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テレワークを効率化!スマホ活用方法と問題点・改善策を徹底解説

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テレワークを効率化!スマホ活用方法と問題点・改善策を徹底解説

2021年09月16日

テレワークでスマホを活用してできることをイメージしたイラスト

新型コロナウイルス感染症の拡大によって、テレワークが推進されています。テレワークではパソコンだけでなくスマートフォンを活用することで、さらなる効率化が期待できるケースがあります。この記事では、テレワークにスマホ活用を検討している人に向けて、テレワークでスマホを活用する方法や問題点、改善策などを解説します。ぜひ参考にしてください。

目次

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テレワークにスマホを活用しよう

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology) を活用しオフィスに出社せずに会社以外の場所で業務を行う働き方です。新型コロナウイルス感染症の拡大によって、従来のように決まった時間にオフィスへ出社する以外の多様な働き方を認めることが、社会全体として重要視されており、テレワークも働き方の選択肢の1つとして大きな注目を集めています。

テレワークというと、持ち運びできるノートパソコンを使うというイメージを持っている人も多いでしょう。しかし、ノートパソコンだけでなく、スマホを活用することで業務の効率化が図れます。そのため、テレワーク時には積極的にスマホを使うとよいでしょう。

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テレワークでスマホを活用する方法

テレワーク時にどのようにスマホを活用すればよいのでしょうか。さまざまな方法がありますが、ここでは「ビデオ会議に使う」「内線電話化する」を「テザリング機能を使う」の3つの活用法について詳しく解説します。

簡単にビデオ会議ができる

テレワークで会議を行う際には、ビデオチャットツールを利用して行うケースが多いでしょう。パソコンでビデオチャットをする場合、ノートパソコンをはじめとしたおおよその機種には、WebカメラやWebマイクが内蔵されていますが、古い機種だと内蔵されていないケースもあります。その場合には、パソコンとは別に外付けのマイクやカメラなどの周辺機器を購入しなければいけません。

スマホの場合には、すでにマイクやカメラがついています。そのため、スマホ以外の機器を用意する必要がなく、コストをかけずにいつでも手軽にビデオ会議が行えます。また、テレワークは在宅ワークに限りませんので、移動中に会議を挟むといったケースでも、スマホであれば手軽に対応することが可能です。

スマホを内線電話化できる

業種によっては外部からの電話を受けるために、電話番として社員が出社するケースもあるでしょう。一部の社員にだけ負荷がかかり不満がたまってしまう、電話番がいても担当者が不在だと適切に答えられないといった事態が発生することも少なくありません。

クラウドサービスを利用すれば、外線をそのままスマホに転送することが可能です。そのため、自宅などでテレワークをしていても、外部からの連絡を受けられます。緊急性の高い連絡にも問題なく対応でき、担当者が受け答えできるため顧客からの信頼低下を防ぐことも可能です。

たとえば、FMCサービス (Fixed Mobile Convergence:固定網と移動網を融合するサービス) を利用したりCisco Webex Callling などのクラウド電話サービスを利用することで、スマホを内線電話化でき、担当者は場所に縛られずどこからでも対応できるようになります。

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ネット環境が整わなくてもスマホのデザリング機能でテレワークができる

ご存じのとおり、パソコン単体ではインターネットに接続できません。インターネットに接続するには、インターネット回線が必要になります。テレワークに移行してすぐはネット環境が整っていないケースも多く、業務に支障をきたす人もいます。そのようなときには、スマホを活用してWeb会議への参加や、テザリング機能を使ってパソコンの利用も可能です。

テザリング機能を使うと、自宅以外の外出先などでもネット回線を確保できます。インターネットを利用する方法として、無料Wi-Fiへ接続することも可能ですが、ハッキングによるのぞき見や盗聴、ウイルス感染などさまざまなリスクがあるためビジネスにおいてはおすすめできません。

ただし、テザリングはあくまでもテレワーク環境導入時などの一時的な機能だと考えましょう。本来は、ネット環境を整備するのが望ましいです。また、単体で通信可能なSIM内蔵型パソコンを用意すれば、データ通信端末やLANなどへ接続せず、1台でセキュアな通信を確保して場所にとらわれない働き方を実現できます。

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テレワークでスマホを使う際の問題点

テレワークなど、オフィス以外でスマホを使う場合は情報流出のリスクが高まります。中にはBYOD(プライベート端末の業務利用を指します)を導入している企業さまもあるでしょう。しかしその場合、リスクはさらに高まるといえます。たとえば、テレワークでプライベート用のスマホを使っていて、社内の機密情報などが入った状態でこのプライベートスマホ紛失したとしましょう。すると、会社として管理している端末ではないため、管理者が遠隔でロックをかけたり、端末内の情報を削除するなどの対策がとれません。また、プライベートスマホを介して社内ネットワークへアクセスすることが制限されており、情報共有が難しいというケースもあるようです。

通信費などの切り分けも難しくなります。社員がプライベートスマホを使っている場合、どこからどこまでが仕事なのか分かりにくく、通信費などの清算方法が複雑になりがちです。また、公私の区別をしっかりつけたいなどの理由から、プライベートスマホの番号を取引先に教えたくない社員も多くいます。

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社用スマホの導入も!社用スマホでテレワークする際のメリット

