働き方の多様化を目指して「Microsoft 365 with KDDI」を導入。円滑な業務進行が可能に

働き方改革、新型コロナウイルス感染症の蔓延などにより、自社の働き方を見直すケースは非常に多いもの。SIerとして企業のシステム企画・開発・運用などに携わるオープンリソース株式会社では、時短勤務制度を導入するにあたり、クラウド型ソリューション「Microsoft 365」を活用したテレワークの実施を決断。今回は、システム担当として導入に携わる富永 麻琴様に導入においての苦労、活用方法などをお話いただきました。

<お話を伺った方>

システム担当 富永 麻琴様

目次

• 時短勤務制度の導入によりテレワーク体制の構築を目指すように
• 最初はメールのクラウド化を。その後テレワーク時のコミュニケーションツールとして活用
• Microsoft Teamsの画面共有・遠隔操作機能を効果的に活用
• 社内のコミュニケーション・情報共有量が増加し、業務効率が向上

時短勤務制度の導入によりテレワーク体制の構築を目指すように

―─ 貴社の事業内容、「Microsoft 365 with KDDI」導入時の担当範囲を教えてください。

富永 麻琴（以下、富永）様：当社では企業に向けたITソリューションを提供しており、業務システムの企画・開発・運用保守などを行っています。クライアント企業に常駐して働く社員や自社でシステム開発を行う社員など、さまざまな業務形態をとる社員が在籍していることが特徴です。なお、私はシステム担当として、社員が活用している「Microsoft 365 with KDDI」の設定周りやライセンス管理などを担当しています。

── Microsoft 365の導入以前は、どのような課題を抱えておられましたか。

富永様：社内の働き方の多様化についてです。当社では、常々多種多様な働き方を選べる体制の構築を目指していました。新型コロナウイルスの感染拡大の影響により全社的にテレワークを導入しましたが、もともとは時短勤務の社員に対してテレワーク制度を導入していました。自宅で働いている社員もいれば、クライアント企業に常駐している社員、オフィスで働く社員といった具合で、社員がオフラインで常にコミュニケーションがとれる状況ではなかったので、その解決策としてリモート環境の整備を目指していました。

最初はメールのクラウド化を。その後テレワーク時のコミュニケーションツールとして活用

── 課題解決の手段としてMicrosoft 365を選定された理由と、導入開始までの経緯を教えてください。

富永様：以前からパッケージ版のOfficeを利用しており、2015年の秋頃にはMicrosoft 365に切り替えました。切り替えたきっかけはメールサーバーをリプレイスしたこと。社内で利用しているメール機能をすべてMicrosoft Outlookのクラウドに移行しました。

Microsoft 365を導入した目的はメールのクラウド化のみだったので、その他の機能は活用できていませんでした。ところが、働き方や勤務体系が多様化しているタイミングだったので人事部を始め、テレワークができる体制を作ろうと話が出るようになりました。

当初は時短勤務の社員のみでしたが、その後新型コロナウイルスの感染拡大を受けて全社的にテレワークを行なうように。時期を同じくしてMicrosoft Teamsの活用を始めました。もともとは始業時、終業時にオフィスで行なっていた朝礼と夕礼をテレワーク時に行うためのツールとしてMicrosoft Teamsを利用しています。

Microsoft 365を導入したばかりの2015年頃はKDDIまとめてオフィスではなく、他社での契約を結んでいました。改めて契約を見返した際によりフレキシブルな活用が期待できると考え「Microsoft 365 with KDDI」に契約を切り替えました。プランは「Microsoft 365 Business Basic」「Microsoft 365 Business Standard」を契約しています。

これまでは利用ユーザーの追加など、Microsoft 365の契約変更の際には書面への捺印が必須でしたが、「Microsoft 365 with KDDI」ならKDDI ビジネスオンラインサポート（KBOS）があるのでオンラインで手続きが可能です。テレワーク時にもその場で変更申し込みが行えるのは非常にありがたいです。

Microsoft Teamsの画面共有・遠隔操作機能を効果的に活用

── Microsoft 365を導入する上で苦労した点やその解決方法を教えてください。

富永様：社員にツールの存在や利便性を浸透させること、活用方法を伝えることです。当社には20代〜40代をボリュームゾーンとして、比較的幅広い世代の社員が在籍しています。したがって、場合によっては新しいツールの導入に慣れないこともありました。もちろんシステム開発を行う会社なので比較的新しいツールへの抵抗感は少ないのかなとは思いますが。

Microsoft 365の導入に際して、というよりもテレワークの導入に際して、手順書を準備することで社員がスムーズに業務に取り組めるようにとの意識はありました。起動の手順・アップデートの手順・セキュリティソフトの更新などを明記した書類を全社員に配布して確認してもらいました。

また、テレワークで社内のファイルサーバなどに接続するためにVPN接続の手続きを行う必要があり、その設定に関してはやや苦労がありました。というのも、複数名の社員から同時に設定についての質問をもらいましたが、テレワーク時なので会って解消できません。

その際に活用したのが、Microsoft Teamsの画面共有機能と遠隔操作機能でした。社員の画面をMicrosoft Teams上で共有してもらい、その操作権限を移譲することで、システム担当者が遠隔でPCを操作できる機能です。出社の難しい環境下でも相手のPC画面を操作できるので、設定を変更したりエラーを解消するなどが行えました。

社内のコミュニケーション・情報共有量が増加し、業務効率が向上

── Microsoft 365を導入したことで得られた効果についてお聞かせください。

富永様：業務効率の向上とノウハウ共有量の増加が挙げられます。これまで出社して働いていた頃はメールでの連絡が主なので、細かな確認や気になったことなどを聞ける文化が醸成されていませんでした。Microsoft Teamsを活用するようになったことで、かしこまった連絡ではなくチャットによるライトなコミュニケーションが可能です。結果として、日々のコミュニケーション量が増えて業務効率が向上しました。クライアント企業に常駐するメンバーともMicrosoft Teamsで定例会を行い、コミュニケーションを取っています。

また、今までは属人化していたノウハウを共有する場が生まれました。Microsoft TeamsのWiki（＝ライセンスを持つメンバーが共同編集できるWebページ）の制作機能があるので、社内Wikiに情報やノウハウをみんなで書き込むようになったのです。これまでは不透明だった業務進行や経理周りの情報を閲覧でき、新入社員のオンボーディングにも役立ちました。

加えて、BCP（*1）の側面でもMicrosoft 365の導入がプラスに働いていると感じています。なぜなら、不慮の事故やトラブルが起こった際にも業務遂行が可能なためです。当社は昨年8月にオフィス移転を行なったのですが、その際に社内の通信ネットワークに不具合が生じてしまったんです。ところが、Microsoft 365ならば大切なデータはクラウド上にありますし、一時的にデータのバックアップも取れるので業務遂行ができました。今後は、企業ごとにより強固なBCP対策が求められる時代ですので、Microsoft 365は事業継続において大きな役割を果たしてくれるように思います。

*1 Business Continuity Plan（事業継続計画）・・・災害などの緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑え事業の継続や復旧を図るための計画

<会社>
オープンリソース株式会社

<業種>
情報通信業 企業に向けた企画・開発・運用などのITソリューションを提供

<目的・効果>
働き方の多様化を目指したテレワーク体制の構築、Teamsを用いたリモート会議の実施、Wikiによる情報共有

<主な活用機能>
Officeアプリケーション、Microsoft Teams