テレワーク導入に伴い利用を開始した「Microsoft 365 with KDDI 」でツールの一元化と業務効率化を達成

新型コロナウィルスの感染拡大により、テレワークの導入に踏み切った企業は少なくありません。ところが、そこにはツール、セキュリティなど数多くの課題があります。今回は、都内で映像コンテンツの制作事業を展開する、株式会社ハットの佐藤 典久様、福永 好晃様のお二人にテレワーク体制の構築に伴うクラウド型ソリューション「Microsoft 365」の導入背景を伺います。導入において困難だった点、活用方法などもお話いただきました。

<お話を伺った方>

技術推進部 佐藤 典久様

技術推進部 福永 好晃様

目次

• テレワーク体制構築に伴い目指したのは、ツールの一元化
• データ共有、リモート打ち合わせ、必要機能を洗い出して合致したのが「Microsoft 365」
• 導入後の利用促進で大切にしたのは、社内メンバーと向き合うこと
• Microsoft 365を導入したことで副次的に業務の効率化に
• メールサーバーの切り替えを含め、機能のフル活用を目指す

テレワーク体制構築に伴い目指したのは、ツールの一元化

―貴社の事業内容、「Microsoft 365 with KDDI」導入時の担当範囲を教えてください。

佐藤 典久（以下、佐藤）様：当社では広告を中心とした映像コンテンツの企画制作をメインに事業を展開しています。広告主や広告代理店、さまざまな方と連携を取りながら円滑に上質な映像コンテ ンツを提供しています。今回の「Microsoft 365 with KDDI」の導入にあたっては、契約関連周りを主に担当しました。

福永 好晃（以下、福永）様：私は社用PCやスマートフォンの端末設定、サーバー管理など、導入における社員のサポートや故障対応などを担当しました。

―Microsoft 365の導入以前は、どのような課題を抱えておられましたか。

佐藤様：新型コロナウィルス感染症の拡大に対応するためのテレワーク体制の構築です。当社は主な事業内容が映像制作なので、社員のみならず、企業をまたいで行う打ち合わせやロケなどがとても多かったんですね。コロナ禍においては対面で行なっていたものをリモート対応に切り替える必要があったため、クラウドツール、コミュニケーションツールの導入を検討しました。

福永様：これまでプロジェクトメンバーがひとつの場所に集まれない時は別のWeb会議ツールを利用していました。しかしテレワーク体制構築に伴い、ツールの一元化を検討した結果、Microsoft 365の機能で代用できることが分かり移行することにしました。

データ共有、リモート打ち合わせ、必要機能を洗い出して合致したのが「Microsoft 365」

―課題解決の手段としてMicrosoft 365を選定された理由と、導入開始までの経緯を教えてください。

佐藤様：以前からパッケージ版のOfficeを利用しており、馴染みのあるサービスだったことが大きいです。制作した映像データの共有に必要なクラウドストレージ、テレワーク時の打ち合わせに使うWeb会議ツールなど、体制移行において必要な機能をメンバーへのヒアリングを基に洗い出した際に合致したのがMicrosoft 365でした。

福永様：最初に行なったのはOneDrive for BusinessとMicrosoft Teamsの導入です。OneDrive for Businessでは、膨大にある映像データや素材などの管理を行なっています。これまでは大容量の映像データを扱える、映像専用のストレージサービスを利用していましたが、移行に伴いOneDrive for Businessへ一元化。打ち合わせや撮影現場の様子を共有する際にはMicrosoft Teamsを活用しています。

佐藤様：Microsoft 365の導入前は、打ち合わせをリモートで行うことによるコミュニケーション齟齬などの弊害や漠然とした不安が社内にありました。しかし、実際にテレワークを行なってみると、対面で一箇所に集まるよりも場所や日程などの融通が効きやすいため、打ち合わせの調整コストが削減されました。現在では打ち合わせの多くをリモートで行っています。

導入後の利用促進で大切にしたのは、社内メンバーと向き合うこと

―Microsoft 365を導入する上で苦労した点やその解決方法を教えてください。

佐藤様：社内の理解を得ることです。当社には世代も考え方も多様な社員が働いています。新しいツールへの導入に積極的な場合もあれば、新しいツールだからこそ不安を抱く場合も。そのため、Microsoft 365でできること、使い方などを詳しく説明し、一人ひとりの不安と向き合う時間を作りました。また、社用PCやスマートフォンなどの端末での移行操作においては、マニュアルを制作し移行フローをわかりやすくまとめるよう工夫しました。

福永様：社内外共に、新型コロナウィルス感染症の影響で同時期にテレワークへと移行したので大きな苦労が少なかったように思います。最初は導入に対する不安を抱いている社員も、他のメンバーや社外の方が利用しているのを見ているうちに活用方法の勝手がわかり、不安が払拭されていったようでした。

佐藤様：今までは撮影時やクライアント先に行くなどの理由を除いては、社用端末を社外に持ち出すことは禁止としていました。テレワーク本格導入に際し持ち出しを可としましたが、セキュリティ面で情報漏えいが起きないよう細心の注意を払っています。具体的には、シングルサインオンの機能を導入し、指定した端末のIPアドレスからのみアカウントやファイルサーバーへログインできるようシステムを整えました。

Microsoft 365を導入したことで副次的に業務の効率化に

―Microsoft 365を導入したことで得られた効果についてお聞かせください。

佐藤様：リモートで仕事が進められるようになり全社的に業務効率が向上しました。今までは、社内外の関係者と対面で打ち合わせができるようにと調整するコストが非常に大きいことが課題でした。リモートなら場所を選ばずに打ち合わせができますし、会議室を手配する必要もないため社員の負担が軽減されています。三密を避けるため、撮影現場に足を運ぶ関係者も減らしており、Microsoft Teamsで現場の様子を共有しながら撮影を進行できています。以前から業務効率化は目標のひとつだったので、テレワークを取り入れたことで副次的に時短につながったことが嬉しいです。

福永様：ただし、テレワークを行うことで生まれる齟齬やコミュニケーションの些細なミス、ニュアンスが伝わらないなどの弊害も少なからずあります。そういったデメリットを理解した上で、ツールを使いながらスムーズに業務を進行する方法を探すことが、これからの時代は大切になるのではないかと思います。

メールサーバーの切り替えを含め、機能のフル活用を目指す

―Microsoft 365の活用にあたって、今後取り組む予定はありますか？

福永様：Microsoft 365を通してメールのやり取りができるよう、メールサーバーの移管も考えています。すでに独自ドメインの設定は終えているので、設定などを含めて順次社内にアナウンスを行なっていく予定です。

佐藤様：Microsoft 365への移行にあたっては約3ヶ月間の期間を設けて、社員に少しずつ移行を促していきました。そのため、現在は従来使用していたサービスとMicrosoft 365の使用が入り混じっているタイミングです。今後、2021年2月末頃を目処にMicrosoft 365への一元化を図っているので、いずれは社員一人ひとりがMicrosoft 365をフル活用できる体制づくりを目指したいです。

<会社>
株式会社HAT

<業種>
情報通信業 動画を中心とする広告宣伝コンテンツの企画・制作

<目的・効果>
テレワーク体制構築におけるシンクライアント化の推進、Teamsを用いたリモート会議の実施による業務効率化

<主な活用機能>
Officeアプリケーション、OneDrive for Business、Microsoft Teams