Googleのグループウェア「Google Workspace ™ (旧 G Suite) 」とは?メリットや使えるアプリ・料金も紹介
業務効率化のためにさまざまなアプリを活用する企業が増えています。役立つアプリのなかでも、特にGoogle Workspace ™ (旧 G Suite) がおすすめです。この記事では、Google Workspace ™ (旧 G Suite) の概要に触れたうえで、メリットやプランなどについて解説します。コア機能や料金についても解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
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Googleのグループウェア「Google Workspace ™ (旧 G Suite) 」とは
Google Workspace ™ (旧 G Suite) とは、グループウェアとして利用できるクラウド型のサービスです。社内のコミュニケーションを円滑にするために役立ちます。Googleが提供しており、高度なセキュリティにより保護されています。稼働率は99.9%保証されているため、安定的な利用が可能です。
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Google Workspace ™ (旧 G Suite) を選ぶメリット
Google Workspace ™ (旧 G Suite) を利用すれば、企業にとってさまざまなメリットがあります。具体的には、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、Google Workspace ™ (旧 G Suite) を選ぶメリットをくわしく解説します。
社内のコミュニケーションを活発に行える
Google Workspace ™ (旧 G Suite) を社内に導入することで、コミュニケーションをより活発に行うことが可能です。Googleが提供しているGmail、Googleカレンダー、Google Chat、Google Meetなどのアプリケーションをすでに社内で利用している企業も多いでしょう。Google Workspace ™ (旧 G Suite)なら、これらのアプリケーションを組み合わせて使うことで従業員間のコミュニケーションがさらにスムーズになります。
生産性を向上させる
Google Workspace ™ (旧 G Suite) で利用できるアプリケーションは、業務効率化を実現して生産性を向上させるために役立ちます。たとえば、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなどは、生産性の向上につながる機能が豊富です。詳細は後述しますが、従来のツールにはない便利な機能がついているため、導入すれば大きな効果を得られる可能性があります。
どこでも仕事ができる
Google Workspace ™ (旧 G Suite) はクラウド型のサービスであり、インターネットに接続できる環境であればどこからでもアクセスできます。また、パソコン（PC）だけでなく、スマートフォン（スマホ）やタブレットにも対応しています。そのため、スマホやタブレットにアプリをインストールしておけば、どこにいてもすぐに仕事に取り掛かることができます。
ITコストを削減できる
Google Workspace ™ (旧 G Suite) を導入する場合、ハードウェアやソフトウェアをわざわざ追加で購入する必要はありません。そのため、管理コストを最低限に抑えられ、初期費用の負担も少ないことがメリットです。導入にかかる時間も短く、自社に導入したいと思ったタイミングですぐに準備を整えられます。
手軽に本格的なグループウェアを導入できるため、高いコストパフォーマンスを期待できるでしょう。
安全にデータを保全できる
Google Workspace ™ (旧 G Suite) のデータは、すべてGoogleのサーバーに保存されています。そのため、自社のコンピューターが故障したり盗難の被害にあったりしても、業務に関する大切なデータを失わずに済みます。
アクセス権限や公開範囲をユーザーごとに設定できるため、安全性を高めつつ柔軟な利用が可能です。トラブルが発生する可能性を低くし、スムーズな業務遂行を実現できます。
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Google Workspace ™ (旧 G Suite) のコア機能
Google Workspace ™ (旧 G Suite) では、さまざまな機能を利用できます。そのなかでも、特に多くの企業が利用している機能はどのようなものなのでしょうか。ここでは、Google Workspace ™ (旧 G Suite) のコア機能について解説します。
G-mail
G-mailは、独自ドメインのメールも利用できるサービスです。迷惑メールを振り分ける機能が標準装備されているため、業務中に不要なメールに悩まされる可能性を低くできます。特定のメールを探すための検索機能もついており、膨大なメールのなかから必要なメールを簡単に見つけ出せます。Google Workspace ™ (旧 G Suite) の場合、個人用のG-mailよりも保存容量が多いです。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、社内やチーム内で予定を共有できるサービスです。自分が予定を登録すれば、設定次第でほかの従業員のカレンダーにも反映されます。会議に招待したり、出欠の確認をとったりすることも可能です。備品、設備、会議室の予約機能もあるため、従業員同士がそれぞれのスケジュールをスムーズに調整できます。
Google Chat
Google Chatは、さまざまな相手とチャットでメッセージをやり取りできるサービスです。1対1はもちろん、複数人でもチャットで連絡をとれます。スマホやタブレットでもチャットに参加できるため、インターネットに接続できる環境であれば、従業員がどこにいてもリアルタイムにやり取りできます。メッセージの内容は編集したり削除したりでき、状況に応じて臨機応変に活用できるでしょう。
Google Meet
