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テレワークの勤怠管理は大丈夫?管理のポイントやツールの選び方まで解説

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テレワークの勤怠管理は大丈夫?管理のポイントやツールの選び方まで解説

2020年09月23日

在宅でのテレワークの様子

テレワークを導入する企業が増えていますが、勤怠管理が難しいと考える人は多いです。この記事では、テレワークにおける勤怠管理の方法について解説します。テレワーク時の勤怠管理に役立つツールについても解説しているので、参考にしてください。

目次

テレワークでの勤怠管理は難しい?

テレワークにおける従業員の勤怠管理は難しいと考える経営者は少なくありません。ここでは、テレワークでの勤怠管理における課題について解説します。

従業員の勤怠状況がわかりづらい

テレワークでは、従業員の勤怠状況を目視できないため、どのように勤務しているかわかりづらい、というのがあります。通常の業務では、出社することで勤務が始まり、退社することで勤務が終了します。テレワークでは、勤務の開始と終了のタイミングがわかりにくく、申告を忘れる従業員が出てくる可能性もあります。さらにはテレワークの勤怠管理は自己申告となるため、勤怠管理に対する意識を高めておく必要があります。

従業員の作業の進捗状況などがわかりづらい

テレワークでは、従業員の作業の進捗状況などがわかりづらい側面があります。テレワーク環境下ではコミュニケーションが不足しやすく、業務内容の進捗などが確認しにくいためです。通常業務と同様に業務を進めるためには、いつ誰がどのような業務を進めているかなどを、常に把握できる環境を整える必要があります。

テレワークにおける勤怠管理方法の種類

テレワークにおける勤怠管理方法の種類について解説します。

メールや電話を利用する

テレワークにおける勤怠管理の一つとして、メールや電話を利用する方法があります。通常業務で利用しているメールや電話をそのまま活用するため、あらためてツールなどを導入する手間やコストがかかりません。従業員も新しいツールの使い方を学ぶ必要がないため、負担が少ないです。

しかし、従業員数が多い企業では、すべての従業員からのメールや電話を確認し、データとして集約するのは大変な作業となります。連絡のない従業員に対しては、状況の確認をする必要が生じるなど、勤怠管理者の負担が増えます。

エクセルやスプレッドシートを利用する

エクセルやスプレッドシートで勤怠管理用のシートを作成し、毎日従業員に入力してもらう方法もあります。従業員はメールや電話で連絡する必要がなく、勤怠管理者もデータの集計が不要であるため、どちらも負担が増えることはありません。ただし、勤怠管理者は、従業員が入力を忘れていないかの確認だけは行わねばなりません。

シートへの入力による勤怠管理では、従業員自らが記載するため、虚偽の申請が発生する可能性があります。この場合、虚偽かどうか確認する方法はないため、基本的に従業員を信用するしかありません。

勤怠管理ツールを利用する

オンラインの勤怠管理ツールを利用するという方法があります。勤怠管理ツールを導入すれば、メール・電話・シートによる勤怠管理のデメリットを解消できます。勤怠管理ツールは、就業時間の管理だけでなく、労務管理・給与計算をまとめて行えるものが多く、非常に便利です。

勤怠管理ツールの導入に費用がかかりますが、給与計算などの労務管理にかかっていた作業時間と人件費を削減できます。また、勤怠管理ツールは通常業務でも利用できるため、テレワークを行なっていない従業員も利用でき、全社的に勤怠・労務管理の効率化が可能となります。

テレワークにはクラウド型勤怠管理ツールを導入したほうがいい5つの理由

テレワークを実施する際にはクラウド型勤怠管理ツールの導入が効果的です。その理由を5つ解説します。

1.勤務状況をリアルタイムで把握できる

クラウド型の勤怠管理ツールなら、時間や場所を問わずに従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できます。管理者自身がテレワークを実施していても、オフィスにいる時と同様に勤怠状況を確認できます。複数の拠点のデータをまとめて管理できるため、規模が大きな企業でも活用できます。

勤怠管理ツールを利用すれば、長時間労働をしている従業員の状況も把握しやすくなるため、働きすぎにも気付けます。負担が大きい従業員の業務をチームや他の従業員に割り振るなど、長時間労働防止のための対策が行えます。

