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在宅勤務(テレワーク)の注意点|社員の健康や労働契約、環境整備、セキュリティ対策など

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在宅勤務(テレワーク)の注意点|社員の健康や労働契約、環境整備、セキュリティ対策など

2020年12月07日

デスクワークのイメージ

場所や時間にとらわれない働き方ができる、テレワークの導入が進んでいます。在宅勤務はテレワークのひとつです。この記事は、主にテレワークを推進・導入したい中小企業の経営者・情報システム担当者・総務の決裁者などに向け、在宅勤務の注意点を解説します。「在宅勤務者への対応」「労働基準法の順守」「環境整備」の3つの観点から、運用の注意点を詳しく解説しています。自社の環境整備や制度変更の参考にしてください。

目次

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在宅勤務はテレワークのひとつ

在宅勤務はテレワークのひとつです。ここではテレワークについて解説した後、在宅勤務の定義、在宅ワーク・在宅就業との違いなどについて解説します。

テレワークには3つのタイプがある

テレワークはICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない働き方です。

テレワークは「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つに分類できます。「在宅勤務」とは自宅で働くこと、「モバイルワーク」とは外出先・顧客先・移動中の場所で働くことです。「サテライトオフィス勤務」は、通勤負担を減らすといった目的で設けられた、本社以外の事務所で働くことを指します。

在宅勤務と在宅ワークは同じではない

日本の省庁において、「在宅勤務」は、雇用関係のある社員が、自宅で会社の業務を行うことです。一方、「在宅ワーク」は、自営業やフリーランスの人が、自宅で仕事をする場合に使います。混同して用いられがちですが、企業のテレワークの担当者は、明確に区別する必要があります。

在宅就業と在宅勤務の違い

在宅就業と在宅勤務も、意味は異なります。「在宅就業」は、事業主と雇用関係がない請負契約などによる、自宅での就業です。主にコスト削減と仕事量に応じた人員調整のために、企業が発注した仕事を請け負う働き方です、たとえばテレアポやデータ入力などが該当します。一方、在宅勤務を行う者は、事業主と雇用関係にあるため、在宅就業とはいいません。

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在宅勤務者への対応における注意点

在宅勤務を導入するにあたっては、従業員の業務負担や健康面に配慮する必要があります。どのような問題が生じるのでしょうか。

自社に合ったテレワーク導入を行う

テレワークを一気に導入すると、業務負担が急増するリスクがあるため、段階的に実施することが望ましいでしょう。経営層や中間層が率先して行うことで、テレワークの定量的な目標を把握し、社員に導入目的を伝えやすくなります。

総務省は「テレワーク成熟度モデル」という導入ガイドラインを設けています。自社のICT環境や就業制度が、どの段階にあるのかを見極めてから、テレワークを導入・推進しましょう。

健康管理・ストレスチェック

在宅勤務を始めると、生活リズムが乱れて体調を壊す人がいます。特に出退勤の管理システムがなく、自由に就業できる企業においては、従業員の健康管理にも留意する必要があります。

また、孤独感やマンネリ感などのストレスを感じる人もいます。在宅勤務を週2~3回程度にしたり、同じ作業内容にならないように仕事を割り振りしたりといった対処が必要です。

長時間労働リスクを避ける

自宅に仕事環境があると、ワーカホリックになる人、ノルマを達成するためにプライベートの時間を削る人など、長時間働く傾向が強まります。

企業側の対応としては「深夜や休日のメール送信を控える」「社内システムへのアクセス制限をかける」など、長時間労働を避けるルールづくりが重要です。

在宅勤務に向く業務・向かない業務がある

在宅勤務に向く業務と向かない業務があります。一般的には、ITエンジニア職やクリエイティブ職など、個人のタスクが明確なものはテレワーク向きですが、営業活動やチームで企画を立案するような業務は向いていないと言われています。

