Web会議の議事録を作成するポイント|自動作成ツールのメリットや選び方も解説
働き方の多様化が進み、Web上での会議の機会が増えています。この時流に応じて、会議の議事録作成も効率化できないかと考える方は多いのではないでしょうか。この記事では、Web会議における議事録の作成方法やポイント、自動作成ツールの概要、ツールを使用するメリット・デメリット、ツールの選び方などを解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
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Web会議における議事録とは
Web会議における議事録とは何か、目的と項目、作成方法に分けて解説します。
Web会議の議事録の目的
Web会議を議事録として残す目的は、会議内容を後から見返すためです。議事録を見れば、会議の参加者や発言内容を確認できます。
これまでの会議の経緯がわかると、今後の課題を明確に把握することが可能です。また、資料としてまとめておくことで、会議の参加者間のみならず、参加できなかった人とも会議の内容を共有できます。
Web会議の議事録の項目
Web会議の議事録に残すべき項目は以下のとおりです。
・Web会議名
・開催日時
・Web会議の目的
・参加者
・Web会議内で話し合った議題
・Web会議での決定次項
・今後のタスク
・課題
・補足事項
・Web会議内で使用した資料 など
議事録の項目はWeb会議の目的にあわせてプラスすると、さらにわかりやすい内容になります。また、議事録を作成する際は、あらかじめテンプレートを作っておくと議事録の作成作業を効率化できます。
Web会議の議事録の作成方法
Web会議の議事録の作成方法は、「手書き」や「テキストの打ち込み」などがあります。どちらの作成方法においても、Web会議の録画は便利です。
会議中に発言内容を逐一記録しなくても、後から動画で状況を振り返れるため、議事録を作成しやすくなります。また、録画があれば議事録を修正する際にもその記録を使えます。
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Web会議における議事録のポイント
Web会議における議事録作成のポイントを4つ解説します。
5W1Hに則って書く
1つ目のポイントは、5W1Hに則って会議の議事録を作成することです。会議における5W1Hとは以下を指します。
・When：いつ（会議の日程や時間）
・Where：どこで（会議の行われた場所）
・Who：誰が（会議の参加者）
・What：何を（会議の議題）
・Why：なぜ（会議の目的）
・How：どのように（開催方法）
会議の議事録は、後から誰が見直しても会議内容がわかるよう、詳細まできちんと情報を残すことが大切です。5W1Hに則って議事録を書くと、客観的で伝わりやすい議事録を作成できます。また、情報を網羅できるため、記入漏れを減らすうえでも有用な書き方です。
議事録を早めに共有する
2つ目のポイントは、議事録は会議終了後できるだけ早めに内容を共有することです。議事録作りそのものに多くの時間をかけるべきではありません。業務上、早く議事録に目を通す必要がある人や、上司に会議内容を報告する必要がある人がいるかもしれません。また、時間が経つと参加者の記憶も薄れていってしまいます。
特にWeb会議は、会議の参加者が対面でやりとりをしていないため、なるべく早く議事録を共有する必要があります。
共有のドキュメントツールを活用する
3つ目のポイントは、共有のドキュメントツールを活用することです。ドキュメントツールの共有機能を活用すれば、議事録のシェアがスムーズになります。
ドキュメントツールを使えば、従来のようにチャットやメールなどで議事録を送る必要はありません。権限のあるメンバーなら誰でも閲覧できるため、業務効率化につながります。
議事録は複数人で作成する
4つ目のポイントは、議事録は1人だけでなく複数人で作成することです。議事録を複数人で作成することで、1人あたりの業務負担の軽減につながります。
また、複数の視点から作成できると、よりミーティングの内容がわかりやすくなり、多角的な議事録になります。もしも1人の作成者に聞き逃しや記録漏れがあっても、他の作成者によるカバーが期待できます。
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議事録作成にはツール使用が便利
効率的にWeb会議の議事録を作成するには、ツールの活用が便利です。以下で議事録の自動作成ツールについて解説します。
議事録の自動作成ツールとは