2.不正な打刻を防止できる

クラウド型の勤怠管理ツールを活用することで、不正な打刻を防止できます。タイムカードや、Excel・スプレッドシートなど手入力で勤怠状況を管理している場合、本人以外の人間でも打刻できるため、仮に従業員同士が結託して不正な打刻を行った場合、発見が遅れる可能性があります。

クラウド型の勤怠管理ツールなら、固有のIDで管理でき、顔認証システムなどの生体認証システムが搭載されているものもあり、本人以外による不正な打刻ができません。クラウド型勤怠管理ツールの中には、打刻機能にGPSがついているものもあります。

3.法改正への対応も素早くできる

クラウド型の勤怠管理ツールは、法改正への対応が簡単にできます。勤怠管理に関する法改正があった場合、自社の勤怠管理の仕組みも変更するなど、切り替えに大変な手間がかかります。クラウド型の勤怠管理ツールでは、サービス会社が法改正への対応を行ってくれます。

また、保守サポートがあるサービスを選んでおくと、法改正に対してきめ細やかな対応を期待できます。サービスによっても法改正への対応のスピードや質が異なるため、あらかじめよく確認した上でツールの選択を行うようにしましょう。

4.給与計算や休暇付与などの作業も同時に効率化

クラウド型勤怠管理ツールを活用すれば、給与システムと連携させることで、給与計算や休暇付与などの作業も同時に効率化できます。

従業員によって雇用契約の内容が異なるため、給与計算は非常に手間のかかる作業といえます。勤怠管理ツールと給与システムを組み合わせ、勤怠に関わる作業を一元管理することで、自動で給与計算ができるようになります。従業員からの休暇申請や管理者からの承認も簡単な操作で実行可能となりなり、勤怠・労務管理業務の効率化がはかれます。

5.人事・管理職の方の勤怠管理の負担を軽減できる

クラウド型勤怠管理ツールを活用することで、人事・管理職の勤怠管理の負担を軽減できます。ツールを導入せず、すべて手作業で管理する場合の勤怠管理業務は、担当者にとって大きな負担です。勤怠管理は企業にとって非常に重要な業務であるため、慎重かつ適切に管理しなければならないものです。

勤怠管理ツールを導入すれば、従業員一人ひとりの労働条件に対応した休養計算が自動で行われます。給与計算の手間とミスを大幅に削減できることで、人事や管理職が対応すべき作業が効率化され、負担が大幅に減ります。

クラウド型勤怠管理ツールの選び方

クラウド型勤怠管理ツールの選び方について解説します。

機能の豊富さ

クラウド型勤怠管理ツールは、機能の豊富なものがおすすめです。勤務時間の管理以外に、工数管理、給与システムとの連携、休暇管理などの機能があるかの確認を行いましょう。機能が多すぎても使いこなせない可能性があるため、自社に必要な機能は何かを十分に検討した上でツールを選ぶことが大切です。

従業員の使いやすさ

クラウド型勤怠管理ツールは、従業員が使いやすいものを選ぶとよいです。実際に毎日使用するのは従業員となるため、全従業員が使いやすいツール選びを行うことが大切です。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレッドなどからも利用できると非常に便利です。使いやすく、従業員全員に定着し、運用が形骸化しないツールを選びましょう。

サポートがしっかりしているのか

クラウド型勤怠管理ツールを選ぶ際は、サポートがしっかりしているかを確認する必要があります。困った時にしっかりサポートを受けられるツールを選びましょう。運用の開始後でも相談しやすく、法改正にもきちんと対応しているツールを選ぶとよいでしょう。サービスを提供する運営会社が信頼できる会社であるのかも確認しておきましょう。

費用対効果

費用対効果の高いクラウド型勤怠管理ツールを選びましょう。ツールの導入コストは、安くはありません。導入コスト・運用コストが、導入後の効果に見あうものであるかを必ず確認する必要があります。利用できる機能やサポートの対応範囲を確認し、無駄なく利用できるツールを選ぶことをおすすめします。

まとめ

テレワークにおける勤怠管理は、従業員の就業状況を目視できないため、管理方法を見直さねばならないなど、さまざまな課題があります。勤怠管理の方法は、メール・電話・Excelなどを活用する方法など複数ありますが、効率や正確さを求めるならクラウド型勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。