Google Meetは、ビデオチャットができるサービスです。プランによって参加できる人数が異なり、100～500人が同時にビデオチャットでやり取りできます。スマホやタブレットからの参加も可能です。画面を共有したり、背景を自由に設定したりする機能もあります。
Google Meetは、参加するためのリンクがGoogleカレンダーに自動で発行されます。招待者に個別に連絡する手間がかかりません。
Googleドライブ
Googleドライブは、ファイルの保管や共有ができるサービスです。利用できるファイルの形式は多岐にわたるため、ビジネスでよく利用するファイルをまとめて管理できます。スマホやタブレットからでも利用でき、いつでも必要なファイルの確認が可能です。プレビュー機能や編集機能も利用できるため、ビジネスのスピーディな変化にも対応できます。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、文章を作成するためのアプリケーションです。Wordとの互換性が高く、Wordと同じような感覚で利用できます。1つのファイルを複数のユーザーで共有でき、同時に編集も可能です。スマホやタブレットからでも利用できるため、急に書類のチェックが必要になってもすぐに対応できます。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、表計算ができるアプリケーションです。Excelと似ており、数字を多く扱う場面で重宝します。Googleドキュメントのように、複数のユーザー同士で1つのファイルを共有したり編集したりできます。スマホやタブレットからでも利用できるため、必要なときにリアルタイムで確認できるでしょう。
Googleスライド・フォーム
Googleスライド・フォームは、プレゼンテーションを行うためのスライドを作成できるサービスです。テンプレートが豊富で、簡単に本格的なスライドを作成することができます。PowerPointとの互換性があり、相互にファイル変換することも可能です。また、複数人で同時に編集することもでき、編集内容はリアルタイムで反映されるため、作業の行き違いなどが起こりにくくなります。
Googleサイト
Googleサイトは、簡単なWebサイトを作成できるサービスです。たとえば、社内ポータルサイトやプロジェクトサイトなどを作成する際に活用できます。専門知識がなくても、オリジナルのWebサイトを作成可能です。カスタマイズもできるため、目的やイメージに合わせたデザインに変更できます。
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Google Workspace ™ (旧 G Suite) の1ユーザー当たりの料金プラン
Google Workspace ™ (旧 G Suite) の料金はプランによって異なります。自社の予算や規模を考慮し、どれに加入するか検討しましょう。ここでは、Google Workspace ™ (旧 G Suite) の1ユーザー当たりの料金プランを紹介します。
なお、金額は、Googleの公式サイトに掲載されている2022年10月時点のものです。
小規模ビジネス用プラン（1ユーザーあたり）
小規模ビジネス用プランは、比較的規模が小さいビジネスを展開している場合におすすめです。1ユーザーあたりの料金は、月額748円（税込）です。
Google Workspace ™ (旧 G Suite) で提供されているコア機能は、すべて利用できます。また、グループウェアを管理するためのGoogle管理コンソールも利用可能です。1ユーザーあたりの保存容量は、30GBとなっています。
中規模ビジネス用プラン（1ユーザーあたり）
中規模ビジネス用プランの場合、小規模ビジネス用プランよりもさらに機能が充実しています。1ユーザーあたりの料金は、月額1,496円（税込）です。
小規模ビジネス用プランで利用できる機能のほかに、チームの共有ドライブ、Googleドライブ監査ログ、Cloud Search機能などの機能も利用できます。Google Meetは150人まで参加可能です。録画機能があるうえに、外部のユーザーともやり取りできます。1ユーザーあたりの保存容量は2TBです。
アーカイブ付きビジネスプラン（1ユーザーあたり）
アーカイブ付きビジネスプランでは、中規模ビジネス用プランで使える機能に加え、メールをアーカイブできるGoogle Vaultの機能を利用できます。1ユーザーあたりの料金は、月額2,244円（税込）です。
Google Meetは500人まで参加でき、録画や出欠確認の機能も利用できます。データの損失を防止するDLPのサービスもついているため、安心です。1ユーザーあたりの保存容量は5TBとなっています。
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Google Workspace ™ (旧 G Suite) には大規模ビジネス用プランもある
Google Workspace ™ (旧 G Suite) では、特に規模が大きい企業に向いているエンタープライズプランも用意されています。エンタープライズプランは、大規模ビジネス用プランと大規模ビジネス用ハイスペックプランの2種類です。
大規模ビジネス用プランでは、保存容量が5TB×契約ユーザー数となります。ただし、申請により増量も可能です。Google Meetには500人まで参加できます。大規模ビジネス用ハイスペックプランでは、Google Meet ノイズキャンセルやApp Sheetなどのサービスも利用できます。
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まとめ
Google Workspace ™ (旧 G Suite) を導入すれば、Googleのサービスを社内でより効率的に活用できます。すでにGoogleのサービスを利用している場合は、特に役立つ可能性が高いです。ビジネスの規模ごとにプランが分かれているため、自社に最適なプランを選択しましょう。
KDDI まとめてオフィスでは、KDDIが長年培ってきた高品質でセキュアな通信を軸とし、ITソリューションによる顧客の課題解決を推進しています。オフィスに必要な備品の提供やオフィスのリニューアルなどにも対応可能です。自社の課題を解決するために、ぜひご相談ください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
