ホームThink with magazineオフィスソリューション
クラウドPBXの失敗パターンは?失敗を防ぐポイントとともに解説

オフィスソリューション

クラウドPBXの失敗パターンは?失敗を防ぐポイントとともに解説

2021年11月09日

スマホでクラウドツールを使用しているイメージ

クラウドPBXは便利なツールですが、実際には導入に失敗している企業も存在します。この記事では、クラウドPBXの導入を失敗したくないと考えている企業の担当者に向けて、クラウドPBXの失敗パターンや失敗しないためのポイントを解説します。クラウドPBXの導入を成功させるために、ぜひ参考にしてください。

目次

通信・クラウド・セキュリティに関するご相談はKDDIまとめてオフィスにお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせフォームはこちら

そもそもクラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、インターネットを使用して企業の代表番号で発着信を行うためのサービスのことです。

インターネットを使用するため、場所を問わず会社の代表番号による発着信が可能になります。また、回線の設定もブラウザ上で行えるため、自社でのメンテナンスで対応を完結させられます。従来のPBXに比べ、クラウドPBXの導入は運用面での効率化につながるのです。

まずはKDDI まとめてオフィスにご相談ください

クラウドPBXのメリット・デメリット

クラウドPBXを導入する場合、メリットとデメリットの両方があります。ここでは、具体的なメリットとデメリットについて解説します。

クラウドPBXのメリット

すでに触れたとおり、クラウドPBXは場所を問わずどこでも利用可能です。インターネットに接続できる環境なら、オフィスの外からでも企業の代表番号で発着信できます。また、スマートフォンからでも接続できるため、スマートフォンを内線電話として使用できるようになります。

さらに、クラウドPBXはクラウドサーバー上で管理されており、サービスの契約をすればすぐに導入可能です。初期費用や通話料も安いため、低コストで利用できます。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXを利用するには、毎月の固定料金がかかります。ランニングコストがかかる点には注意が必要です。また、なかにはもともと使用していた市外局番を利用できないクラウドPBXもあります。その場合は、新しく電話番号を取得しなければなりません。

さらに、クラウドPBXは特殊番号への発信ができません。特殊番号とは「110」や「119」などのことです。そのため、緊急時の連絡手段を別途用意しておく必要があります。

まずはKDDI まとめてオフィスにご相談ください

クラウドPBX導入の失敗パターン

クラウドPBXの導入に失敗した企業は、具体的にどのような状況に陥ったのでしょうか。ここでは、具体的な失敗パターンについて解説します。

1.利用したい機能がなかった

クラウドPBXのサービスはたくさんあり、提供元によって機能はそれぞれ異なります。そのため、機能をよく確認したうえでクラウドPBXを選ばないと、自社に必要な機能が備わっていない恐れがあります。

なかには、音声ガイダンスやフリーダイヤルの取得・発着信などの機能がないクラウドPBXもあるため、注意しましょう。機能がある場合もオプションとなっており、利用するには追加料金がかかるケースも多いです。

2.通話の音質が悪かった

選ぶクラウドPBXによっては、通話の品質があまりよくない場合もあります。インターネット環境が安定しているにもかかわらず、通話が遅延したり、声が聞こえにくかったりするケースもあります。クラウドPBXを選ぶ際は機能に注目しがちですが、最も重要なのは通話の品質です。デモなどで通話の品質をしっかり確認したうえでクラウドPBXを選びましょう。

3.多機能なため効果的に活用しきれなかった

クラウドPBXには便利な機能がたくさんついていますが、人によっては機能が多すぎて複雑だと感じる可能性もあります。特に、機械に慣れていない高年齢層の社員は、高機能なクラウドPBXを使いこなせない恐れがあるでしょう。

クラウドPBXによってアプリやソフトの利用画面は異なるため、社員にとっての使いやすさを考慮して選ぶべきです。

4.セキュリティ上の問題が発生した

社員がプライベートで使用しているスマートフォンを業務に使用させることを「BYOD(Bring Your Own Device)」とよびます。クラウドPBXを導入すれば、同時にBYODも実現可能です。ただし、BYODを実施する場合は、セキュリティに配慮しなければなりません。