トップダウンで在宅勤務を押し付けると、業務効率が悪くなり社員のモチベーションを下げることにもつながりかねません。業務に合わせた勤務体制を作るなど注意が必要です。

業務評価への不安

仕事に対する取り組み方や、業務のプロセスをみてもらえないことに対して、不安を抱く人もいます。「成果が出ていないと、さぼっていると思われる」など、ストレスを感じる人も多いようです。

在宅勤務者に対しては、社内からネガティブな評価が出やすいといわれています。在宅勤務を導入する場合は、公平な人事評価制度への改訂も検討しましょう。

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在宅勤務における労働基準法上の注意点

在宅勤務を実施するにあたっては、労働基準法違反にならないように注意する必要があります。

就業規則の変更

初めて在宅勤務を実施する場合、一般的には、就業規則の変更が必要です。たとえば自宅を正式な就業場所として労災の対象にするなど、労働条件を明記して、従業員に周知させる義務があります。

また、「社内と同等の水準で業務ができる」「勤続1年以上」など、在宅勤務を許可する条件づくりも必要です。労使間で話しあいの場を設けて、スムーズに導入と推進ができるように準備しましょう。

こちらも併せて読みたい契約書の内容は?テレワークの就業規則の変更について気になるポイントを解説

勤怠状況の管理

在宅勤務を含めてテレワークは勤怠管理がしにくく、特に一定時間業務を離れる、「中抜け時間」がわかりにくいことが特徴です。

しかし、一般的に、在宅勤務に「みなし労働時間制」を適用することはできません。「常時通信可能な状態にないこと」という条件が満たせないためです。基本的には勤怠管理ツールを導入するなどの手段で、客観的な労働時間を集計する必要があります。

こちらも併せて読みたいテレワークの勤怠管理は大丈夫?管理のポイントやツールの選び方まで解説

人事評価が不透明にならないようにする

業務プロセスや細かな事情などをみてもらえないため、上司の人事評価に不信感を抱くケースもあります。納得を得にくい評価体制である場合は、制度の改正が必要です。

また、社内の従業員とは違う評価基準や賃金体系にする場合は、行政官庁に就業規則変更を届け出なければなりません(労基法89条2号)。

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在宅勤務者への環境整備での注意点

ここでは、企業が実施するべき在宅勤務者の環境整備における注意点を解説します。

コミュニケーションツールが必須

メールや電話だけでは、在宅勤務におけるコミュニケーションは、スムーズに行えません。そのため、多くの企業がビジネスチャットやビジネス用のメッセージアプリ、Web会議システムなどのコミュニケーションツールを導入しています。

たとえば、世代を問わず利用者が多いLINEのビジネス版「LINE WORKS with KDDIを導入するだけでも、在宅勤務のコミュニケーションがスムーズになります。

こちらも併せて読みたい「テレワークで活用するツールとは?ジャンル別にくわしく紹介」

在宅勤務に適したパソコン選び

快適な業務のためには、在宅勤務に適したパソコンを貸し出すことも必要です。「ネットワーク接続が簡単」「セキュリティが高く安定した通信」「通信機器が不要で持ち運びが簡単」という点を考えると、LTE対応パソコンがおすすめです。

ただし、一律にデバイス環境を整えるのではなく、業務に応じたスペックのパソコンを選定したり、紙で作業したい人向けにプリンターを支給したりするなど、細かな対応も求められます。

勤怠管理もツール活用がおすすめ

出退勤の記録や在席管理などは、作業負荷を考えるとツール活用が現実的です。これらの作業を自動化しないと、上司や労務管理者の業務が増大します。

サボり防止のために、一定時間ごとにWebカメラによる撮影や、パソコン画面のキャプチャを自動保存するツールもあります。ただし、使用する場合は、従業員に過度のストレスを与えないように注意しましょう。

