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テレワーク導入のための手順・重要ポイントを徹底解説!助成金も紹介

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テレワーク導入のための手順・重要ポイントを徹底解説!助成金も紹介

2020年09月09日

テレワークによる在宅勤務の様子

新型コロナ感染症や多発する自然災害をきっかけとして、テレワーク導入に本腰を入れる企業が増えています。政府が推進する「働き方改革」も、その追い風となっている状況です。この記事では、テレワークのメリット・注意点・導入の手順・補助金などについて解説します。導入を検討する際の参考にしてください。

目次

テレワークとは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT)を利用することで、時間や場所を有効に活用する柔軟な働き方のことです。テレワークには、主に在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィスの3つの種類があります。Tele Work(離れたところで働く)から派生した言葉です。

テレワークの導入状況

テレワークの導入状況を具体的な数字で紹介します。

日本のテレワークの導入率

総務省の資料によると、2019年9月末のテレワーク導入率は20.2%、導入予定を加えると29.6%でした。新型コロナ感染症が拡大した2020年3月以降のテレワーク導入率は下記のとおりです。

・3月:13.2%

・4月:27.9%(7都道府県の緊急事態宣言後)

・5月:25.7%(緊急事態宣言解除後)

規制緩和後もテレワークを続ける企業は多く、ウィズコロナ時代に向けて導入を本格化する動きが強まっています。

※参考

令和元年通信利用動向調査 ポイント|総務省

第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査|パーソナル総合研究所

テレワーク導入が必要な理由

テレワーク導入が求められる背景には、日本企業が抱える深刻な人手不足があります。必要な労働力を確保するためには、多様で柔軟な働き方とワークライフバランスの実現を目指す「働き方改革」が欠かせません。多発する自然災害や感染症の拡大によって、事業継続性が企業の最重要課題となっていることも理由の一つです。

テレワーク導入による7つの効果

テレワーク導入によって得られる7つの効果について解説します。

多様な働き方の実現

テレワークを導入することで、多様な働き方とワークライフバランスが実現します。テレワークは働く場所と時間を選ばないため、社員それぞれの事情にあわせたフレキシブルな働き方を選ぶことができます。仕事とプライベートの両方を充実させることにより、企業への満足感や仕事に対する意欲も向上します。

業務の効率化と生産性の向上

テレワークの導入で、業務効率化と生産性向上が見込めます。オンラインでの情報共有が可能になれば、スピード感のある顧客対応や業務分担の最適化が実現できます。営業職は業務報告のためだけに帰社する必要がなくなり、デスクワークでは自分の業務に集中しやすくなります。

コストの削減

テレワーク導入の効果として、コストの削減があげられます。テレワークを導入すれば広いオフィスが不要となるため、オフィスの賃貸料・光熱費・通信費などが削減できます。社員の通勤費や交通費などのコストも抑えられます。

自然災害・疫病への対策

テレワークの導入は、自然災害・感染症の拡大・交通機関のトラブルといった非常事態への対策となります。テレワークによる労働は、リスクを分散できるため、事業継続性が向上します。デジタル化によって重要な資料を守りやすくなることも見逃せない効果です。

離職の防止

テレワークを行うことで、社員の離職が防止できます。企業にテレワークの仕組みがあれば働き方の選択肢が増え、育児や介護と仕事を両立しやすくなります。ワークライフバランスの向上によって社員の満足度が上がることも、職場への定着率向上に役立ちます。

優秀な人材の雇用促進

テレワーク導入により、優秀な人材の雇用を促進できます。テレワークでの就労が可能であれば、オフィスに通勤できる人以外からも多く雇用できます。日本全国、世界各地の優秀な人材を確保できるだけでなく、通勤が困難な障害者や高齢者の雇用にもつながります。

環境負荷の軽減

テレワークを行うことにより、環境負荷を軽減できます。多くの企業がテレワークを導入することで通勤者が減少すれば、交通混雑の緩和が見込めます。オフィススペースの縮小は、節電や二酸化炭素排出量の削減に有効であり、企業のイメージアップにもつながります。

テレワークの課題

テレワークが抱える課題は、情報セキュリティへの不安・勤怠管理・人事評価の難しさ・テレワークに向かない業務があることなどがあげられます。社員同士のコミュニケーションの減少・テレワーク従事者と出社する社員が存在することで感じられる不公平さなども、テレワークが抱える重要な課題といえます。

テレワーク導入のための7ステップ

テレワーク導入の手順を7ステップに分けて解説します。

1.導入目的の明確化

テレワークを導入する目的を明確にします。なぜテレワークを導入しようと考えるのか、どのようなテレワークを目指したいのかなどの方向性を決めましょう。目的を明確にすることで、準備すべき点がはっきりとしてきます。総務省の調査によるテレワーク導入の主な目的は以下のとおりです。