テレワークでスマホを使う際に発生する問題を解決するには、社用スマホを導入するのが効果的です。仕事用のスマホを会社側で用意すれば、端末情報やデータの管理がしやすくなる、社員のプライベートを確保しやすくなるなど、多くのメリットが得られます。ここでは、社用スマホのメリットについて詳しく解説します。

データや端末の管理がしやすくなる

社用スマホの導入により、スマホ内のデータを会社としてバックアップできるようになります。これにより、データ管理や情報共有がしやすくなります。プライベートスマホを仕事に使う場合には、プライバシー保護の観点からデータの一括バックアップや、一元管理は難しいでしょう。しかし、社用スマホなら連絡先やスケジュール、メールやチャットの内容などもすべて業務上の情報となり、企業として一元管理が可能です。

端末やデータを一元管理することは、情報漏洩のリスクを抑えられるというメリットのほか、端末の管理をする担当者の負荷を軽減することができる点も大きいでしょう。また、社用スマホであれば、その他の端末とデータを共有させることもできるため、情報共有のスピード化・円滑化につながります。GPSでの位置情報管理も可能となり、万が一紛失した際にはセキュリティロック、情報消去などが管理元で実行できるため、セキュリティ強化にもつながります。

業務効率化できる

プライベートスマホでは行えない内容の業務にあたる場合には、オフィスに出社してパソコンなどで仕事を行わなければいけません。テレワークを導入しても、出社しなければいけないケースが多く、作業効率が下がる場合もあります。

その点、社用スマホであれば、管理元で端末ごとにアクセス権限を与え、社外秘の情報を扱うような業務の場合でも、自宅など社外から行うことができます。わざわざ出社せずに済むため、テレワーク時はもちろん、災害などで出社が難しい状況下でも従業員が業務を継続できるようになります。また、営業などの外回りが多い社員も問題なく業務が行えるため、業務効率化、残業コスト削減にもつながります。

社員のプライベートを確保できる

仕事とプライベートの区別をつけたいなどの理由から、プライベートスマホの番号を取引先に教えたくないという社員も少なくありません。社用のスマホがあれば、取引先にプライベートスマホの番号を教えずに済むため、仕事と私生活をしっかりと切り分けられます。

併せて、業務時間後には電源を切って留守電に切り替える、とったルールを会社として徹底すれば、仕事をプライベートな時間に持ち込まずに済み、社員の満足度向上、ひいては愛社精神醸成にもつながるでしょう。

適正な経費を計上できる

プライベートスマホを仕事に利用する場合、仕事と私生活の切り分けが非常に困難です。どこからどこまで仕事に使っているのか分からないため、仕事での利用料だけを清算するのは不可能だといえます。手当として一括支給するケースもありますが、適正な経費とは言い切れないのが実情です。

社用スマホを支給すれば、仕事の通話や通信などは社用スマホで行えるようになります。そのため、適正な利用料を経費として計上できるようになるでしょう。

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テレワークに社用スマホを導入する方法・手順

テレワークに社用スマホを導入するには、どうすればよいのでしょうか。社用スマホを導入する手順は、3つのステップに分かれます。ここでは、テレワークに社用スマホを導入する方法・手順について詳しく解説します。

費用対効果を検証する

はじめに、社用スマホを導入した際の費用対効果を算出しましょう。スマホと一口にいってもさまざまな種類があります。スマホであれば何でもよいというわけではなく、どのような内容を扱うのかによって、機種や容量、OSなどを選ぶ必要があります。必要な機能と、機種代や通信費、基本料金などをしっかりと比較しましょう。

ある程度の導入費用を把握したら、業務への有用性などと照らし合わせます。社用スマホ導入によってどの程度業務効率化が図れるのか、費用対効果を検証しながら、慎重に検討することが重要です。

マニュアルを作る

社用スマホを導入する際には、ルール作りも重要です。たとえば、ネットやアプリなどの個人利用の禁止、情報漏洩のリスクがあるアプリのインストール禁止など、導入の際にはマニュアルを作って社員に周知徹底しましょう。マニュアルやルールがないと、個人利用による情報流出のリスクが高まるため、注意が必要です。

社用スマホを紛失したり盗難されたりした場合の対処法なども定めておくと、万が一の際にも落ち着いて対応できます。また、社員の入退社時には端末の初期設定や、返却時のデータ削除などが必要になります。これらの項目についても、あらかじめマニュアルとしてまとめておくことで、サポートにかかる工数が削減でき、業務負担の軽減につながるでしょう。

セキュリティ管理をする

社用スマホの導入には、セキュリティ管理も重要です。持ち出せるデバイスが多ければ多いほど、情報漏洩や紛失などのリスクは高まります。そのため、社員が多く導入台数が多い場合などは特に注意が必要です。

また、セキュリティ管理をする担当者の管理負担も大きくなってしまうでしょう。そのため、スマホのデータを一元管理できるセキュリティシステムの導入が必要不可欠です。自社にあったセキュリティシステム導入により、管理負担も軽減でき安全に社用スマホを運用しやすくなります。

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まとめ

テレワークでスマホを活用すると、さらなる業務効率化につながります。プライベートスマホを業務で使用することは、企業として情報流出するリスクや適性な経費計上が難しいこと、従業員のプライベート時間の確保といった問題があるため、社用スマホを導入することを強くおすすめします。

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