議事録の自動作成ツールとは、会議中の音声を読み取り、自動的に文章化して議事録を作成するツールのことです。なかには、AI（人工知能）を用いて発言者を聞き分けられる高性能なツールもあります。
議事録の自動作成ツールを用いれば、会議の打ち合わせの記録や共有に必要な議事録を効率的に作成・編集できるため、議事録作成の業務負担が軽減すると期待されています。
Web会議で議事録の自動作成ツールを使用するメリット
Web会議で議事録の自動作成ツールを使用するメリットを解説します。
短時間で議事録を作成可能
1つ目のメリットは、一から人の手で議事録を作らなくてよいため、議事録の作成時間を短縮することができる点です。議事録の自動作成ツールには複数の機能があり、組み合わせることでより簡単に議事録を作成できます。議事録の作成が短時間で実現できるようなると、人的リソースをより大切なコア業務に割くことが可能です。
情報共有が早くなる
2つ目のメリットは、議事録の情報共有が早くなる点です。会議によっては話し合いの時間が長かったり、内容が複雑だったりして、議事録の作成に数日かかる場合があります。議事録の作成に時間がかかる分だけ情報共有にもタイムラグが発生します。
しかし、自動作成ツールを利用すれば作成時間が短縮できるため、情報共有も早くなります。情報共有が迅速になれば、企業活動もスピーディーになるでしょう。
Web会議で議事録の自動作成ツールを使用するデメリット
一方で、Web会議で議事録の自動作成ツールを使用することにはデメリットもあります。
専門性が高い会議では精度が落ちる
1つ目のデメリットは、専門性の高い会議では、自動作成ツールの精度が落ちる点です。専門性の高い用語は自動作成ツールが対応しきれず、うまく認識できない場合があります。したがって、専門的な用語を多く使う会議では、ツールの認識精度が低くなる可能性があるため注意が必要です。ツールが誤った認識をした場合、議事録を再度書き起こす必要が生じるケースも考えられます。
声が小さいと認識できない
2つ目のデメリットは、発言者の声が小さいと自動作成ツールが認識できない場合がある点です。また、発言者の声が大きくても、周囲が騒がしいと自動作成ツールがうまく機能しづらくなります。状況に応じて、議事録の自動作成ツール導入だけでなく、マイクやスピーカーなど音響機材の質にも配慮が必要です。
議事録を修正する必要がある
3つ目のデメリットは、自動作成ツールでできた議事録は、人が後から手直しする必要がある点です。業務効率化を目的としてツールを導入しても、修正に時間をかけすぎるとその恩恵を受けにくくなります。効率的に作業を進めるには、どこまで修正するかというラインを決めておくことが大切です。
議事録の自動作成ツールの選び方
議事録の自動作成ツールは、どのような点に着目して選べばよいのでしょうか。ツールの選び方に関して、選択基準の観点から解説します。
音声認識の精度が大切
1つ目の選択基準は「音声認識の精度」です。自動作成ツールによって音声認識の精度には差があるため、できるだけ認識精度の高いツールを導入するとよいでしょう。
自社に最適なツールを検討する際には、導入実績の豊富なツールを選ぶことや、お試しプランを活用することが大切です。人による修正の手間が少なくするためにも、高い性能をもつツールの導入がおすすめです。
便利な機能を備えているか
2つ目の選択基準は「機能性」です。ツールのなかには、議事録作成だけでなく、多言語翻訳をはじめとした便利な機能を備えたものがあります。
複数のツールを導入すると、その分コストがかかります。コスト削減のためには、必要な機能を完備したツールを1つに絞って利用するとよいでしょう。たとえば「Microsoft Teams」なら、Web会議システムに議事録機能があり、業務負担を軽減できます。
Microsoft Teams で業務効率化に繋がる活用例はこちら
コストパフォーマンス
3つ目の選択基準は「コストパフォーマンス」です。自動作成ツールの使用には、ある程度コストがかかります。自社でツールを導入した場合にどのくらいのメリットがあるか、費用対効果を検討したうえで最適なツールを選ぶことが大切です。
議事録の自動作成ツールは、種類が豊富にあります。発生する費用以上に価値のあるツールを選べるよう、十分に検討することをおすすめします。
まとめ
Web会議の議事録は、直接的に対面でやり取りしない分、早めに議事録を共有する必要があります。議事録の作成には、自動作成ツールを活用すると業務効率化が可能です。自動作成ツールの導入を検討する際には「音声認識の精度」「機能性」「コストパフォーマンス」に着目しましょう。
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