・生産性の向上

・通勤時間の短縮

・感染症・災害対策

・ワークライフバランスの実現

・コストダウン

・優秀な人材の確保

※参考:総務省|平成26年版 情報通信白書|テレワークの効果と活用事例

2.社内制度など現状の把握

社内の現状を確認するとともにテレワーク導入のために行うべき課題を洗い出します。就業規則・人事評価などの社内制度だけでなく、社員のセキュリティ意識や自宅のインターネット環境などを把握することも大切です。

3.テレワーク導入対象範囲の決定、スケジュールの決定

テレワーク導入の対象範囲とスケジュールを決めます。テレワークを行う対象の業務・社員・実施頻度などについて具体的に検討しましょう。対象となる業務を常時テレワークとするのか、週1~2回程度の随時テレワークから始めるのかなどを決定する必要があります。

導入までに行うべきことを洗い出し、スケジュールを作成します。テレワークの環境作り・ルール作り・セキュリティ対策・社員教育・導入・検証などを予定に組み込みましょう。

4.就業規則・勤怠管理のルールの制定

テレワークを導入するにあたって、就業規則・勤怠管理・業務管理・人事評価制度などを修正し、新たに必要なルールなどを制定します。全社員の公平性を担保できるルール作りを意識することが大切です。

5.必要なICTツールの導入、セキュリティ対策の実施

安心してテレワークが行えるように、必要なICTツールの導入、セキュリティ対策の実施を行います。社内ネットワークへ安全に接続するための情報通信(ICT)環境を構築します。主なICTツールには、ビジネスチャット・ビデオ会議システムなどのコミュニケーションツールやクラウドサービスなどがあります。

自宅などで作業するためのパソコンやモバイル端末などのIT機器も準備する必要があります。情報漏えい・不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策の実施は欠かせません。IT機器の紛失・盗難・ウイルス感染などを防ぐためのセキュリティガイドラインを策定して、社員への周知を徹底させましょう。

6.社員への説明・教育

テレワーク導入の必要性・新しい人事関連ルール・セキュリティルールなどを社員に対して説明・教育します。テレワークに従事する人だけでなく、社員全員を対象として行うことが大切です。

7.導入・評価・改善

テレワークを導入した後は、その評価を必ず行い、不具合が出た際はすぐに改善をしましょう。テレワークには実際に体験してみなければわからない問題も多いため、導入後は定期的に効果を検証し問題点を洗い出し、改善につなげることが重要です。社員が感じている仕事のやりにくさ・満足度などをきちんと聞き取ることもが大切です。

テレワーク導入のための重要ポイント

テレワーク導入のために注意すべき重要なポイントをまとめて解説します。

セキュリティ対策を万全にする

企業にとって情報漏えいは致命的なダメージにつながる大きな問題です。個人情報が流出すると、顧客からの信用が失墜してしまいます。社内全体のセキュリティ対策に万全を期すとともに社員への研修を定期的に実施してセキュリティ意識を高めましょう。

情報通信(ICT)環境を整える

テレワーク導入のためには、情報通信(ICT)環境の整備が欠かせません。クラウドサービス・情報共有ソフトウェア・コミュニケーションツールなどを上手く活用し、働きやすいテレワーク環境を整えましょう。

労務制度を見直す

テレワークを行う社員と出社して勤務をする社員との間の公平性を担保することは、とても重要です。労務制度を徹底的に見直して、不公平感をなくし、不満が出ないように調整しましょう。勤務時間・人事評価の仕組み、テレワークのための費用負担などは明確にしておく必要があります。

【参考情報】助成金について

テレワーク導入で利用できる主な助成金制度を3つ紹介します。利用にあたっては、それぞれの公式サイトで詳細を確認しましょう。

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

厚生労働省の助成金制度で、在宅またはサテライトオフィスでのテレワークに取り組む中小企業が対象です。一定の取り組みを実施した場合に、返済の必要がない助成金が支給されます。年度ごとの予算が決められているため、早めに申請することが大切です。

テレワーク定着促進助成金

東京都が業務委託をしている「東京しごと財団」の助成金制度で、都内に本社または事務所を置く中堅・中小企業が対象です。一定の条件を満たした場合に、テレワークの環境整備にかかる費用に対して助成金が支給されます。募集要項の詳細は、公式サイトで確認してください。

働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース

新型コロナウイルス感染症対策の一環で厚生労働省が特例として設けた期間限定の助成金制度です。原則的に、新型コロナウイルス感染症対策を目的としてテレワークを新規に導入する中小企業が対象です。制度の見直しが随時行われているため、こまめに公式サイトを確認しましょう。

まとめ

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、テレワーク導入は大企業のみならず中小企業にとっても避けて通れない課題となっています。テレワークには多くの効果が期待できますが、導入までには検討すべき課題も多く、情報セキュリティに関する知識が欠かせません。

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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。