スマートフォンのOSやアプリの弱点をついたサイバー攻撃も多くなっています。それぞれの社員がセキュリティに配慮していないと、スマートフォンを介して自社の重要な情報が流出する恐れがあります。また、スマートフォンの紛失や盗難にも注意が必要です。

5.コストが割高になった

一般的に、クラウドPBXは初期費用や通話料が安いといわれています。ただし、実際にかかるコストは契約内容や利用状況によって変化します。使い方によっては、従来とコストが変わらなかったり、かえってコストが高くなったりする可能性もあるでしょう。クラウドPBXの料金体系はサービスごとにそれぞれ違うため、導入時は費用対効果もよく検討してください。

6.電話番号が継続できなかった

クラウドPBXのメーカーよっては利用できない電話番号もあるため、自社の電話番号を継続できない場合もあります。

利用できない電話番号の具体例は市外局番です。市外局番は昔から知られている地域特有の番号であるため、企業の信頼性・イメージに関わる重要な番号といえます。

また、電話番号を変えると番号が変わったことに気付かない顧客からの問い合わせを逃してしまう可能性も考えられるため、導入の際は自社の電話番号が継続して利用できるかを確認しておきましょう。

7.トラブル対処のノウハウが乏しいベンダーを選んでしまった

クラウドPBXを利用しているなかでトラブルが発生した場合、ベンダーのカスタマーサポートに解決方法を問い合わせる必要があります。

しかし、なかにはサポート体制が十分ではないベンダーや、そもそもトラブル対処のノウハウが乏しいベンダーもあるため注意が必要です。サポートに問い合わせてもすぐに対応してもらえなければ、自社の業務が滞るリスクもあるため、実績や評判の良いベンダーを選んでおきましょう。

8.ビジネスフォンのリース契約期間が残っていた

これまで利用していたビジネスフォンのリース契約期間が残ったまま、クラウドPBXに移行して失敗する事例は多いため注意が必要です。ビジネスフォンのリース契約期間を認識していないまま解約すると、違約金や残積分の一括返済などで膨大なコストが必要となる場合もあります。

場合によっては、クラウドPBXへの移行が大きな負担となってしまう可能性もあるでしょう。そのため、ビジネスフォンを利用している場合は事前の確認を必ずしておきましょう。

まずはKDDI まとめてオフィスにご相談ください

クラウドPBX導入の失敗を防ぐためのポイント

クラウドPBXの導入を成功させるには、失敗を防ぐためのポイントを確認しておく必要があります。以下で具体的に解説します。

1.機能やメリットを比較して確認しておく

クラウドPBXは、サービスによって異なる機能やメリットがあります。自社に最適なサービスを選ぶためには、複数のサービスを比較しながら検討することが重要です。自社がクラウドPBXに何を求めているか意識し、最もマッチするサービスを選ぶべきです。

2.トライアル制度を利用して音質を確認しておく

クラウドPBXは、トライアル制度を利用できる場合も多いです。トライアル制度では実際にサービスを利用でき、通話の品質や使い勝手を確認できます。トライアル制度の利用中に疑問点をサポートに問い合わせ、丁寧に対応してくれるかどうかもチェックしましょう。トライアル制度を活用すると、導入後に失敗するリスクを軽減できます。

3.ガイダンスや事前説明を周知する時間を設ける

社内でクラウドPBXを使いこなすためには、運用管理側から事前説明を十分に行う必要があります。特に、扱いが難しいと感じる従業員に対しては、別途時間を設けてガイダンスを実施することで、従業員全体が最低限活用できるための対策をしましょう。

事前説明やガイダンスが終了した後でもクラウドPBXの使用方法を確認できるようにするためにも、マニュアルを作成しておけばフォローもしやすくなります。

4.セキュリティ対策を事前に検討しておく

クラウドPBXは、自社の重要な情報をやり取りするためにも使用します。そのため、サービスのセキュリティもしっかり確認しておきましょう。

また、クラウドPBXを導入するうえでは自社でも対策が必要です。IDやパスワードを定期的に変更したり、社員に対するセキュリティ教育を強化したりしてしましょう。

5.料金プランと運用状況を確認しておく

クラウドPBXを導入すると、初期費用だけでなくランニングコストも発生します。そのため、毎月の料金やオプション料金についてもきちんとチェックしておきましょう。

また、回線数や代数によって料金が増額するプランもあるため、将来増設する可能性があることも見据えて料金プランを確認するのがおすすめです。長期的な目線でクラウドPBX導入の運用シミュレーションをしておくことが失敗しないポイントです。