→<勤怠管理ツールのご紹介はこちら

セキュリティ対策

在宅勤務のセキュリティとして必要なのは、パソコンのウィルス対策ソフトや、Wi-Fiなどの通信機器のセキュリティ設定です。個人が所有する機器では管理しにくいため、企業で貸し出すのが一般的です。

書類の持ち出し・紛失、ショルダーハッキング(のぞき見)など、物理的な情報漏えいも多いため、ルールの周知徹底を行いましょう。

通信費の負担

通信費の負担の取り決めは、意外に忘れやすい項目です。インターネット回線をプライベート用としても使う場合は、明確なルールをつくりましょう。電気代や文具代、私物のプリンターの紙代やインク代なども検討します。

こちらも併せて読みたい「テレワーク費用はどこまで企業負担?負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説」

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在宅勤務を推進・導入するメリット

ここからは、在宅勤務を推進・導入するメリットを、企業側の視点から解説します。

生産性が向上する

在宅勤務者からは「通勤時間がなくなり業務にエネルギーを注げる」「電話対応がなくなり集中できる」といった意見が多く聞かれます。ワーク・ライフ・バランスが改善されて、仕事へのモチベーションが高まる人もいます。

ただし、導入初期は生産性が下がるケースも少なくありません。長期的な施策として目標を定めて取り組みましょう。

慢性的な人手不足の解消

在宅勤務は、場所や時間にとらわれないため、多様な働き方の実現につながります。子育て中や介護中の人、遠隔地の人など幅広い人材を雇用対象にすることも可能です。

在宅勤務(テレワーク)を導入・推進しているかどうかは、就活生・転職者の評価ポイントのひとつになっています。新規雇用の面でも、テレワーク導入の効果が期待できるでしょう。

コスト軽減

在宅勤務では交通費がかかりません。また、クラウド型のデータ共有システムやWeb会議、電子承認システムなどを同時に導入すると、ペーパーレス化による節約も見込めます。

ローテーションで在宅勤務を実施し、フリーアドレスを導入すると、社内の人数を何割か削減できます。それによりオフィス賃料や光熱費の削減も可能です。

BCP(事業継続計画)の強化

BCP(事業継続計画)とは、自然災害や感染症予防対策による外出自粛などの緊急事態において、事業を継続するための計画です。緊急時の連絡手段の確保なども含まれます。

テレワークによるBCPには2つのタイプがあります。ひとつはテレワークでBCPも兼ねる、ワーク・ライフ・バランスタイプ、もうひとつはBCPを主目的として、テレワーク環境を用意するタイプです。自社に適したタイプを検討してはいかがでしょうか。

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在宅勤務の成功事例

ここでは、在宅勤務によって労働環境の向上に成功した事例と、業務効率化を達成できた事例を紹介します。

ワークライフハーモニーを実現「e-Janネットワークス株式会社」

e-Janネットワークス株式会社は、テレワークプラットフォームを開発・販売している企業です。

テレワーク関連事業ということもあり、自社製品を利用して、117名中96名を対象に月平均16日以上のテレワークを実施しています。マネジメント層が率先して活用することで、テレワーク利用率を高めていった結果、仕事も生活も充実した従業員が増え、年平均で約5%にまで、離職率を低下させました。

タイムマネジメントの自覚で業務効率化 国内大手ICT企業

情報通信業の某ICT企業は、在宅勤務によって多様な働き方を加えるとともに、就業時間にも自由度を設けました。

個人が月ごとに申告することで、就業開始と終了を前後1時間ずらせるという特徴があります。また、保育園への送迎など、家庭の用事を勤務時間内におこなうこともできます。多様化によって、従業員にタイムマネジメントの意識が芽生えて、業務効率化や生産性向上につながったようです。

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まとめ

在宅勤務は、テレワークの形態のひとつです。多様な働き方の実現やコスト削減など、多くのメリットがある一方で、勤怠管理がしにくい、人事評価が不透明になりやすいなどの注意点があります。問題の大部分は、自社に適した制度やツールの導入で解決できるため、準備を進めましょう。

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