このステージです。自然災害など、もしものときに業務をどうやって継続するのか、経理や総務、人事といったバックオフィスの業務は大丈夫か?データは安全なのか?といった、備えに必要となるソリューションと、新しい働き方にあわせたオフィスの形について確認しましょう。

Point 08

新しいワークスペースのあり方

Check
すでに対応している内容にチェック!

合わせて見られているPoint

Point 04 働く場所を選択できる
Point 06 バックオフィス業務の効率化
Point 07 有事化の事業継続

例えばこんなことがありませんか?

部署横断のプロジェクトが発足したが
コミュニケーションの壁がある

Aさんは、さまざまな部署に所属する社員からなるプロジェクトを任されました。Aさんの会社は部署ごとに固まった島型のデスクと、来客用の2部屋、会議用の3部屋というつくりです。今日はプロジェクトのキックオフです。メンバー同士の距離を縮めるため、開放的な場所で気軽にディスカッションをしたいところですが、最適な場所がなく、会議室を使いました。メンバーはみんな緊張した面持ちで、なかなか気楽な意見交換ができません。関係構築にはまだまだ時間がかかりそうです。

出社が必要な日、
社外とのWeb会議があるけれど…

今日は社内の重要な報告会があり、出社したBさん。午前中の報告会を無事に終わらせ、午後はC社のお客さまとのWeb会議の予定が入っています。Bさんの会社はテレワークと出社のハイブリッドワークを推奨しており、今日はたまたま隣りの席の社員も出社しています。時間になりWeb会議を始めたところ、隣の席の社員も別のWeb会議が始まったようです。お客さまと打ち合わせをしますが、隣の声が気になり、気が散ってしまいます。途中、お客さまから何度か「Bさんの隣の席の方、お声が大きいですね。」と苦笑いをされてしまいました。

空間のムダがあり、固定費を見直したい。

コロナ禍の影響でテレワークを導入したE社で、総務として働いているDさんは、久しぶりに出社しました。事務作業もほぼオンライン上で完結するようになったことで、直行直帰や在宅勤務が増え、オフィスは空席が目立ちます。今まで紙で管理していた契約書などの重要書類もペーパーレス化され、保管庫のスペースも空きが目立ちます。すると、総務部長からこんな依頼を受けました。「固定費を削減したいと思うが、何か削れるところがないか、経営管理部門と相談してほしい。」Dさんは、真っ先にこの空間をどうにかできないかと思いつきました。

業務のデジタル化が進んだことで生まれた空間の
有効活用など、オフィスのあり方も併せて考えましょう

コロナ禍の影響で、テレワークと出社のハイブリッド型ワークスタイルを導入する企業や、フルリモートに切り替えする企業、オフィスへの出社は必須だけれど、可能な限り不要な接触機会を減らしリスク軽減を図りたい企業など、状況はさまざまです。デジタル化の推進と併せ、オフィス空間の導線設計や、目的に合わせたレイアウト変更、ダウンサイジングによる空間再編など、自社に最適なオフィスの形を追求していくことが必要です。

目的や役割を意識して「生産性を高める空間づくり」を

目的や役割を意識して「生産性を高める空間づくり」を

日本のオフィスによくみられる、デスクを「島型」に集める構成は、グループ管理を容易にしますし、「フリーアドレス」は出社人数のばらつきへの対応や、部を横断したコミュニケーションの加速に適しています。

開放的な空間と、閉じた空間のバランスがカギ

開放的な空間と、閉じた空間のバランスがカギ

解放的な空間では気軽なディスカッションや会話が弾み、新たなアイディアや創造的な作業に適しています。考え事や、作業に集中する場合は、パーテーションなどを使って閉じた空間を作り出すことが有効です。

オフィス空間にムダを感じたら「オフィス移転」のタイミングです

オフィス空間にムダを感じたら「オフィス移転」のタイミングです

柔軟に働ける環境を手に入れると、終日外回りをする社員や、在宅勤務者が増え、使われない空間が目立つかもしれません。固定費のムダを見直す意味でも、「オフィス移転」を検討してはいかがでしょうか。

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