クラウドPBXの費用相場

クラウドPBXの費用では、主に以下の4つが費用としてかかってきます。

  • 初期費用
  • 月額料金
  • 通話料
  • オプション料

また、費用相場は会社の規模で大きく変わります。従業員が30名程度であれば10万円〜15万円程度、50名程度だと20万円程度、100名ほどになると50万円〜60万円程度で収まることが多いです。

自社の予算や欲しい機能を十分に検討したうえで、クラウドPBXを導入をしましょう。

6.電話番号を継続できるか確認しておく

これまで自社で使用していた電話番号が継続して利用できるかを事前に確認しておきましょう。サービス内容によっては、市外局番が利用できないものや「050」しか利用できないものもあるため、注意が必要です。

クラウドPBX導入の際、専用アプリをインストールしたあと、オフィス内にクラウドPBX専用のアダプターを設置するといった導入方法は、市外局番が利用できるクラウドPBXの特徴の一例です。参考にすると良いでしょう。

7.ベンダーへの事前確認を行っておく

ベンダーへの事前確認は、クラウドPBX導入後のトラブルを回避するために必要です。方法は、導入前に疑問点を洗い出しておき、ベンダーに確認します。内容だけでなく、回答が的確で分かりやすいかなども指標に比較すると良いでしょう。

また、ホームページに導入実績が記載されているかの確認や、口コミや評判でアフターサポートに問題がないかを確認しておくのもおすすめです。

8.ビジネスフォンのリース契約を確認しておく

前述した通り、ビジネスフォンからクラウドPBXに移行する場合は、違約金や残積分の一括返済などで膨大なコストがかかる可能性があるため、必ずリース契約を事前に確認しましょう。

確認した結果リース契約の解約でコストが大きくかかってしまう場合は、クラウドPBXの導入開始時期を伸ばすなどして、できるだけコストがかからないタイミングでの移行を検討するのも手です。

まずはKDDI まとめてオフィスにご相談ください

クラウドPBX導入の成功事例

クラウドPBX導入の成功事例を2つご紹介します。

カルビー株式会社 様

カルビー株式会社様はクラウドPBXの導入により、社内での音声環境の負担を大幅に削減しています。
これまでの課題としてPBXの維持管理の負担がありました。しかし、クラウド化したことで音声品質の改善だけでなく、ケーブルを設置できない場所での音声環境の構築にも対応できたのです。

連絡手段を携帯電話に置き換え内線電話化したことで、音声でのコミュニケーションが飛躍的に効率化した事例です。

参考【導入事例詳細】カルビー株式会社様

株式会社日本クライメイトシステムズ 様

株式会社日本クライメイトシステムズ様は、クラウドPBXの導入で音声コミュニケーションを効率化し、働きやすい職場環境を実現しました。

働き方改革を推進するうえで、職場でのコミュニケーションの効率化は大きなテーマだったそうです。特に、電話での取り次ぎや不在時の伝言は手間がかかっており、課題を感じていました。

クラウドPBXの導入により個人へ直接電話がかかるようになり、取り次ぎや伝言が不要になったことで効率的なコミュニケーションと労働環境の改善に繋がった事例です。

参考【導入事例詳細】株式会社日本クライメイトシステムズ 様

まとめ

クラウドPBXを導入すれば、より効率的に電話を活用できるようになります。失敗を防ぐためのポイントを意識し、自社にとって最適なクラウドPBXを導入しましょう。

KDDI まとめてオフィスは、よりよいオフィスを実現するためのトータルソリューションを提案しています。KDDIの高品質で安全性の高い通信サービスをそのままに提供可能です。オフィスに必要な備品や災害用品も提供できます。オフィスの課題を解決するために、ぜひ相談してください。

KDDI まとめてオフィスのご紹介はこちら

ご紹介した商品・ソリューション

※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。